E-Rechnung für KMU – Rechnungsprogramm & elektronische Rechnung

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen in einem speziellen maschinenlesbaren Format elektronisch gesendet und empfangen. Der automatisierte Prozess bei Versand und Empfang und die weitere digitale Bearbeitung bis hin zur Bezahlung der Rechnung ermöglichen einen durchgehend digitalen Prozess.

Zu den konkreten Vorteilen zählen:

• Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten
• Senkung der Prozesskosten um bis zu 60% im Vergleich zu Papierrechnungen
• Beschleunigung des Rechnungslaufs und damit schnellere Zahlungen
• Umweltfreundlichkeit durch Reduktion von Papier- und Transportaufwand
• Verbesserte Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit

Seit Januar 2025 ist die elektronische Rechnung bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Bereits seit November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen. In zahlreichen Ländern gibt es Verpflichtungen zu elektronischer Rechnungsstellung – vorwiegend im Bereich B2B und B2G. Dabei greifen mitunter Ausnahmen und Übergangsregelungen, z.B. nach Unternehmensgröße – dennoch lässt sich festhalten, dass der Trend klar hin zur weiteren Digitalisierung des Rechnungswesens geht. Daher betrifft die E-Rechnungspflicht Kleinunternehmer früher oder später genau wie größere Unternehmen und KMU.

Die E-Rechnung ist eine elektronisch übermittelte Rechnung, die bestimmte Kriterien hinsichtlich des Formates, der Unveränderlichkeit und der Archivierung erfüllt. Eine elektronische Rechnung ist gemäß der neuen Definition eine Rechnung, die im strukturierten und elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie elektronisch verarbeitet werden kann. Elektronische Rechnungen bestehen aus einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz. Das XRechnung-Format erlaubt wie ZUGFeRD ein maschinenlesbares XML-Format, elektronische Rechnungen auf Seiten des Rechnungsempfängers automatisch einzulesen und weiterzuverarbeiten. Anders als ZUGFeRD wird das erzeugte XML jedoch nicht in ein PDF-Dokument eingebettet, sondern als separate Datei an den Rechnungsempfänger gesendet (ggf. auch zusätzlich zur PDF-Rechnung).

XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland etabliert wurde. Das Modell hat die europäische Norm in einen nationalen Standard überführt. XRechnung kann unter anderem via EDI (Eletronic Data Interchange) ausgetauscht werden. Die Einführung einer EDI-Lösung macht vor allem für große Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen Sinn. Für mittelständische und kleine Unternehmen empfiehlt sich eher ZUGFeRD. Dieses Format ist ab Version 2.0.1 ebenfalls XML-fähig.

Tipp:

Mit der XRechnung kann noch eine Datei mitgeschickt werden, die den Empfänger mit einer visuellen Darstellung unterstützt: Dafür stehen in Myfactory zahlreiche Formate für die Einbettung in die XRechnung zur Auswahl, wie z.B.: PDF, PNG, JPEG, XLSV, CSV. Bei Bedarf ist dies auch kundenindividuell steuerbar.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Dateiformat, das aus einer Kombination von PDF und dem XRechnungsprofil XML besteht. Man spricht daher von einem hybriden Format. Eine Rechnung in diesem Format kann elektronisch verarbeitet werden. Zielgruppe des Formats ZUGFeRD sind unter anderem der Mittelstand, aber auch kleine und kleinste Unternehmen, die wenige Rechnungen pro Jahr versenden oder mit Partnern zu tun haben, mit denen kein regelmäßiger Geschäftskontakt besteht und nur wenige Rechnungen ausgetauscht werden. Myfactory unterstützt auch die Versionen 2.0 und 2.1 der ZUGFeRD-Spezifikation.

Eine Myfactory E-Rechnung lässt sich im Handumdrehen erstellen: Via Click wird bei der PDF-Ausgabe elektronischer Rechnungsbelege (Download und Mail) im Hintergrund automatisch eine XML-Datei in den PDF-Rechnungsbeleg integriert (je nach Auswahl unter "Elektronische Rechnung Datenformat" ist das entweder eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-XML-Datei bzw. eine Datei im internationalen factur-x-Format). Die darin enthaltenen strukturierten Rechnungsinformationen lassen sich dann in das System des Rechnungsempfängers einlesen.

1. Möglichkeit: ZUGFeRD-Rechnung mit Myfactory (unser Tipp)

Generell ist das hybride Format ZUGFeRD für KMU eine praktische Lösung, mit der die neuen Pflichten schnell umgesetzt werden. Großer Vorteil: Mit dem PDF-Viewer kann die Rechnung jederzeit eingesehen werden. Für Unternehmen mit B2B- und B2C-Kunden ist ZUGFeRD daher eine gute Wahl.

2. Möglichkeit: XRechnung mit Myfactory

Die XRechnung wird ebenfalls von Myfactory unterstützt, sie spielt in der Regel jedoch eher bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) eine Rolle. Es handelt sich dabei um einen Datensatz, der nur aus dem rein maschinenlesbaren XML-Format besteht.

Der Anwender kann einfach auswählen, ob die elektronische Rechnung via Datenimport hochgeladen oder direkt per E-Mail im System eintrifft. Für E-Mails kann ein Postfacheingang direkt in Myfactory aktiviert werden. Dort wird die Rechnung automatisch eingelesen. Sie wird im System hinterlegt und kann dann direkt im ERP weiterverarbeitet bzw. an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Zur revisionssicheren Archivierung bietet sich die Anbindung einer DMS-Lösung wie docuvita an.

Auch beim Versand von elektronischen Rechnungen gibt es vielfältige Optionen: E-Rechnungen können entweder direkt aus Myfactory übermittelt werden oder als Anhang einem E-Mail beigefügt werden. Dabei könne auch etwaige Belegdokumente hinzugefügt werden.

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie herkömmliche Papierrechnungen. In Deutschland beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Wichtig dabei ist, dass die Rechnungen während dieser Zeit in ihrem Originalformat unveränderbar, vollständig und jederzeit zugänglich archiviert werden müssen. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) müssen eingehalten werden. Eine DMS-Lösung wie die Anbindung von docuvita an Myfactory stellt sicher, dass diese Anforderungen erfüllt werden.

Nein, die ab Januar 2025 geltende Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft zunächst nur den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Für Rechnungen an Privatkunden (B2C) besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Allerdings können Unternehmen ihren Privatkunden freiwillig E-Rechnungen anbieten, sofern diese damit einverstanden sind.

Der Übergang zur E-Rechnung sollte systematisch geplant werden:

1. Bestandsaufnahme: Analysieren Sie, wie viele Rechnungen Sie monatlich versenden und empfangen und mit welchen Geschäftspartnern Sie hauptsächlich kommunizieren.
    
2. Software prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software E-Rechnungen unterstützt. Mit Myfactory sind Sie bereits bestens ausgestattet.
    
3. Mitarbeiter schulen: Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter über den Umgang mit E-Rechnungen.
    
4. Geschäftspartner informieren: Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern mit, dass Sie auf E-Rechnungen umstellen.
    
5. Testphase: Führen Sie einen Testlauf mit ausgewählten Geschäftspartnern durch.
    
6. Vollständige Implementierung: Nach erfolgreicher Testphase stellen Sie vollständig auf E-Rechnungen um.

Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD und technisch identisch. Es handelt sich dabei um ein gemeinsames deutsch-französisches Format für elektronische Rechnungen. In der Praxis bedeutet dies, dass eine ZUGFeRD-konforme Rechnung auch Factur-X-konform ist und umgekehrt. Das Format wird europaweit immer mehr zum Standard und ermöglicht einen grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Rechnungen. Myfactory unterstützt auch das Factur-X-Format.

Die E-Rechnungspflicht variiert je nach Land. In der Europäischen Union gibt es mit der Richtlinie 2014/55/EU einen gemeinsamen Rahmen für elektronische Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen. Viele EU-Länder haben jedoch eigene Regelungen, die teilweise über diese Mindestanforderungen hinausgehen. In Italien beispielsweise gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2019 für alle B2B-Geschäfte. Mit Myfactory können internationale E-Rechnungsformate wie Factur-X unterstützt werden, was den grenzüberschreitenden Handel erleichtert.

Die Kosten für die Einführung von E-Rechnungen variieren je nach Unternehmensgröße und bestehender IT-Infrastruktur:

• Softwarekosten: Mit Myfactory Cloud ERP sind die grundlegenden Funktionen für E-Rechnungen bereits im System enthalten.
• Schulungskosten: Mitarbeiter müssen im Umgang mit E-Rechnungen geschult werden.
• Prozessanpassungen: Interne Abläufe müssen möglicherweise angepasst werden.

Langfristig führt die Umstellung jedoch zu erheblichen Kosteneinsparungen durch:

• Reduzierte Materialkosten (kein Papier, keine Briefumschläge)
• Sinkende Portokosten
• Geringerer personeller Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung
• Verbesserte Liquidität durch schnellere Zahlungsprozesse

Bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 können verschiedene Konsequenzen drohen:

• Geschäftspartner könnten die Annahme von Papierrechnungen verweigern
• Verzögerungen bei der Bezahlung von Rechnungen
• In bestimmten Fällen könnten steuerrechtliche Konsequenzen drohen

Es empfiehlt sich daher, rechtzeitig auf E-Rechnungen umzustellen und die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

Grundsätzlich ja, aber mit Einschränkungen. Es gibt verschiedene Portallösungen und Online-Dienste, die das Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen ohne eigene spezielle Software ermöglichen. Für KMU, die regelmäßig Rechnungen stellen und empfangen, ist jedoch eine integrierte Lösung wie Myfactory empfehlenswert, da hier der gesamte Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Verbuchung und Archivierung in einem System abgebildet werden kann.

E-Rechnungen haben steuerlich den gleichen Status wie Papierrechnungen. Um den Vorsteuerabzug geltend zu machen, müssen E-Rechnungen alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten. Zudem muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Dies wird durch die strukturierten Formate wie XRechnung und ZUGFeRD automatisch sichergestellt. Die revisionssichere Archivierung für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von 10 Jahren ist ebenso wichtig wie bei Papierrechnungen.