Die 7 wichtigsten Aspekte eines modernen ERP-Systems
Was zeichnet ein modernes ERP-System aus? Ist es die laufende Weiterentwicklung? Ist es ein umfassender Funktionsumfang? Oder die Nutzung innovativer Technologien? Die Erfahrung zeigt, dass dabei zahlreiche Gesichtspunkte zum Tragen kommen. Einzelne Funktionen in den Applikationen sind dabei genauso wichtig wie die gesamte Software-Architektur. Welche Aspekte aber besonders hervorstechen, zeigt der folgende Beitrag.
Integriertes Lösungskonzept
Einer der wesentlichen Vorteile, welche ein ERP-System bietet, ist die durchgängige Datenverbindung verschiedener Geschäftsbereiche. Dank ihrer integrativen Möglichkeiten können daher mit moderner Business-Software effiziente Prozesse über mehrere Abteilungen hinweg gestaltet werden. Die Mitarbeitenden können auf eine zentrale Datenbasis zugreifen, welche nicht nur Informationen über Kundenbeziehungen, Produkte usw. umfasst, sondern auch zugeordnete Dateien wie Dokumente, Anleitungen oder Abbildungen. So können Informationen zentral genutzt und ausgewertet werden.
Flexible Skalierbarkeit
Nicht nur große, sondern auch viele kleine Unternehmen sind mit einem ständigen Wandel konfrontiert. Neue Geschäftschancen, veränderte Marktbedingungen, personelle Fluktuation, Expansion, regulatorische Bestimmungen und vieles mehr erfordern Flexibilität in Organisationen, Strukturen und Prozessen. Dementsprechend flexibel muss auch die Skalierbarkeit eines ERP-Systems sein. Ein starres Software-Korsett – sei dies bei Lizenzen, Funktionen oder Verfügbarkeit – kann ein Unternehmen existenziell gefährden. Dass deshalb immer mehr Unternehmen dazu übergehen, Software aus der Cloud zu nutzen, ist nicht erstaunlich. Hier verbinden sich Flexibilität, Kostentransparenz, Mobilität und Skalierbarkeit in idealer Weise.
Mobile Einsatzmöglichkeiten
Die heutige Welt ist in Bewegung. Mobilität zeichnet unsere Gesellschaft aus. Das betrifft nicht nur die Art unserer Fortbewegung, sondern auch die Arbeitsweise. Immer mehr Geschäftsmodelle sind auf ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ausgerichtet. Dienstleistungen vor Ort zu erbringen und bestehende Angebote mit Zusatzleistungen anzureichern, erfordert einen maximal flexiblen Zugriff auf Unternehmensinformationen. Der mobile Einsatz eines ERP-Systems ist inzwischen ein Muss-Kriterium. Das bedeutet nicht nur, dass die Software auf verschiedenen (mobilen) Geräten lauffähig ist, sondern auch ortsunabhängig genutzt werden kann.
Individuelle Erweiterbarkeit
Oft sind es die individuellen Unterschiede, welche die entscheidenden Wettbewerbsvorteile eines Unternehmens ausmachen. Deshalb sollte die Nutzung einer Standardsoftware nicht bedeuten, dass keine Anpassungen möglich sind. Nur ein System, welches sich gezielt erweitern lässt, kann dem eigenständigen Charakter einer Firma gerecht werden. Die Anbindung von Webservices, API-Schnittstellen, individuelle Zusatzprogramme oder die Integration von spezifischen Drittsystemen sind für den Unternehmenserfolg ausschlaggebend. Dabei muss allerdings die Wartungsfähigkeit stets gewährleistet sein.
Verbindung von Online-/Offline-Prozessen
Längst hat die Online-Welt in den Geschäftsprozessen Einzug gehalten. Vom Webshop über E-Procurement bis hin zu Internet-Portalen gibt es zahlreiche Anwendungsbeispiele und -möglichkeiten. Die damit verbundenen Geschäftsbereiche sind Teil der gesamten Prozesskette eines Unternehmens. Das heißt nichts anderes, als dass diese ebenfalls nahtlos im ERP-System abgebildet werden müssen. Jeder Medienbruch zwischen Online- und Offline-Welt kostet Geld und stellt eine Fehlerquelle dar.
Automatisierte Workflows
Effizienz ist unabdingbar, wenn man im harten Wettbewerb bestehen will. Schlanke Arbeitsabläufe bei der Leistungserbringung, auch ein rasches Reagieren auf Kundenwünsche, Bestellungen oder Bestandsveränderungen tragen dazu bei, Kosten zu sparen und gleichzeitig die Gewinnspanne zu erhöhen. Automatisierte Workflows können die damit verbundenen Prozesse vereinfachen und beschleunigen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeitenden von Routineaufgaben entlastet werden und dadurch mehr Zeit in die Qualität ihrer Arbeit investieren können.
Anwenderschulung und Systemdokumentation
Nicht direkt auf Softwareebene, aber trotzdem von größter Bedeutung sind die unterstützenden Grundlagen eines ERP-Systems. Dazu zählt auch die Beratung durch den ERP-Anbieter. Jede Lösung ist schlussendlich nur so gut, wie sie von den Anwendern genutzt wird. Mit einer gezielten Benutzerschulung kann die Einstiegsschwelle gesenkt und gleichzeitig die Nutzung optimiert werden. Eine solche Schulung, z.B. in Form von Trainings oder Standardkursen, muss auch nach der Einführung zur Verfügung stehen. Nur so können neue Mitarbeitende ihr Anwenderwissen aufbauen. Auch während des Betriebs sollte eine (verständliche) Systemdokumentation zur Verfügung stehen. Sei dies auf technischer Ebene oder auf funktionaler Ebene. Je umfassender ein ERP-System beschrieben ist, desto grösser ist erfahrungsgemäß dessen Nutzung.