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Das unterschätzte Potenzial von Online-Portalen

von David Lauchenauer am 12.11.2019

Mit einem Online-Portal bieten Sie Ihren Kunden, Partnern oder Mitarbeitenden Komfort und Mehrwert, welche die Möglichkeiten von Websites oder E-Shops deutlich übertreffen. Portale sind individuelle, persönliche Service-Hubs und direkte Schnittstellen zwischen GeschäftsprozessenWarum nicht nur die externen Benutzer etwas davon haben, sondern auch Ihr Unternehmen, erfahren Sie in diesem Beitrag. 
 
Self-Service beschleunigt Prozesse 
Das Online-Portal ist Auskunfts- und Servicestelle zugleich. Hier finden Kunden beispielsweise Informationen über bisherige Einkäufe und aktuelle Bestellungen, erfahren Neuigkeiten, profitieren von Aktionen, können Zustelladressen und Präferenzen hinterlegen oder mit Ihrem Unternehmen in Kontakt treten. Ein gutes Portal macht seinem Namen alle Ehre: Es öffnet Tür und Tor für einen individuellen Rund-um-die-Uhr-Self-Service. Statt sich mit dem Kundendienst herumzuschlagen (und dabei wertvolle Zeit in Telefon-Warteschlangen zu verlieren), bietet das Webportal den Nutzern die Möglichkeit, selber aktiv zu werden. Das beschleunigt und vereinfacht Administrations- und Informationsprozesse Prozesse. Adressänderungen, Ferienanträge und vieles mehr lassen sich jederzeit im Portal vornehmen. Die entsprechenden Inputs wiederum können «auf der anderen Seite», d.h. im Unternehmen direkt übernommen und weiterverarbeitet werden.  
 
Funktionen für Win-Win-Situationen 
Damit das Webportal die Erwartungen erfüllt und auch genutzt wird, muss es in erster Linie den Erwartungen aller Beteiligten entsprechen. Was trivial tönt, ist in Tat und Wahrheit der eigentliche Knackpunkt des Unterfangens. Der Funktionsumfang des Portals hängt direkt davon ab, welche Arbeitsschritte an die Kunden oder Mitarbeitenden delegiert werden sollen, wie zum Beispiel: 
 
- Auftragsstatus abfragen 
Rechnungen abrufen (und bezahlen) 
Einkaufshistorie nachschauen 
Supportanfragen stellen 
Persönliche Daten ändern 
Guthaben/Bonus kontrollieren 
Anträge stellen usw. 
 
Welche Funktionen dabei im Vordergrund stehen, ist individuell verschiedenEntscheidend für ein erfolgreiches Online-Portal ist, dass sich daraus für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation ergibt.  
 
Aus interner Sicht: Vereinfachung von Arbeitsabläufen 
Die Funktionen eines Online-Portals machen allerdings nur dann wirklich Sinn, wenn diese mit den internen Abläufen eines Unternehmens oder einer Organisation korrespondieren. Im Idealfall sollte sich der im Portal generierte Output ohne Medienbruch oder manuelle Intervention direkt im entsprechenden internen System weiterverarbeiten lassenso dass z.B. eine Adressänderung den entsprechenden Datensatz im ERP-System automatisch aktualisiert. Umgekehrt sollten bestehende Daten/Informationen aus dem zentralen System ohne weiteres Zutun im Portal dargestellt werden können, wie etwa der Status einer Serviceanfrage oder der offene Rechnungsbetrag im Kundenkonto. Eines der Hauptziele von Online-Portalen ist es, die Unternehmensprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. 
 
Aus externer Sicht: Mehrwert, Komfort und Zeitgewinn 
Ein wichtiges Ziel ist natürlich, den externen Nutzern (Kunden, Partnern, Lieferanten usw.) einen Mehrwert zu verschaffen. In erster Linie geht es darum, diesen aktuelle, persönliche Informationen bereitzustellen sowie die Möglichkeit zu bieten, unabhängig von Ort und Zeit mit dem Unternehmen zu interagieren. Nicht nur der Zeitgewinn steht dabei im Vordergrund. Geradeso wichtig sind sogenannte «Komfort-Funktionen» wie etwa das Wiederholen von früheren Bestellungen, der Zugriff auf individuelle Sortimente und Preislistendie Steuerung von Versandprozessen oder die Verwaltung des eigenen Nutzerprofils. Damit entsteht eine persönliche Beziehung zu einem Unternehmen, welches die Nutzer bis zu einem gewissen Grad selbst beeinflussen können.  
 
Nicht zuletzt auch eine Frage des Vertrauens 
Ein Aspekt von Online-Portalen wird häufig unterschätzt. Während in erster Linie über Funktionen und deren Nutzen nachgedacht wird, geht die Bedeutung des Webportals als wichtiges Element für das Relationship-Management nicht selten vergessen. Online-Portale erfüllen auch als Werkzeug für die Bindung von Kunden, Mitarbeitenden usw. wertvolle Dienste. Nicht zuletzt verfügen sie deshalb auch über ein gewisses Marketingpotenzial. Anhand der vorhandenen Daten können beispielsweise Produkte oder Dienstleistungen angeboten werden oder Einladungen zu Events erfolgen. Dass sämtliche Daten dabei vor Missbrauch geschützt werden müssen, gilt auch und ganz besonders im Online-Portal. Bei der Verwendung von Daten sind nicht nur die entsprechenden Gesetze einzuhalten, sondern auch eine verantwortungsbewusste Nutzung zu gewährleisten. Denn Online-Portale beruhen auf dem Austausch von persönlichen Informationen – und damit auf gegenseitigem Vertrauen.  

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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