Was ist ERP und was ein ERP-System? Eine einfache und verständliche Definition

ERP steht für "Enterprise Resource Planning" und bezeichnet ein ganzheitliches Konzept zur Organisation, Steuerung und Überwachung der Ressourcen eines Unternehmens. Diese Ressourcen umfassen unter anderem Personal, Kapital, Material, Maschinen und Kapazitäten.

Ein ERP-System hingegen ist eine Softwarelösung, die in verschiedenen Unternehmen, egal welcher Branche zur Planung, Steuerung und Unterstützung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden kann. Es vernetzt verschiedene Bereiche wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft und andere über eine Datenbasis miteinander, um die Verwaltung der betrieblichen Ressourcen zu erleichtern.

Im Folgenden finden Sie ausführliche Informationen über die Entstehung von ERP-Systemen, deren Vor- und Nachteile sowie die Bedeutung von Cloud ERP für moderne Unternehmen.

1. Was ist ERP?

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning", was auf Deutsch so viel bedeutet wie "Unternehmens-Ressourcen-Planung". Es geht also um die Steuerung der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen. Dazu zählen beispielsweise Produktionsmittel, Kapital und Mitarbeiter. ERP ist somit die Organisation sämtlicher administrativen, dispositiven und kontrollierenden Tätigkeiten eines Unternehmens – mit dem Ziel,

• organisatorische Abläufe und Strukturen zu verbessern,
• sich schneller an Markt- und Unternehmensveränderungen anpassen zu können
• sowie Geschäftsprozesse zu optimieren.

2. Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine modular aufgebaute Softwarelösung zur Ressourcenplanung und -steuerung in Unternehmen. Im Idealfall bildet das ERP-System sämtliche Bereiche und Geschäftsprozesse ab: von der Finanzbuchhaltung über den Einkauf bis hin zu Logistik und Personalwirtschaft. Basis ist eine gemeinsame Datenbank, in der sämtliche Informationen gepflegt und verwaltet werden. Alle Daten stehen den Beteiligten über das System zur Verfügung und sind nur einen Klick entfernt. Dadurch entfällt nicht nur die mehrfache Dateneingabe. Sich wiederholende Arbeitsabläufe werden auch vereinfacht und lassen sich weitestgehend automatisieren. Das wiederum bedeutet für das Unternehmen Kosten-, Zeit- und Aufwandsersparnisse. Zudem gibt das ERP-System einen umfassenden Unternehmensüberblick. Und der kann entscheidend sein: Nur wer alle Informationen zu offenen Posten oder Auftragsrückgängen kennt, kann fundierte Entscheidungen treffen.

Die Implementierung einer solchen Unternehmenssoftware wird in der Regel an die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst, um maximale Funktionalität zu gewährleisten.

3. Historie

Um die Entstehung von ERP-Systemen zu verstehen, werfen wir einen kurzen Blick in die Vergangenheit. Vorläufer waren in den 1960er Jahren die sogenannten MRP-Systeme („Material Requirement Planning"), die als erste elektronische Hilfsmittel für die Industrie entwickelt wurden. Ihre einzige Funktion war die Materialbedarfsplanung. In den 80er Jahren kamen Erweiterungen zur Produktionsplanung und -steuerung hinzu. Entsprechend hießen diese Anwendungen PPS. Zwischen 1990 und 2000 entstanden schließlich die ersten ERP-Systeme mit integrierten Funktionen für Vertrieb, Personal- und Rechnungswesen.

Die Historie zeigt, dass ERP-Systeme laufend modernisiert und weiterentwickelt wurden. Und das hat sich bis heute nicht geändert. Die Entwicklung moderner ERP-Lösungen ist im Gegensatz zu ihren Vorgängern in ihrer Anwendung nicht mehr nur auf den industriellen Einsatz beschränkt, sondern für jeden Wirtschaftszweig geeignet, da sie alle wertschöpfenden Unternehmensbereiche abbilden und diese miteinander vernetzen.

4. Welche Unternehmensbereiche erfasst ein ERP-System?

Zu den klassischen ERP-Funktionen gehören Produktion und Warenwirtschaft. Damit lassen sich in Fertigungsbetrieben bereits viele Prozesse abbilden: etwa Produktionsplanung und -steuerung, Logistik und Lagerverwaltung sowie die Erstellung von Angeboten und Aufträgen. Doch moderne ERP-Systeme können viel mehr leisten. Dank des modularen Aufbaus lässt sich eine ERP-Software individuell an die Anforderungen von Unternehmen anpassen. Je nach Bedarf kann das ERP beispielweise folgende Funktionsbereiche unterstützen:

• Handel
• Produktion
• Materialwirtschaft
• Vertrieb
• Personalwesen
• Dokumentenmanagement
• Finanz- und Rechnungswesen
• Marketing
• eCommerce
• Controlling

Ein ERP integriert also eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen und Programmen, deren gesammelten Daten in einer zentralen Datenbank verarbeitet und gespeichert werden. (Weiter unten beleuchten wir die einzelnen Module noch genauer.) Damit ermöglichen ERP-Lösungen die Steuerung sämtlicher in einem Unternehmen ablaufender Geschäftsprozesse. Und das abteilungs- und standortübergreifend!

Für die oben aufgeführten Funktionen sind zwar auch Einzelsysteme verfügbar, doch diese sind nicht empfehlenswert, da durch fehlende Schnittstellen oder Inkompatibilität oftmals genau die Vorteile von ERP-Systemen verloren gehen: und zwar eine einfache Datenpflege sowie der umfassende Unternehmensüberblick. Die Integration über einheitliche Schnittstellen ist daher eine zentrale Anforderung an moderne ERP-Systeme.

5. Moderne ERP-Systeme aus der Cloud

Mit dem Begriff „ERP aus der Cloud" begann Anfang 2000 die Einführung einer neuen ERP-Software Generation. Dabei handelt es sich um Software-as-a-Service (kurz: SaaS). Im Gegensatz zu On-Premise-Lösungen, die im eigenen Serverraum des Unternehmens betrieben werden, läuft das SaaS-ERP webbasiert und plattformunabhängig. Der Anwender greift auf die ERP-Funktionen online zu und entrichtet dafür eine monatliche Gebühr. Installation und Wartung erfolgen zentral beim Anbieter und sind Bestandteil der Leistungen. Aufgrund des modularen Aufbaus ist eine Cloud-ERP-Software gut skalierbar und damit insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen interessant. Dank der internetbasierten sowie funktionalen Architektur lassen sich zudem Anpassungen und Änderungen schneller durchführen. Hier finden Sie weiterführende Informationen zu Cloud ERP vs On-Premise.

6. Vorteile von cloudbasierten ERP-Lösungen

#Trasparente Kosten

Ein Cloud ERP System gewährleistet absolute Transparenz der Kosten, die in der Regel vom Nutzungsumfang abhängen. Bei einem Cloud-ERP zahlen Sie nur die Funktionen bzw. Module, die Sie auch wirklich brauchen: z.B. Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Kundendaten. Sie bestimmen den Funktionsumfang Ihrer ERP-Software. Durch flexible Laufzeiten sowie individuelle Abos lassen sich die Nutzungsgebühren gut planen und budgetieren.

#Wartungsfreier Betrieb

Im Gegensatz zu herkömmlichen On-Premise-Installationen entfallen bei einem cloudbasiertem ERP-System für Sie bzw. für Ihre IT-Abteilung die Wartungsarbeiten. Das Hochladen von Erweiterungen, Patches, Updates u. ä. erfolgt durch den Anbieter, sodass Sie sich keine Sorgen um den dauerhaften Betrieb der Anwendung machen müssen. Sie arbeiten stets mit der aktuellsten Version.

#Mobiler Einsatz

Zu den hervorzuhebenden Vorteilen des Cloud-ERPs gehört, dass Sie jederzeit und überall Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten haben. Da keiner mehr auf einen fixen Arbeitsplatz angewiesen ist, werden Sie und Ihre Mitarbeiter mobil und flexibler. Einerseits fördert das eine positive Work-Life-Balance. Andererseits kann die Nutzung mobiler Devices auch Ihr Dienstleistungsangebot erweitern. So lassen sich beispielsweise direkt beim Kunden Angebote erstellen oder Zusatzleistungen erbringen. Die Mobilität eines Cloud-ERPs verspricht also sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern und Kunden einen spürbaren Mehrwert!

#Flexible Skalierbarkeit

Neue Technologien und Märkte sorgen für einen ständigen Wandel. So eröffnen sich in Zukunft vielleicht auch Ihrem Unternehmen neue Geschäftsmodelle, neue Vertriebswege u. ä. Ganz gleich, was passiert, ein cloudbasiertes ERP lässt sich flexibel den veränderten Gegebenheiten anpassen – sei es bei Lizenzen, Verfügbarkeit oder Funktionen. Da keine physische Infrastruktur erforderlich ist, erleichtert ein Cloud-ERP Ihnen die Expansion in neue Märkte ebenso wie auch die Kostenanpassung durch saisonale Geschäfte.

#Individuelle Erweiterbarkeit

Den entscheidenden Wettbewerbsvorteil machen oft die individuellen Unterschiede aus. Daher ist es wichtig, dass sich die Software gezielt anpassen lässt, um dem eigenständigen Charakter Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Eine moderne Cloud ERP-Software unterstützt die Anbindung von Zusatzprogrammen, Webservices, API-Schnittstellen oder die Integration spezifischer Drittsysteme. Sichern Sie sich so einen Wettbewerbsvorteil und nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten zur individuellen Anpassung!

#Sicherheit

Die Sicherheit von Cloud-Services wird regelmäßig diskutiert. Doch es lässt sich festhalten: Unternehmenssoftware aus der Cloud ist sogar sicherer als der Betrieb im eigenen Serverraum. Moderne Data Center haben so extrem hohe Sicherheitsstandards, mit denen die Sicherheitsvorkehrungen von KMU nicht mithalten können. Für uns bei Myfactory hat die Sicherheit Ihrer Daten absolute Priorität. Unsere Server werden in Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz mit den höchsten Standards für Schadensabwehr und Zutrittskontrollen betrieben. Zudem gewährleisten Notstromaggregate, Löschanlagen und Brandabschnitte den Schutz vor Brand. Die Nutzung einer Cloud-Anwendung hat für Sie den Vorteil, dass Sie weitestgehend von der Sicherheitsverantwortung entlastet werden und ruhig schlafen können.

7. Wer braucht ein ERP-System?

Zum Schluss stellt sich nun die Frage, wer überhaupt ein ERP-System braucht. Die kurze Antwort: jedes Unternehmen. Wir wollen das aber ein wenig ausführen. Bei der Gründung eines Unternehmens sind Aufträge, Bestandslisten und Kundendaten noch überschaubar und mit Excel zu bewältigen. Doch mit steigendem Erfolg nimmt die Datenmenge zu; ebenso die Anzahl der Mitarbeiter. Aus Arbeitsplätzen werden Abteilungen, neue Geschäftszweige kommen hinzu, die Ansprüche wachsen. Dazu ist es essenziell, dass zuverlässige Zahlen vorliegen. Selbst wenn einzelne Abteilungen gute Softwarelösungen nutzen, fehlt meist der einheitliche Austausch bzw. die Kommunikation unter ihnen. Das führt in der Regel dazu, dass Daten in einem System bearbeitet, aber nicht an ein anderes übertragen werden. Redundante Daten sind vorprogrammiert! Oder verschiedene Datensätze, die eigentlich die gleichen Informationen enthalten sollten, führen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Durch die Prüfung der Daten auf ihre Richtigkeit entsteht für das Unternehmen ein hoher Kosten- und Zeitaufwand. Und dieser Aufwand wird mit wachsender Unternehmensgröße nicht weniger!

ERP-Software garantiert hier sowohl Start-Ups als auch bestehenden KMU ein verlässliches Datenmanagement. Je nach Bedarf lässt sich auf kleinem Niveau beginnen, sprich: mit genau den Funktionen, die das Unternehmen braucht. Mit wachsender Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahlen können dann Module oder Nutzer-Lizenzen hinzu gebucht werden. Die Einführung kann schrittweise erfolgen, um die Mitarbeiter nicht zu überfordern. Im Idealfall bildet das ERP-System schließlich alle notwendigen Geschäftsprozesse ab und bietet die Möglichkeit, auf Veränderungen im Unternehmen schnell zu reagieren.

Quellenverzeichnis:

Grundlagen und Definition

DIHK - Deutscher Industrie- und Handelskammertag. (2023). Digitalisierungsreport: ERP-Systeme in deutschen Unternehmen. Berlin: DIHK Verlag.

Gronau, N. (2023). Enterprise Resource Planning: Architektur, Funktionen und Management von ERP-Systemen. 5. Auflage. Berlin: Oldenbourg Wissenschaftsverlag.

Marktanalysen

Gartner. (2024). Market Guide for Core ERP Applications. Gartner Research.

PAC - Pierre Audoin Consultants. (2023). Der deutsche ERP-Markt: Anbieter, Trends und Nutzeranforderungen. München: PAC Deutschland.

Anwendungswissen

Hansen, H. R., & Neumann, G. (2023). Wirtschaftsinformatik 1: Grundlagen betrieblicher Informationssysteme. 11. Auflage. Stuttgart: UTB.