Wie das ERP-System die Supply Chain digitalisiert und KMU krisenfest macht

von Sandra Bültermann am 28.09.2022, 3 min Lesezeit

 

Die Auftragsbücher sind vielerorts voll. Doch bei der Abarbeitung der Aufträge haben viele KMU riesige Probleme zu bewältigen: Rohstoffe und Vorprodukte sind knapp wie nie. Lieferketten sind weltweit gestört. Zudem setzen die rasant gestiegenen Energie- und Rohstoffpreise Betriebe unter Druck. Doch Sie können den Widrigkeiten trotzen! Wie? Mit einem modernen ERP-System, das sowohl Ihre innerbetrieblichen Prozesse optimiert, steuert, verschlankt und automatisiert als auch Lieferketten-übergreifende Transparenz schafft.

Digitalisierung hilft, Krisen zu überwinden 

Unternehmen, die in diesen Zeiten ihren Betrieb aufrechterhalten wollen, müssen ein hohes Maß an Flexibilität beweisen. Nur wenn es gelingt, Abläufe und Prozesse kurzfristig an die geänderten Gegebenheiten anzupassen, lassen sich die Probleme minimieren. Ein komplexes Unterfangen! Vor allem, wenn verschiedene Partner und Lieferanten beteiligt sind und KMU über Landesgrenzen hinweg agieren. Beispiele aus der Wirtschaft zeigen, dass Unternehmen, die ihre Wertschöpfungskette bereits digitalisiert haben, besser Krisen überwinden.

Herausforderungen bei der Beschaffung 

Der seit Monaten geltende Ausnahmezustand hat dazu geführt, dass sich Einkauf und Beschaffung massiv verändert haben – mit drastischen Folgen für die Produktionsplanung. Für eine funktionierende Lieferkette vom Lieferanten über das Lager bis zum Endkunden ist es essenziell, sämtliche Material- und Informationsflüsse zu kennen, im Blick zu halten und optimal zu steuern. Unternehmen müssen möglichst schnell Antworten auf diese zentralen Fragen finden: 

  • Wie vermeiden wir Unterbrechungen der Lieferkette? 
  • Wie stellen wir eine Balance zwischen Kosten, Beständen, Durchlaufzeiten, Reaktions- und Lieferfähigkeit her? 
  • Wie erreichen wir Planungssicherheit? 
  • Wie erreichen wir eine bestmögliche Datentransparenz?
  • Wie erhöhen wir die Liefergeschwindigkeit? 

Einkauf – zur richtigen Zeit, zum besten Preis 

Bei der Beantwortung dieser Fragen unterstützen moderne ERP-Lösungen. Modular aufgebaute Systeme führen Daten in Echtzeit aus allen relevanten Abteilungen zusammen und gewähren einen 360-Grad-Blick auf das gesamte Unternehmen. Auf dieser Basis gelingt es beispielweise dem Einkauf, schneller auf den Bedarf der Fertigung zu reagieren und knapp werdende Teile rechtzeitig nachzuordern. Um das beste Angebot zu finden, sind umfassende, aktuelle Daten erforderlich. Zusätzlich zu den direkten Einkaufskosten müssen indirekte Kosten wie Ausgaben für Verpackung, Versand, Zölle oder Versicherungen berücksichtigt werden. Sind Preise und Konditionen im ERP-System hinterlegt, erfolgen solche Berechnungen auf Knopfdruck – und offenbaren möglicherweise, dass das auf den ersten Blick günstigste Angebot am Ende teuer zu stehen kommt. 

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Zuverlässiges Lieferantenmanagement 

Überall ist derzeit von Produktionsstopps und Lieferverzögerungen zu hören, weil Rohstoffe, Vorprodukte oder Teilkomponenten nicht lieferbar sind. In solchen Zeiten kann es sinnvoll sein, neue und mehr Lieferanten miteinzubeziehen. Eine größere Auswahl bietet mehr Flexibilität und damit auch eine verbesserte Zuverlässigkeit der gesamten Lieferkette. Fragen, wie 

  • Welche Lieferanten liefern zuverlässig und pünktlich? 
  • Wer bietet die besten Konditionen? 

gewinnen erheblich an strategischer Relevanz. Aussagekräftige Antworten liefern unter anderem datengestützte Auswertungen, die nicht nur die Vergangenheit abbilden, sondern auch Prognosen für die Zukunft erlauben. In Zeiten von Lieferengpässen kann es sich zudem lohnen, Bestellmengen auf verschiedene Lieferanten aufzuteilen – insbesondere bei Produkten, die essenziell für das Kerngeschäft des Unternehmens sind. Indem das ERP-System den Zugriff auf Informationen zu Lieferanten, deren Produkten und Konditionen erlaubt, vereinfacht es die Suche und Bewertung passender Produkte und unterstützt das Treffen nachhaltiger Entscheidungen.  

Optimierte Lagerhaltung 

Auch das Lager stellt einen wichtigen Bestandteil der Supply Chain dar. Materialien und Waren müssen nach dem Eingang sortiert, Lagerplätzen zugewiesen und im Anschluss bis zur weiteren Verwendung gelagert werden. Für die (Just-in-time-)Produktion und/oder den Versand ist der Lagerbestand maßgeblich entscheidend: Engpässe lassen die Fertigung ins Stocken geraten und führen dazu, dass Waren nicht pünktlich versandt werden. Zu volle Lager hingegen erhöhen die Kosten und binden unnötig Kapital. Die richtige Balance ist daher entscheidend. Indem Waren stets bedarfsgerecht geordert bzw. produziert und Verfallsdaten beachtet werden, lassen sich Lagerflächen effizienter managen und im besten Fall sogar reduzieren. Ein modulares ERP-System, das gleichzeitig die Daten aus Einkauf, Fertigung und Verkauf berücksichtigt, trägt dazu bei, Warenbestände und Warenbewegungen flexibel an die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und Marktanforderungen anzupassen.  

Verbesserter Kundenservice  

Wer seine Logistik digitalisiert, schafft nicht nur freien Platz im Lager, sondern erfüllt auch die gestiegenen Kundenerwartungen. Gegenüber der Vor-eCommerce-Zeit haben, die sich grundlegend verändert. Egal, ob im Einzelhandel oder beim Online-Shopping: Kunden erwarten, kaufen zu können, was sie wollen, wann sie wollen und in der gewünschten Menge. Verschiedene Umfragen zeigen, dass Lieferzeiten einen ganz entscheidenden Einfluss auf Kaufentscheidungen haben. Demnach sichert sich derjenige Wettbewerbsvorteile, der lieferfähig bleibt. Auch smarte Funktionen, wie Sendungstracking, Nachverfolgbarkeit von Chargen, unkomplizierte Retourenabwicklung oder die Auswahl verschiedener Liefermöglichkeiten verbessern den Kundenservice und tragen zur gewünschten Transparenz bei. Ist der Online-Shop Teil eines integrierten ERP-Systems, können Händler Bestände und Lieferzeiten offen kommunizieren und bewahren Kunden vor bösen Überraschungen. Das schafft Vertrauen und Treue! 

Fazit 

ERP-Systeme vermögen nicht, die Probleme dieser Welt zu lösen. Doch sie unterstützen Unternehmen dabei, den Herausforderungen bestmöglich gerüstet zu begegnen. Sie geben Sicherheit und gewährleisten ein maximales Maß an Flexibilität, das erforderlich ist, um auch in Krisenzeiten handlungsfähig zu bleiben. 

 

Sandra Bültermann
Über den Autor:
Sandra Bültermann
Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.