Durchgängige ERP-Prozesse als Erfolgsfaktor im E-Commerce
Der Weg vom Anbieter zum Abnehmer ist kurz im elektronischen Handel. Richtig effizient wird diese Verbindung aber erst mittels durchgängiger Geschäftsprozesse und zentraler Daten. Diese Rolle übernehmen integrierte ERP-Systeme. Sie vereinfachen den Datenaustausch und sorgen für einen transparenten Informationsfluss. Doch es gibt noch mehr Vorteile, welche sie zu unverzichtbaren Grundlagen für erfolgreichen E-Commerce machen.
Bewältigung komplexer Anforderungen
So einfach, wie Online-Shopping ist, so komplex sind mitunter die damit verbundenen Prozesse im Hintergrund. Oft ergänzen Webshops bestehende, stationäre Verkaufsflächen zu Omnichannel-Konzepten. Kunden werden verschiedene Versand- oder Abholmöglichkeiten geboten. Vielfach setzt sich das E-Shop-Sortiment auch aus Produkten verschiedener Lieferanten zusammen, welche Bestellungen z.T. direkt ausliefern (Streckengeschäft). Bezahlsysteme, Retouren, Kundenservice, Zahlungen und vieles mehr tragen weiter dazu bei, dass die Anforderungen steigen. Den Überblick im E-Commerce zu behalten, ist alles andere als einfach.
Webshop nur die Spitze des Eisbergs
Schaufenster, Verkaufsregal, Kundendienst, Warenkorb und Kasse – der E-Shop ist das Herzstück des E-Commerce und vereint in sich alle Merkmale eines umfassenden Ladengeschäfts. Es versteht sich, dass hier alles auf den Kunden ausgerichtet ist. Das Einkaufen muss so einfach und erlebnisreich sein, wie nur möglich. Informationen, Preise und Bilder müssen aktuell und vollständig sein. Doch das geschieht nicht von allein. Es braucht automatisierte Workflows, welche Daten aktualisieren und mit den benötigten Angaben ergänzen. Gleichzeitig müssen aber auch die im Webshop generierten Daten in die nachgelagerten Prozesse, z.B. Logistik und Buchhaltung, einfließen. Doch das allein reicht noch nicht, denn der Webshop ist nur die Spitze des digitalen Eisbergs im Handel.
Koordination verschiedener Bereiche
Für die Erfüllung der Prozessanforderungen im E-Commerce braucht es die koordinierte Zusammenarbeit verschiedener Bereiche. Ein integriertes ERP stellt für alle Anwender ein einheitliches, zentrales System mit einem umfassenden Funktionsumfang zur Verfügung. Dieses kann eingesetzt werden für:
- Produktdaten
Zu den Produktdaten, welche sich im ERP verwalten lassen, gehören nicht nur Artikelnummern, Bezeichnungen, Preise, Warengruppen usw., auch Zusatztexte, Bilder oder ergänzende Dokumente. Das Einlesen von ganzen E-Katalogen, die Mutation von Preisen und mehr kann ohne Zusatzsoftware oder Schnittstellen direkt über das ERP erfolgen.
- Kundendaten
Das Hinterlegen eigener Daten in einem Portal oder Konto erlaubt es den Kunden, ihre Einkäufe schneller abzuwickeln oder sich Informationen über Bestellungen zu beschaffen. Ebenfalls können mittels ERP-System kundenindividuelle Konditionen oder Preislisten hinterlegt werden.
- Beschaffung
Längst nicht alle Produkte im Webshop liegen vorrätig am Lager. Oftmals müssen diese bei Lieferanten oder Partner bestellt werden. Solche Einkaufsbestellungen lassen sich übersichtlich im ERP verwalten. Trifft ein entsprechender Online-Auftrag ein, kann dieser als Auslöser für die Beschaffung genutzt werden.
- Logistik
Vom Zusammenstellen der Kundenaufträge über das Ausdrucken von Versandadressen bis zum Speditionsauftrag ist das ERP die ideale Ergänzung für Logistik und E-Commerce. Gleichzeitig können Lagerbestände verwaltet werden. Wareneingänge oder -ausgänge sind sofort bestandswirksam und können wiederum als Information im Webshop angezeigt werden.
- Kundenservice
Rufen Kunden an und erkundigen sich nach einer überfälligen Lieferung, reklamieren ein beschädigtes Produkt oder möchten Waren zurücksenden, muss der Kundenservice jederzeit die entsprechenden Informationen zur Verfügung haben. Mit einem integrierten ERP-System erhöht sich die Auskunftsbereitschaft und damit die Qualität bei der Kundenbetreuung.
- Finanzen/Controlling
Jederzeit über die aktuelle Finanzlage Bescheid zu wissen, ist eine wichtige Managementaufgabe. Werden E-Commerce und stationäre Geschäftsbereiche getrennt geführt, erschweren die dadurch verursachten unterschiedliche Datenstände eine umfassende Lagebeurteilung.
- Administration
Die Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten, Dokumentenmanagement, das Drucken von einheitlichen Belegen und Formulare usw. sind administrative Aufgaben, welche mit einem einzigen, zentralen System deutlich leichter fallen als mit verschiedenen Anwendungen.
Durchgängiger Datenfluss als Erfolgsfaktor
Der wichtigste Vorteil eines integriertes ERP-Systems ist, dass alle Benutzer nicht nur mit der gleichen Software arbeiten, sondern auch eine einzige Datenquelle gemeinsam nutzen können. Damit spart man nicht nur viel Zeit bei der Erfassung und Verwaltung von Daten, es erhöhen sich auch Transparenz und Qualität sämtlicher Prozesse im E-Commerce. Die Gefahr redundanter oder widersprüchlicher Informationen wird vermieden. Das ERP sorgt für einen durchgängigen Datenfluss und gewährleistet, dass überall stets mit den gleichen, aktuellen Daten gearbeitet werden kann.