Diesen Nutzen bringt die IT Ihrem Unternehmen
Eine Sache ist gewiss: ohne eine funktionierende IT kommt heutzutage kein Unternehmen mehr aus. Dabei sind die Zeiten, wo bereits die reine Anschaffung und rudimentäre Nutzung von Business Software einen Wettbewerbsvorteil bedeutete, lange vorbei. Mittlerweile ist es insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen unerlässlich, den genauen Nutzen Ihrer Unternehmens-IT konstant zu analysieren und darauf basierend wirtschaftliche, fundierte Entscheidungen zu treffen. Denn eines ist auch klar: konkrete Investitionen in Hardware und Software sind oftmals kostspielig, deren Nutzen für das Unternehmen nicht immer klar bezifferbar. Das Ummünzen von Investitionen in quantitative Nutzen-Faktoren ist trotzdem eine lösbare Herausforderung, bei diesem Prozess dürfen aber auf keinen Fall Soft-Faktoren wie Image, Kreativität oder Komfort außer Acht gelassen werden.
Kostenfaktor IT – kein Fass ohne Boden
Spätestens bei der monatlichen Auswertung der IT-Kosten fragt sich manch ein Verantwortlicher, ob die ganzen Aufwände für Lizenzen, Wartung, Updates, Backups, Support, Reparaturen, Neu- und Ersatzhardware sowie Zertifizierungen und Schulungen der Mitarbeiter eigentlich in diesem Maße notwendig sind. Vor allem vor dem Fakt, dass auch noch weitere Kosten für Individualprogrammierung sowie die Mitarbeiter selbst anfallen. In schöner Regelmäßigkeit kommen auch noch Kosten für eine neue Software-Version und damit einhergehend neuer Hardware, neuen Schulungen usw. auf das Unternehmen zu. Es ist daher nicht verwunderlich, dass oftmals die IT für ein Fass ohne Boden gehalten wird und dadurch in den Köpfen vieler Entscheider prädestiniert für Einsparungen ist.
Dies wird häufig sogar noch dadurch unterstützt, dass Mitarbeiter der Fachabteilung IT nur unzureichend auf ihre bedeutenden Leistungen hinweisen. Bei den IT-Spezialisten liegt der Fokus meistens auf den technischen Aspekten ihrer Tätigkeit, was ein fehlendes Verständnis von Unternehmenszielen im Allgemeinen und Geschäftsprozessen im Besonderen bedeuten kann. Mitarbeiter der IT fehlt dazu oftmals ein betriebswirtschaftlicher Hintergrund, sodass nur selten der Nutzen für die Unternehmung, die durch eine IT-Lösung geliefert werden kann, deutlich wird. Dabei nimmt die IT im Unternehmen eine essenzielle Funktion ein, da sie die Digitalisierung, viele Geschäftsmodelle und Prozesse überhaupt erst ermöglicht.
Digitale Power für alle Unternehmensbereiche
Der Wert der Abteilung IT hängt dabei stark von der Wahrnehmung innerhalb des Unternehmens ab, welche wiederum mit den Fähigkeiten des CIOs oder der Geschäftsführung korreliert. Hierbei gibt es durchaus sehr fähige Entscheider, welche kreative Lösungen in Zusammenarbeit mit der IT umsetzen, Prozesse optimieren, neue Geschäftsfelder erschließen oder das Management mit geballten Reports unterstützen. Richtig eingesetzt, befeuert eine strukturierte sowie gut gesteuerte IT also alle Bereiche des Unternehmens gleichermaßen und kann effektiv zur Wertschöpfung, aber auch zu anderen relevanten Faktoren wie der Kundenzufriedenheit beitragen.
Tatsächlich schlummert in manchen IT-Abteilungen sinnvolles Einsparpotenzial, vor allem durch ungenutzte Soft- und Hardware, aber auch durch gezieltere Schulungen der Mitarbeiter oder durch Einführung neuer Unternehmenssoftware, die bestehende, komplizierte und kostenintensive Software oder IT-Infrastruktur obsolet macht. Hier ist insbesondere das Software-Bereitstellungsmodell Software-as-a-Service zu nennen, welches Kosten durch Nutzung von moderner Cloud-Technologie einspart, gebundene Ressourcen löst und anderen Unternehmensbereichen zur Verfügung stellt. Dabei bleiben SaaS Aufwände monatlich planbar und klar budgetierbar. Aber auch hier benötigt es einen Verantwortlichen, der seine IT-Abteilung im Griff hat und stark auf den Nutzen der IT für das gesamte Unternehmen konzentriert ist.
Die Anwender bestimmen den Nutzen
Was eine von der Technik bereitgestellte Lösung leistet, hängt immer davon ab, wer sie am Ende im Unternehmen einsetzt. Die intelligenteste ERP-Software bringt beispielsweise nur wenig Nutzen, wenn sie von den Endanwendern lediglich als Kundendatenbank eingesetzt wird; ein komplexes CRM-System, welches die komplette Customer-Journey, also vom Erstkontakt bis zu After-Sales, abdecken könnte, bringt als reines E-Mail Tool keinen großen Mehrwert. Hier liegt es nicht nur an den Abteilungsleitern, die Mitarbeiter korrekt auf die einzelnen Systeme und deren Möglichkeiten schulen zu lassen, sondern auch an der IT, aktiv Unterstützung sowie ihre Leistungen zu kommunizieren.
Eine gut funktionierende IT Abteilung hat immer das Potenzial zum Treibstoff der gesamten Unternehmung zu werden und diese aktiv voranzutreiben. Ist dies der Fall, so stehen die Kosten der Abteilung nicht mehr im Vordergrund, sondern der Nutzen und die zusätzlichen Möglichkeiten. Definieren Sie also Ihre IT nicht über die Kosten, sondern über den Nutzen für Ihr Unternehmen.