E-Rechnung - Pflicht ab 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die elektronische Rechnungsstellung wird in Deutschland ab 2025 schrittweise zur Pflicht. Dieses umfassende Regelwerk betrifft nahezu alle Unternehmen und stellt eine der größten Veränderungen in der Rechnungsstellung der letzten Jahrzehnte dar. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht, den Umsetzungsfristen, technischen Anforderungen und notwendigen Vorbereitungen.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht zur E-Rechnung basiert auf dem Wachstumschancengesetz und dem Gesetz zur Digitalisierung des Steuervollzugs (DigiTVG). Sie verpflichtet Unternehmen, ihre Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen. Diese Initiative ist Teil einer größeren Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung, die darauf abzielt, Verwaltungsprozesse zu vereinfachen und Steuerbetrug zu bekämpfen.

Zeitplan der Einführung: Wer ist wann betroffen?

Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland stufenweise eingeführt:

1. Ab 01.01.2025: Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen für alle Unternehmen
2. Ab 01.01.2026: Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bei B2B-Geschäften (Business-to-Business)
3. Ab 01.01.2027: Erweiterte Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Unternehmen

Besonders wichtig: Bereits ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die aktive Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen folgt gestaffelt in den Jahren 2026 und 2027.

Was qualifiziert als elektronische Rechnung?

Eine wichtige Klarstellung: Nicht jede digital übermittelte Rechnung gilt als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Folgende Formate werden nicht als konforme E-Rechnung anerkannt:

• PDF-Dokumente per E-Mail
• Gescannte Papierrechnungen
• Rechnungen als Word-Dokument

Eine gesetzeskonforme elektronische Rechnung muss:

1. In einem strukturierten elektronischen Format erstellt sein (z.B. XRechnung, ZUGFeRD 2.1/2.2)
2. Alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben enthalten
3. Maschinell lesbar und automatisch verarbeitbar sein

Anforderungen an die technische Umsetzung

Für die technische Umsetzung der E-Rechnungs Pflicht gibt es verschiedene Standards und Übermittlungswege:

Standards für E-Rechnungen in Deutschland:

• XRechnung: Der offizielle deutsche Standard für elektronische Rechnungen, der auf dem europäischen Standard EN 16931 basiert
• ZUGFeRD 2.1/2.2: Ein hybrides Format, das ein PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert
• PEPPOL BIS 3.0: Ein internationaler Standard, der besonders im europäischen Raum verbreitet ist

Übermittlungswege für E-Rechnungen:

• Telematikinfrastruktur (TI): Eine zentrale Plattform für den sicheren Austausch von E-Rechnungen
• PEPPOL-Netzwerk: Ein europäisches Netzwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch
• De-Mail und qualifizierte elektronische Signaturen
• Direktanbindung: API-Schnittstellen zwischen ERP-Systemen

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt trotz des anfänglichen Aufwands zahlreiche Vorteile:

1. Kostenersparnis: Reduzierung von Druck-, Porto- und Papierkosten
2. Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung verkürzt Durchlaufzeiten
3. Fehlerreduktion: Weniger manuelle Erfassung bedeutet weniger Fehler
4. Umweltschutz: Geringerer Papierverbrauch und CO2-Einsparung
5. Bessere Liquiditätsplanung: Schnellere Verarbeitung und Bezahlung
6. Rechtssicherheit: Elektronische Rechnungen erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen

Herausforderungen und Stolperfallen

Bei der Umsetzung der Pflicht zur E-Rechnung können folgende Herausforderungen auftreten:

1. Technische Integration: Anpassung bestehender ERP- und Buchhaltungssysteme
2. Mitarbeiterschulung: Umstellung auf neue Prozesse und Systeme
3. Investitionskosten: Anschaffung und Implementation neuer Software
4. Unterschiedliche Standards: Heterogene Anforderungen nationaler und internationaler Geschäftspartner
5. Datenschutz und IT-Sicherheit: Sicherstellung der Einhaltung der DSGVO und IT-Sicherheitsstandards

Schritte zur Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht

Unternehmen sollten folgende Maßnahmen ergreifen, um sich optimal auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten:

1. Bestandsaufnahme durchführen: Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse und -systeme
2. Strategie entwickeln: Festlegung von Standards und Übermittlungswegen
3. Technische Infrastruktur anpassen: Implementation oder Upgrade von Software-Lösungen wie myfactory, die bereits alle Anforderungen der E-Rechnung erfüllen
4. Mitarbeiter schulen: Frühzeitige Information und Training für betroffene Mitarbeiter
5. Tests durchführen: Probebetrieb mit ausgewählten Geschäftspartnern
6. Rechtliche Anforderungen prüfen: Sicherstellung der Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben

Mit einer umfassenden ERP-Lösung wie myfactory können viele dieser Schritte vereinfacht werden, da die Software bereits auf die E-Rechnung vorbereitet ist und alle notwendigen Funktionen integriert.

Software-Lösungen für die E-Rechnung

Für Unternehmen gibt es verschiedene Software-Lösungen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht:

Für kleine und mittlere Unternehmen:

• Cloud-basierte Rechnungslösungen mit E-Rechnungs-Funktionalität
• Buchhaltungssoftware mit integrierten E-Rechnungs-Modulen
• Spezialisierte E-Rechnungs-Portale
• Myfactory Cloud ERP: Eine speziell für KMU konzipierte Lösung mit vollständiger E-Rechnungs-Integration

Für größere Unternehmen:

• ERP-Systemerweiterungen für E-Rechnungen
• Umfassende Purchase-to-Pay und Order-to-Cash Lösungen
• EDI-Lösungen mit E-Rechnungs-Funktionalität
• Abas ERP: Die skalierbare ERP-Komplettlösung mit umfassenden E-Rechnungsfunktionen für größere Unternehmensstrukturen

Rechtliche Grundlagen der E-Rechnungspflicht

Die gesetzliche Basis für die E-Rechnungspflicht in Deutschland bilden:

• Das Wachstumschancengesetz
• Das Gesetz zur Digitalisierung des Steuervollzugs (DigiTVG)
• Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)
• Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Diese rechtlichen Grundlagen definieren nicht nur die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, sondern auch die Anforderungen an Format, Inhalt, Übermittlung und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen.

Ausnahmen und Sonderfälle

Nicht alle Unternehmen und Transaktionen fallen gleichermaßen unter die E-Rechnungspflicht:

• Kleinunternehmer: Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten besondere Übergangsfristen
• B2C-Geschäfte: Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht ausgenommen
• Auslandstransaktionen: Bei grenzüberschreitenden Geschäften gelten teilweise abweichende Regelungen
• Spezielle Branchen: Für einige Branchen wie das Gesundheitswesen gelten Sonderregelungen

Internationale Perspektive

Die Pflicht zur E-Rechnung ist kein rein deutsches Phänomen, sondern Teil einer europaweiten Entwicklung:

• In der EU hat die Richtlinie 2014/55/EU den Grundstein für elektronische Rechnungen gelegt
• Länder wie Italien, Frankreich und Spanien haben bereits umfassende E-Rechnungspflichten
• Die PEPPOL-Initiative fördert europaweit den elektronischen Dokumentenaustausch

Deutsche Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen müssen diese unterschiedlichen Anforderungen berücksichtigen und ihre Systeme entsprechend konfigurieren.

Fazit: Jetzt handeln statt später reagieren

Die E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor Herausforderungen, bietet aber auch Chancen zur Prozessoptimierung und Kostenreduktion. Der stufenweise Einführungsplan gibt Unternehmen Zeit für die Umstellung, allerdings ist eine frühzeitige Vorbereitung entscheidend.

Mit einer durchdachten Strategie, der richtigen technischen Infrastruktur und gut geschulten Mitarbeitern kann die Umstellung auf E-Rechnungen reibungslos verlaufen und langfristig zu einer effizienteren Rechnungsstellung führen. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um sich optimal auf die kommende E-Rechnungspflicht vorzubereiten.

Mit Myfactory steht Ihnen ein erfahrener Partner zur Seite, der bereits heute alle technischen Voraussetzungen für die E-Rechnungspflicht erfüllt und Sie sowohl bei der Implementierung als auch bei der laufenden Nutzung umfassend unterstützt.

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht

Muss ich als Kleinunternehmer auch elektronische Rechnungen ausstellen?

Ja, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG fallen unter die E-Rechnungspflicht, allerdings gelten verlängerte Übergangsfristen.

Welche Kosten kommen für die Umstellung auf E-Rechnungen auf mein Unternehmen zu?

Die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße und bestehender IT-Infrastruktur. Sie umfassen Software-Investitionen, Implementierungskosten und Schulungsaufwand.

Sind PDF-Rechnungen per E-Mail weiterhin zulässig?

PDF-Rechnungen per E-Mail erfüllen nicht die Anforderungen an eine elektronische Rechnung im Sinne der neuen Regelung. Sie können jedoch während der Übergangsphase weiterhin verwendet werden.

Wie wird die Einhaltung der E-Rechnungspflicht kontrolliert?

Die Einhaltung wird im Rahmen von Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung kontrolliert. Verstöße können zu steuerlichen Nachteilen führen.

Müssen auch Rechnungen an Privatkunden elektronisch erstellt werden?

Nein, die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bezieht sich hauptsächlich auf B2B-Transaktionen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen.

Wie lange müssen elektronische Rechnungen aufbewahrt werden?

Elektronische Rechnungen müssen gemäß den steuerrechtlichen Vorschriften für 10 Jahre elektronisch aufbewahrt werden.

Benötige ich eine spezielle Software für elektronische Rechnungen?

Ja, zur Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen wird eine spezielle Software benötigt, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Myfactory bietet hier eine vollständig integrierte Lösung an, die alle Anforderungen der Pflicht zur E-Rechnung erfüllt. Die ERP-Software von Myfactory ermöglicht die einfache Erstellung, Versendung und den Empfang von E-Rechnungen in den geforderten Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD, ohne dass zusätzliche Module oder externe Dienstleister benötigt werden.