PPS-System: Was ist ein Produktionsplanungssystem?

PPS-System: ein umfassender Ratgeber 

Das Konsumverhalten von Käufern verändert sich. Zunehmend erwarten Kunden einen hohen Variantenreichtum und außerdem eine schnelle Lieferbereitschaft. Gleichzeitig sehen sich Fertigungsunternehmen mit einem enormen Kosten- und Wettbewerbsdruck konfrontiert. Begegnen lässt sich diesen Herausforderungen mit einer vorausschauenden Planung und intelligenten Steuerung der Produktion. Hierfür benötigen Unternehmen ein modernes PPS-System. Doch was verbirgt sich genau dahinter? Was leistet Software dieser Art im Detail? Wo liegen die Unterschiede zu angrenzenden Systemen wie ERP? Und worauf kommt es bei der Implementierung an? Dieser umfassende Artikel liefert Antworten auf alle wichtigen Fragen zum Thema.

1. Was ist ein PPS-System?

Ein PPS-System (Produktionsplanungs- und -steuerungssystem oder kurz Produktionsplanungssystem) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Produktionsprozesse in der Tiefe abzubilden, effizient zu planen, zu steuern und zu überwachen. Es verwaltet alle hierfür notwendigen Daten. Ebenso unterstützt es Anwender im gesamten Prozess der Produktionsplanung- und -steuerung. Verantwortlichen aus den Bereichen Produktion, Vertrieb und Einkauf liefert die Software zudem wertvolle Daten aus den Fertigungsprozessen, auf deren Basis bessere Entscheidungen getroffen werden können.
 

2. Was sind die Ziele eines PPS-Systems?

Die Hauptziele eines PPS-Systems bestehen darin, die Produktionsplanung zu optimieren, die Produktionsprozesse effizient zu steuern und die Produktivität zu steigern. Durch die Integration von Informationen aus verschiedenen Abteilungen und die Automatisierung von Planungs- und Steuerungsaufgaben ermöglicht entsprechende Software eine verbesserte Transparenz, Effizienz und Reaktionsfähigkeit in der Produktion. Ebenso hilft sie dabei, die gewünschte Qualität der Produkte zu sichern und die Kosten der Produktion gering zu halten. Weiterhin unterstützt sie Unternehmen dabei, ihre Ressourcen besser zu nutzen, Durchlaufzeiten zu verringern, Engpässe zu vermeiden und die Liefertermine der Produkte zuverlässig einzuhalten.
 

3. Welche Funktionen hat ein PPS-System?

Ein PPS-System bietet eine Vielzahl von Features, um die Produktionsplanung und -steuerung zu unterstützen. Die wichtigsten Kernfunktionen sind die folgenden:

• Auftragsplanung und -steuerung: Ein Produktionsplanungssystem ermöglicht die Erfassung von Aufträgen, die Planung von Produktionsprozessen, die Festlegung von Fertigungsstufen und die Überwachung des Fortschritts.
   
• Materialbedarfsplanung: Durch die Integration von Vertriebsdaten und Lagerbeständen kann ein PPS-System den Bedarf an Materialien berechnen und automatisch Nachschub anfordern.
   
• Kapazitätsplanung: Ein PPS-System berücksichtigt die verfügbaren Kapazitäten von Maschinen, Arbeitskräften und Arbeitsplätzen, um eine realistische Planung zu ermöglichen und Engpässe zu vermeiden.
   
• Terminplanung: Das Produktionsplanungssystem erstellt Zeitpläne für die einzelnen Produktionsstufen. Dabei berücksichtigt es Liefertermine, Rüstzeiten und Produktionskapazitäten.
   
• Bestandsmanagement: Das System überwacht den Materialfluss und die Lagerbestände, um eine rechtzeitige Verfügbarkeit von Materialien sicherzustellen und Überbestände zu vermeiden.
   

4. Welche Vorteile hat ein Produktionsplanungs- und -steuerungssystem?

Ein PPS-System bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. So ermöglicht es durch die Automatisierung von Planungs- und Steuerungsaufgaben eine effizientere Nutzung von Ressourcen und eine Reduzierung von Stillstandszeiten. Gleichzeitig wird die Fertigung so ausgerichtet, dass eine rechtzeitige Lieferung von Produkten gewährleistet ist. Dies wiederum wirkt sich positiv auf die Kundenzufriedenheit aus.

Mit einem Produktionsplanungssystem lassen sich außerdem die Lagerbestände reduzieren. Denn durch die genaue Erfassung des Materialbedarfs und die Integration von Vertriebsdaten kann die Software optimale Bestandsmengen und Bestellzeitpunkte berechnen. Dadurch werden Überbestände abgebaut und Lagerhaltungskosten gesenkt.

Ein PPS-System ermöglicht außerdem eine umfassende Überwachung der Produktionsprozesse, sodass Unternehmen jederzeit den aktuellen Stand der Produktion einsehen können. Dieses hohe Maß an Transparenz unterstützt optimale Entscheidungen, liefert wichtige Hinweise für Verbesserungsmöglichkeiten und steigert zudem die Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen.

Nicht zuletzt können Unternehmen ihre Ressourcen (Maschinen, Material, Arbeitskräfte und Arbeitsplätze) mit einer PPS-Lösung optimal planen und Engpässe vermeiden. Dies reduziert die Kosten der Fertigung und gewährleistet zudem unterbrechungsfreie Prozesse.
 

5. Welche Grenzen haben PPS-Lösungen?

Trotz der vielen Vorteile von PPS-Systemen existieren auch einzelne Nachteile und Grenzen. Zu nennen sind unter anderem folgende Punkte:

• Komplexität: PPS-Systeme sind oft Insellösungen, die zunächst in die vorhandene Systemlandschaft integriert werden müssen. Dies kann einen hohen Aufwand verursachen. Zudem sind einige Systeme nicht vollständig selbsterklärend, wodurch ein gewisser Schulungsaufwand entsteht. Reduzieren lässt sich die Komplexität, wenn ERP und PPS aus einer Hand bezogen werden.
   
• Abhängigkeit von Datenqualität: Ein PPS-System ist nur so gut wie die Daten, die ihm zur Verfügung gestellt werden. Daher ist eine regelmäßige Datenpflege und -aktualisierung in den Vorsystemen unerlässlich, um gute Ergebnisse zu erzielen.
   
• Investitionskosten: Die Einführung einer Produktionsplanungssoftware erfordert finanzielle Investitionen in IT-Infrastruktur, Lizenzen, IT-Mitarbeiter, Schulungen und Implementierungsmaßnahmen. Reduzieren lassen sich diese Aufwände durch eine Cloud-Lösung (vgl. Abschnitt „PPS aus der Cloud: Welche Vorteile hat der SaaS-Ansatz?“)
   
• Veränderung von Prozessen: Handelt es sich um eine standardisierte PPS-Software, so müssen die Prozesse im Unternehmen an die Lösung angepasst werden. Gerade bei langjährig etablierten Abläufen kann dies durchaus Widerstände bei der Belegschaft hervorrufen. Daher ist es wichtig, die Vorteile der neuen Prozesse klar aufzuzeigen.
   

6. Für wen ist ein Produktionsplanungssystem geeignet?

PPS-Systeme werden sowohl von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) als auch von Großbetrieben eingesetzt. Sie richten sich vordergründig an Industriebetriebe, die über eine mechanische Fertigung (oft mit verschiedenen Montagevorgängen und Stücklisten) verfügen. Beispielsweise ist dies in den Branchen Maschinenbau, Automotive, Elektro, Chemie und Holz der Fall.

Insbesondere Unternehmen, die eine komplexe Produktionsumgebung mit vielen Aufträgen, hohen Lagerbeständen oder einer Vielzahl von Ressourcen haben, können von einer PPS-Software profitieren. Denn in solchen Umgebungen ist es manuell oder mit unzureichenden Hilfsmitteln wie Excel-Tabellen kaum möglich, Ressourcen optimal zu nutzen, flexibel zu agieren und geringe Durchlaufzeiten zu reduzieren.
 

7. PPS vs. ERP: Unterschiede und Zusammenspiel

Zwischen PPS und ERP (Enterprise Resource Planning) existieren sowohl Unterschiede als auch Überschneidungen. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Produktionsplanungssoftware einen geringeren Funktionsumfang besitzt, da sie sich rein auf den Produktionsprozess konzentriert. ERP-Software kann diesen Bereich ebenfalls abdecken, bildet aber zusätzlich noch viele weitere betriebswirtschaftliche Sektoren ab. Nur einige Beispiele sind Einkauf, Vertrieb, Materialwirtschaft, Rechnungswesen und Personalwirtschaft.

In manchen Betrieben werden PPS-Software und ERP-System losgelöst voneinander genutzt. Dieser Ansatz ist aber eher unüblich. Die klassische Architektur sieht eher so aus, dass ERP die Basis für das PPS-System bildet. In diesem Fall liefert die ERP-Lösung (möglichst in Echtzeit) alle notwendigen Daten, die für die Planung und Steuerung der Produktion erforderlich sind. Dazu zählen beispielsweise:

• vorliegenden Kundenaufträge aus dem Vertrieb
• frei verfügbare und bereits reservierte Materialbestände
• Bestellungen für den Materialnachschub mit geplantem Zugangsdatum
• vorhandene und verfügbare Ressourcen (z. B. Maschinen und Mitarbeiter)
   

8. PPS vs. APS (Advanced Planning and Scheduling)

Neben PPS-Systemen befinden sich seit einigen Jahren zunehmend auch sogenannte APS-Systeme (Advanced Planning and Scheduling) im Einsatz. Obwohl beide Systeme die Produktionsplanung unterstützen, gibt es Unterschiede in ihrem Funktionsumfang und ihrer Komplexität. Diese können von System zu System variieren, stellen sich aber im Allgemeinen wie folgt dar:

Tipp: Für den Einsatz im KMU-Bereich reicht ein Produktionsplanungs- und -steuerungssystem in der Regel völlig aus. APS kann aufgrund der Komplexität und der höheren Kosten für diese Zielgruppe hingegen überdimensioniert sein.
 

9. PPS aus der Cloud: Welche Vorteile hat der SaaS-Ansatz?

In den letzten Jahren hat sich die Bereitstellung von PPS-Systemen in der Cloud immer mehr durchgesetzt. Cloudbasierte PPS-Systeme, die in der Regel als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten werden, bieten Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen:

• Geringere IT-Kosten: Cloud-Lösungen erfordern keine Investitionen in teure Hardware, Lizenzen und IT-Infrastruktur. Die Kosten werden stattdessen auf eine monatliche oder jährliche Nutzungsgebühr umgelegt, was insbesondere für kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen attraktiv ist.
   
• Skalierbarkeit: Cloud-Systeme können leicht an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Bei Bedarf können zusätzliche Funktionen oder Benutzerlizenzen hinzugefügt werden, um mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten.
   
• Flexibler Zugriff: Auf cloudbasierte PPS-Software können Nutzer von überall und zu jeder Zeit zugreifen. Dafür werden lediglich ein Internetzugang und ein beliebiges Endgerät benötigt.
   
• Automatische Updates: Bei PPS-SaaS-Lösungen kümmert sich der Anbieter um die regelmäßige Aktualisierung der Software. Unternehmen erhalten automatisch Zugriff auf neue Funktionen und Verbesserungen, ohne dass sie sich um die Wartung kümmern müssen.
   

10. Was ist bei der Einführung eines PPS-Systems zu beachten?

Die Einführung eines Produktionsplanungssystems ist ein komplexer Prozess, der sorgfältig geplant und professionell umgesetzt werden sollte. Einige Schlüsselaspekte sollten dabei unbedingt beachtet werden. Zu Beginn sollte das Unternehmen seine spezifischen Anforderungen an das Produktionsplanungssystem analysieren und klare Ziele definieren. Dazu gehören Kernfragen wie: Welche Funktionen werden benötigt? Welche Prozesse sollen durch den Einsatz der Lösung verbessert werden? Eine gründliche Anforderungsanalyse bildet den ersten Schritt zur Auswahl des passenden PPS-Systems.

Der zweite Schritt betrifft die Auswahl des richtigen Systems aus der Vielzahl von verfügbaren Lösungen auf dem Markt. Dabei sollten Unternehmen sorgfältig prüfen, welche Systeme am besten zu ihren Anforderungen passen. Der Funktionsumfang, die Benutzerfreundlichkeit, die Integration mit anderen Systemen und die Referenzen Anbieters sind wichtige Faktoren, die bei dieser Auswahl berücksichtigt werden sollten. Auch sollte frühzeitig geklärt werden, ob eine Cloud- oder eine On-Premise-Lösung (lokale Installation) angestrebt wird.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Schulung des Personals. Die erfolgreiche Einführung eines PPS-Systems erfordert, dass die Mitarbeiter lernen, das System effektiv zu nutzen. Dazu sollten Schulungen durchgeführt werden, die sowohl technische als auch prozessbezogene Aspekte abdecken, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Um Risiken und Störungen im Produktionsprozess zu minimieren, ist es zudem ratsam, die Software schrittweise einzuführen. Eine Pilotphase oder ein Testlauf mit ausgewählten Bereichen oder Produkten kann helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen.

Schließlich sollte das Unternehmen bei der Einführung ein effektives Change Management betreiben. Da die Implementierung eines neuen Systems oft Änderungen in den bestehenden Arbeitsabläufen und Prozessen erfordert, ist es wichtig, die Akzeptanz der Mitarbeiter zu fördern und Vorbehalte abzubauen. Transparente Kommunikation, Schulung und Einbeziehung der Mitarbeiter in den Implementierungsprozess sind hierbei die wichtigsten Aspekte.
 

11. Fazit

Ein PPS-System ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, die Herstellung ihrer Produkte effizient zu planen, zu steuern und zu überwachen. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, um die Produktionsplanung zu optimieren, die Liefertermintreue zu verbessern, die Kosten der Fertigung zu minimieren, die Lagerbestände zu reduzieren und die Ressourcenauslastung zu maximieren. Für KMU sind insbesondere cloudbasierte und intuitive Lösungen interessant, da sich diese mit verhältnismäßig geringem Aufwand implementieren und nutzen lassen. Erfolgt die Einführung strukturiert, entfalten entsprechende Lösungen sehr schnell ihren Mehrwert, sodass sich die Investition bereits nach kurzer Zeit amortisiert.