Über die Herausforderung, eine schöne, leicht zu bedienende und einfache ERP-Software zu entwickeln

Usability, User-Experience, Software-Ergonomie, usw., usw. Viele Namen für die gleiche Herausforderung: Komplexe Software für alle leicht zugänglich bedienbar zu machen.Was dem Grunde nach recht einfach klingt, erweist sich bei näherer Betrachtung dann doch als Herkules-, Sisyphus- oder ähnliche Aufgabe. Aber warum ist es eigentlich so schwer?

Engines ready, Start up, Crash…

Beginnt man vom Beginn an, auf der grünen Wiese sozusagen, scheint es recht einfach zu sein. Markt Entrepreneurs (als solche definiere ich ERP-Systeme, die noch nicht länger als 5 Jahre am Markt sind) zeigen, wie einfach ERP-Software aussehen kann, wie klar sich die Bedienung darstellt und wie leicht das Erfassen von Daten von der Hand gehen kann. Im Vorfeld der Entwicklung hat man sich zusammengesetzt, Konzepte ausgearbeitet, eine Oberfläche designt, auf das Feature-Set abgestimmt und schließlich entwickelt. Was passiert aber nun wenn die Software bei den ersten Kunden ist? „Mir fehlt noch ein Feld!“, „Ich brauche unbedingt die Differenzbesteuerung.“, „Geht auch Reverse-Charge-Verfahren?“, „Welche Entnahmemöglichkeiten vom Lager gibt es?“, „Unsere alte Software konnte aber ….“, diese Liste ist beliebig fortzusetzen. Geht nun die Entwicklung daran, all die Wünsche und Anforderungen des sehr anspruchsvollen ERP-Segments umzusetzen, hat sich die schöne, klare, einfache Oberfläche schnell erledigt. Neue Funktionen lassen sich nicht in das gedachte Bedienkonzept einbinden, die Anzahl der Felder wächst in eine unüberschaubare Menge.Was also tun?

Reengineering, „Augen zu und durch“ oder Spezialisierung?

Natürlich kann man nun hergehen und nach x Jahren bei Null anfangen, die gemachten Erkenntnisse in neue Konzepte formulieren und die Oberfläche daran abstimmen. Aber Sie ahnen es schon… in x Jahren ist der Wildwuchs wieder genauso – und was ist denn eigentlich mit den Kunden, die in den letzten Jahren die Software liebgewonnen haben? Also doch lieber einfach weitermachen, den Wildwuchs verwalten oder sich fokussieren auf eine ganz spezielle Zielgruppe, z. B. Gründer im Dienstleistungsbereich? Die Funktionen sind überschaubar bzw. bekannt und „wuchern“ nicht in einem solchen Maße.

Die Geschichte hat gelehrt: Zu sehr spezialisierte Tiere sind ausgestorbenÄhnlich wie der vom Aussterben bedrohte Koala (isst fast ausschließlich Blätter, Rinden und Früchte ganz bestimmter Eukalyptusarten) macht eine zu starke Spezialisierung natürlich auch anfällig für äußere Einflüsse und letzten Endes stellt sich die Frage, ob das Anwenderpotenzial groß genug ist, um ein Bein auf den Boden zu bekommen und die Kosten zu decken. Also doch wieder mehr Funktionen um andere Zielgruppen abzudecken?

Wie bekommt man aber die unterschiedlichen Zielgruppen und Funktionen unter einen Hut?

Hier sind wir wieder bei unserem Konflikt. Mit einer guten ERP-Software möchte man kleine wie mittlere Unternehmen ansprechen, Einsteiger wie langjährige Kunden, usw. Natürlich möchte man auch Interessenten auf der einen Seite möglichst einen vollständigen Funktionsumfang aufzeigen – auf der anderen Seite aber auch nicht erschrecken. Das Entschlacken von Feldern und Funktionen ist keine Lösung, da schlicht und ergreifend jedes Feld von den unterschiedlichen Kunden gebraucht wird. Es ist also einfach notwendig bei der ganzen Usability-Frage sich von dem Gedanken zu lösen die supereinfache Einstiegssoftware mit unglaublicher Komplexität und übersichtlicher Oberfläche zu entwickeln. Einarbeitung ist in jedem Programm notwendig, es ist also gar nicht unbedingt erforderlich, dass sich eine ERP-Software (die nun mal immer aufgrund von Gesetzesvorgaben, Marktanforderungen, etc. hochkomplex sein muss) auf den ersten Blick erschließt. Viel entscheidender ist es, dass man nach der Einarbeitungszeit (die natürlich nicht übertrieben lang sein darf) gerne mit der Software arbeitet und die für einen selbst wichtigen Funktionen schnell findet. 

Zwei Werkzeuge unterstützen und helfen hierbei:

Zum einen die Anpassbar- und Individualisierbarkeit für den Anwender (auch über die Oberfläche ermöglichen). Diese Flexibilität bedeutet natürlich wieder mehr Einrichtungsaufwand. Dieser lohnt sich aber, da jeden Tag massiv Zeit durch „mundgerechte“ Masken gewonnen wird.

Zum andern die Intelligenz einer Software. Komplexe ERP-System verwalten eine Unmenge an Daten. So viele Daten, wie sie ein Anwender schon nicht mehr alle sichten und verarbeiten kann. Hier kommt das „next big thing“: Predictive Analytics. Dies bedeutet einfach, dass das ERP-System aus den Daten „Schlüsse“ zieht und den Anwender aktiv auf bestimmte Dinge hinweist. Angefangen bei ganz banalen Dingen wie „Heute werden fünf Rechnungen fällig“ bis hin zu komplexen Analysen in der Art „In den letzten 3 Jahren ist der Umsatz im Februar im Bereich Werkzeuge zurückgegangen, dafür gab es Lieferengpässe bei Wolldecken.“ Alles Informationen, die der erfahrende Mitarbeiter natürlich im Gefühl hat, der neue Mitarbeiter bestellt aber leider aus fehlender Erfahrung zu wenig Wolldecken. Hier kann ein intelligentes ERP-System sinnvoll unterstützen. (Lesen Sie auch unseren Blog-Beitrag "Wie sieht Cloud ERP Software in fünf Jahren aus?").

Evolution statt Revolution

Predicitive Analytics wird noch einige Zeit benötigen und schrittweise Einzug in die Systeme halten. Hier gehe ich davon aus, dass es nicht einen riesen Gong geben wird und plötzlich ist es da, vielmehr werden die ERP-Systeme immer mehr Informationen liefern, statt sie aktiv abrufen zu müssen. Diese Informationen werden mit der Zeit immer präziser werden und immer mehr konkrete Handlungsempfehlungen enthalten. Es wird also „schleichend“ passieren. Ganz anders sieht es natürlich mit Oberflächen-Themen aus, diese sind immer direkt sicht- und spürbar, der Anwender ist direkt davon betroffen. Auch hier ist es von großer Bedeutung nicht seine Identität zu verlieren, m. E. nach darf ein etabliertes System nicht auf einmal komplett anders aussehen (Schulungsaufwand, Gewöhnung, etc.). Hier gilt besser, schöner, schneller – aber im Idealfall, ohne dass es der Anwender schmerzlich bewusst merkt. Nehmen wir die neue Oberfläche der kommenden myfactory Version 6.0. Als ich die erste Alpha-Version gestartet habe, habe ich sofort „meine“ myfactory wiedererkannt und mir auch gedacht „Naja, so einen großen Unterschied“ gibt es ja gar nicht…. Dann zurück gewechselt zur alten GUI und…. „Oh….wow…. der Unterschied ist doch riesig.“

So sollte es nach meinem Empfinden sein, man merkt die Veränderung gar nicht so bewusst. Stellt aber sehr schnell fest, dass die Informationen besser dargestellt werden, Funktionen leichter erreicht werden, usw. usw. 

Ich freue mich auf jeden Fall auch in Zukunft an der besten ERP-Software am Markt mitzuarbeiten und die Benutzererfahrung laufend zu verbessern ohne die Identität zu verlieren – und das ist die eigentliche Herausforderung.

Vorhang auf, Film ab…

Damit auch Sie schon heute einen Blick in die Zukunft werfen können, haben wir ein exklusives „Sneak Preview“-Video zur kommenden Version erstellt.

Was sehen Sie als Herausforderung bei Usability und Benutzerführung? Über Ihre Kommentare freue ich mich.