Warum KMUs auf Software-as-a-Service setzen sollten
Bereits seit einigen Jahren gilt Cloud-Computing als eines der relevantesten Trends in der IT-Welt, insbesondere für Business Software wie ERP und CRM. Dem Pionier Salesforce sind in den vergangenen Jahren immer mehr Anbieter gefolgt, mittlerweile gibt es eine Vielzahl an leistungsstarker Unternehmenssoftware, die nicht mehr inhouse vom Unternehmen betrieben wird. Dieser Trend ruht auf dem weltweiten Ausbau von zertifizierten Rechenzentren, wodurch externe Kosten für das Hosting, den Betrieb und die Bereitstellung deutlich gesunken sind – bei einem gleichzeitig maßgeblich gesteigerten Leistungsangebot. Das Bereitstellungsmodell Software-as-a-Service (abgekürzt: SaaS) erfreut sich dabei steigender Popularität bei Entscheidern. Warum Software-as-a-Service insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen von Relevanz ist, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist Software-as-a-Service überhaupt?
Beim Einsatz von SaaS bezieht ein Nutzer die Anwendung als Serviceleistung über das Internet, anstatt eine Software im Serverraum des Unternehmens eigenständig zu betreiben. Die Anwendung läuft hierbei zentral in einem Rechenzentrum, der Zugriff erfolgt entweder browserbasiert oder via Apps für die unterschiedlichen Endgeräte. Dadurch ist die Lösung jederzeit, auch mobil, von allen Endgeräten einsetzbar, was insbesondere für das mobile Arbeiten von großer Bedeutung ist. Für den Betrieb, die technische Weiterentwicklung, die Wartung, die Aktualisierung durch Updates, Backups und das Hosting ist der Softwareanbieter verantwortlich. Dieser verpflichtet sich mittels Service-Level-Agreement (kurz: SLA) auch für die Hochverfügbarkeit sowie den generellen Support der Unternehmenssoftware.Da das System in diesem Bereitstellungsmodell als Dienstleistung bezogen wird, fallen keine Kosten für eine Softwarelizenzierung an; die Anwendung wird stattdessen monatlich im flexiblen Abo-Modell bezogen. In Abhängigkeit der Nutzungstiefe und der Anzahl der Nutzer lässt sich das Abo so leicht individuellen Bedürfnissen anpassen: Weitere Nutzer und ergänzende Module können unkompliziert dazu gebucht und auch wieder entfernt werden. Daher müssen Unternehmen nur für die Anzahl an Nutzer und die Module bezahlen, die sie auch wirklich einsetzen. Dank transparenter und monatlich planbarer Kosten hat das Unternehmen die Gesamtbetriebskosten stets im Blick.
IT-Sicherheit und Datenschutz bei SaaS
Wie die aktuelle Studie: „Cloud-Monitor 2016“ vom Digitalverband bitkom und KPMG zeigt, steigt die Akzeptanz gegenüber Cloud-Computing stetig. Trotzdem sehen noch immer viele Unternehmen Sicherheitsbedenken als größtes Hemmnis an – und das völlig zu Unrecht. Obwohl im Regelfall mindestens die Anwendung selbst aus einem externen Rechenzentrum betrieben wird, steigt bei Einsatz von Software-as-a-Service sogar die Datensicherheit, der Datenschutz und die Verfügbarkeit. Dies liegt darin begründet, dass die Sicherheitsvorkehrungen von zertifizierten Rechenzentren die gebräuchlichen Sicherheitsvorkehrungen von KMUs in eigenen Serverräumen um ein Vielfaches übersteigen. So verfügen spezialisierte Rechenzentrum über hochverfügbare Netzanbindung sowie völlig redundante Daten- und Stromleitungen, effektivste Brandschutz- und Kühlungsvorrichtungen, Zutrittskontrollen, georedundante Backups sowie erfahrene Spezialisten, die sich um die Bereitstellung, die Wartung und die Überwachung der Server kümmern. Für die Einhaltung des gesetzlichen Datenschutzes tritt der Software-Anbieter ein, die Übertragung der Daten ist selbstverständlich verschlüsselt. Dadurch sind auch die sensibelsten Daten sicher in den spezialisierten IT-Zentren aufgehoben.
Kostenersparnis durch Software-as-a-Service
Bei der Softwareauswahl sind die Gesamtbetriebskosten einer anzuschaffenden Anwendung natürlich ein ausschlaggebender Faktor. Insbesondere KMU profitieren hier von einem deutlichen Kostenvorteil. Die initialen Setup-Kosten fallen bei SaaS deutlich geringer aus als bei einer on-premise Lösung, da keine eigene IT-Infrastruktur und kein eigener Serverraum eingerichtet werden muss. Auch die Anschaffung einmaliger Softwarelizenzen und Carepacks entfällt. Im laufenden Betrieb werden Kosten für aufwändige Wartungsarbeiten, Updates, Backups und Hardwareaustausch eingespart. Auch versteckte Kostenfaktoren wie Fachpersonal, Internet, Strom, Kühlung, die kalkulatorische Raummiete uvm., die den Eigenbetrieb oftmals nur schwer kalkulierbar gestalten, werden bei Software-as-a-Service reduziert. Die Nutzungsgebühren der SaaS-Anwendung sind hingegen vollständig planbar; das Risiko der Kostenkalkulation trägt der Anbieter.
Wettbewerbsvorteile dank cloudbasierter Software für KMU
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass SaaS-Anwendungen für KMU viele Vorteile bringen: Insbesondere die Tatsache, dass sich die Software flexibel an die individuellen und sich stetig verändernden Unternehmensanforderungen anpassen lässt sowie mit diesen gleichermaßen skalieren kann, ist für viele Unternehmen entscheidend. Die schnellere Verfügbarkeit für den Effektiveinsatz sowie die geringeren Anschaffungskosten sparen wertvolle Ressourcen und Manpower ein, die an anderer Stelle wertschöpfend eingesetzt werden kann. Gleichzeitig müssen sich KMU weniger Gedanken um die Sicherheit Ihrer Daten machen und können sich stattdessen um ihr Kerngeschäft kümmern.
Diese Wettbewerbsvorteile durch den Einsatz von Software-as-a-Service entstehen jedoch nur, wenn ein erfahrener Anbieter als Partner gewählt wird. Hier sollte unbedingt auf die Standorte der Rechenzentren, die Hochverfügbarkeit der Anwendung, die Funktionalität, die Datensicherheit und die Details des Service-Level-Agreements geachtet werden. Idealerweise kann die Software vorab ausprobiert werden, um sicherzustellen, dass diese auch wirklich alle Unternehmensprozesse abbilden kann.