ERP-System – einfach und verständlich erklärt

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ERP-System – einfach und verständlich erklärt

von Sandra Bültermann am 15.12.2020

Sie haben schon öfter etwas von ERP gehört und dass sich damit Unternehmensprozesse vereinfachen und automatisieren lassen? Jetzt möchten Sie mehr über diese erfolgversprechenden Systeme wissen? Dann sind Sie hier genau richtig. Wir erklären, was sich hinter den drei Buchstaben verbirgt.

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Was bedeutet ERP?

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“, was auf Deutsch so viel bedeutet wie "Unternehmens-Ressourcen-Planung". Es geht also um die Steuerung der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen. Dazu zählen beispielsweise Produktionsmittel, Kapital und Mitarbeiter. ERP ist somit die Organisation sämtlicher administrativen, dispositiven und kontrollierenden Tätigkeiten eines Unternehmens – mit dem Ziel,

organisatorische Abläufe und Strukturen zu verbessern,
sich schneller an Markt- und Unternehmensveränderungen anpassen zu können
sowie Geschäftsprozesse zu optimieren.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine modular aufgebaute Softwarelösung zur Ressourcenplanung und -steuerung in Unternehmen. Im Idealfall bildet das ERP-System sämtliche Bereiche und Prozesse eines Betriebes ab: von der Buchhaltung über den Einkauf bis hin zu Logistik und Personalwesen. Basis ist eine gemeinsame Datenbank, in der sämtliche Informationen gepflegt und verwaltet werden. Alle Daten stehen den Beteiligten über das System zur Verfügung und sind nur einen Klick entfernt. Dadurch entfällt nicht nur die mehrfache Dateneingabe. Sich wiederholende Arbeitsabläufe werden auch vereinfacht und lassen sich weitestgehend automatisieren. Das wiederum bedeutet für das Unternehmen Kosten-, Zeit- und Aufwandsersparnisse. Zudem gibt das ERP-System einen umfassenden Unternehmensüberblick. Und der kann entscheidend sein: Nur wer alle Informationen zu offenen Posten oder Auftragsrückgängen kennt, kann fundierte Entscheidungen treffen.

Historie

Um die Entstehung von ERP-Systemen zu verstehen, werfen wir einen kurzen Blick in die Vergangenheit. Vorläufer waren in den 1960er Jahren die sogenannten MRP-Systeme („Material Requirement Planning“), die als erste elektronische Hilfsmittel für die Industrie entwickelt wurden. Ihre einzige Funktion war die Materialbedarfsplanung. In den 80er Jahren kamen Erweiterungen zur Produktionsplanung und -steuerung hinzu. Entsprechend hießen diese Anwendungen PPS. Zwischen 1990 und 2000 entstanden schließlich die ersten ERP-Systeme mit integrierten Funktionen für Vertrieb, Personal- und Rechnungswesen.

Die Historie zeigt, dass ERP-Systeme laufend modernisiert und weiterentwickelt wurden. Und das hat sich bis heute nicht geändert. Moderne ERP-Lösungen sind im Gegensatz zu ihren Vorgängern in ihrer Anwendung nicht mehr nur auf den industriellen Einsatz beschränkt, sondern für jeden Wirtschaftszweig geeignet, da sie alle wertschöpfenden Unternehmensbereiche abbilden und diese miteinander vernetzen.

Welche Unternehmensbereiche erfasst ein ERP-System?

Zu den klassischen ERP-Funktionen gehören Produktion und Warenwirtschaft. Damit lassen sich in Fertigungsbetrieben bereits viele Prozesse abbilden: etwa Produktionsplanung und -steuerung, Logistik und Lagerverwaltung sowie die Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Doch moderne ERP-Systeme können viel mehr leisten. Dank des modularen Aufbaus lassen sich ERP-Systeme individuell an die Anforderungen von Unternehmen anpassen. Je nach Bedarf kann das ERP beispielweise folgende Bereiche unterstützen:

Beschaffung
Produktion
Materialwirtschaft
Vertrieb
Personalwesen
Dokumentenmanagement
Finanz- und Rechnungswesen
Marketing
eCommerce
Controlling

Ein ERP integriert also eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen, deren gesammelten Daten in einer zentralen Datenbank verarbeitet und gespeichert werden. (Weiter unten beleuchten wir die einzelnen Module noch genauer.) Damit ermöglichen ERP-Lösungen die Steuerung sämtlicher in einem Unternehmen ablaufender Geschäftsprozesse. Und das abteilungs- und standortübergreifend!

Für die oben aufgeführten Funktionen sind zwar auch Einzelsysteme verfügbar, doch diese sind nicht empfehlenswert, da durch fehlende Schnittstellen oder Inkompatibilität oftmals genau die Vorteile von ERP-Systemen verloren gehen: und zwar eine einfache Datenpflege sowie der umfassende Unternehmensüberblick.

Moderne ERP-Systeme aus der Cloud

Mit dem Begriff „ERP aus der Cloud“ begann Anfang 2000 die Einführung einer neuen Generation von ERP-Systemen. Dabei handelt es sich um Software-as-a-Service (kurz: SaaS). Im Gegensatz zu On-Premise-Lösungen, die im eigenen Serverraum des Unternehmens betrieben werden, läuft das SaaS-ERP webbasiert und plattformunabhängig. Der Anwender greift auf die ERP-Funktionen online zu und entrichtet dafür eine monatliche Gebühr. Installation und Wartung erfolgen zentral beim Anbieter und sind Bestandteil der Leistungen. Aufgrund des modularen Aufbaus sind Cloud-ERP-Systeme gut skalierbar und damit insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen interessant. Dank der internetbasierten sowie funktionalen Architektur lassen sich zudem Anpassungen und Änderungen schneller durchführen. Aber lassen Sie uns die Vorteile einmal genauer betrachten:

Vorteile von cloudbasierten ERP-Lösungen

# Transparente Kosten

Ein Cloud-ERP gewährleistet absolute Transparenz der Kosten, die in der Regel vom Nutzungsumfang abhängen. Bei einem Cloud-ERP zahlen Sie nur die Funktionen bzw. Module, die Sie auch wirklich brauchen: z. B. Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Kundendaten. Sie bestimmen den Funktionsumfang Ihres ERP-Systems. Durch flexible Laufzeiten sowie individuelle Abos lassen sich die Nutzungsgebühren gut planen und budgetieren.

# Wartungsfreier Betrieb

Im Gegensatz zu herkömmlichen On-Premise-Installationen entfallen bei einem Cloud-ERP für Sie bzw. für Ihre IT-Abteilung die Wartungsarbeiten. Das Hochladen von Erweiterungen, Patches, Updates u. ä. erfolgt durch den Anbieter, sodass Sie sich keine Sorgen um den dauerhaften Betrieb der Anwendung machen müssen. Sie arbeiten stets mit der aktuellsten Version.

# Mobiler Einsatz

Zu den hervorzuhebenden Vorteilen des Cloud-ERPs gehört, dass Sie jederzeit und überall Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten haben. Da keiner mehr auf einen fixen Arbeitsplatz angewiesen ist, werden Sie und Ihre Mitarbeiter mobil und flexibler. Einerseits fördert das eine positive Work-Life-Balance. Andererseits kann die Nutzung mobiler Devices auch Ihr Dienstleistungsangebot erweitern. So lassen sich beispielsweise direkt beim Kunden Angebote erstellen oder Zusatzleistungen erbringen. Die Mobilität eines Cloud-ERPs verspricht also sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern und Kunden einen spürbaren Mehrwert!

# Flexible Skalierbarkeit

Neue Technologien und Märkte sorgen für einen ständigen Wandel. So eröffnen sich in Zukunft vielleicht auch Ihrem Unternehmen neue Geschäftsmodelle, neue Vertriebswege u. ä. Ganz gleich, was passiert, ein Cloud-ERP lässt sich flexibel den veränderten Gegebenheiten anpassen – sei es bei Lizenzen, Verfügbarkeit oder Funktionen. Da keine physische Infrastruktur erforderlich ist, erleichtert ein Cloud-ERP Ihnen die Expansion in neue Märkte ebenso wie auch die Kostenanpassung durch saisonale Geschäfte.

# Individuelle Erweiterbarkeit

Den entscheidenden Wettbewerbsvorteil machen oft die individuellen Unterschiede aus. Daher ist es wichtig, dass sich die Software gezielt anpassen lässt, um dem eigenständigen Charakter Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Moderne Cloud-ERP-Systeme unterstützen die Anbindung von Zusatzprogrammen, Webservices, API-Schnittstellen oder die Integration spezifischer Drittsysteme. Sichern Sie sich so einen Wettbewerbsvorteil!

# Sicherheit

Die Sicherheit von Cloud-Services wird regelmäßig diskutiert. Doch es lässt sich festhalten: Unternehmenssoftware aus der Cloud ist sogar sicherer als der Betrieb im eigenen Serverraum. Moderne Data Center haben so extrem hohe Sicherheitsstandards, mit denen die Sicherheitsvorkehrungen von KMU nicht mithalten können. Für uns bei myfactory hat die Sicherheit Ihrer Daten absolute Priorität. Unsere Server werden in Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz mit den höchsten Standards für Schadensabwehr und Zutrittskontrollen betrieben. Zudem gewährleisten Notstromaggregate, Löschanlagen und Brandabschnitte den Schutz vor Brand. Die Nutzung einer Cloud-Anwendung hat für Sie den Vorteil, dass Sie weitestgehend von der Sicherheitsverantwortung entlastet werden und ruhig schlafen können.

So vereinfacht myfactory Ihre Geschäftsprozesse

myfactory unterstützt Sie neben dem ERP mit allen Funktionen, die Sie für Ihr Dienstleistungs-, Produktions- oder Handelsunternehmen benötigen. Überzeugen Sie sich selbst:

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myfactory ERP-Module im Überblick

ERP

myfactory.ERP umfasst und vereinfacht die betriebliche Planung und Steuerung der Geschäftsbereiche Einkauf, Disposition, Lagerhaltung sowie Verkauf. Zudem ermöglicht das Modul die Verwaltung sämtlicher Informationen zu Artikeln, Lieferanten und Kunden. Mit der integrierten Betriebsstättenverwaltung lassen sich Stammdaten betriebsstättenübergreifend führend, während Bewegungsdaten wie Einkaufs- und Verkaufsbelege betriebsstättenabhängig erfasst werden.

Eine vollständige Übersicht der Funktionen von myfactory.ERP finden Sie hier.

CRM

Im CRM-System – die Abkürzung steht für „Customer Relationship Management“ – dreht sich alles um den Kunden. Beim Aufbau von Kundenbeziehungen sind in der Regel mehrere Abteilungen und Personen involviert: Vertrieb, Marketing, Support, Rechnungswesen. Das CRM-System sammelt zentral alle Kundeninformationen und macht sie schnell verfügbar, was strukturierteres Arbeiten und effizientes Marketing verspricht. Automatismen, wie aus einem Angebot eine Rechnung zu generieren, bringen Erleichterung und Effizienz. Unsere integrierte CRM on demand-Lösung ermöglicht es, Kunden auf eine wesentlich persönlichere Art und Weise anzusprechen. Und Kunden spüren diese Wertschätzung, da der Gesprächspartner beim nächsten Telefonat genau weiß, was mit wem wann vereinbart wurde.

Überzeugen Sie sich selbst vom Umfang von myfactory.CRM.

eCommerce

myfactory.eCommerce integriert Internetauftritt und Webshop ins ERP. Ohne Agentur oder Programmierer richten Sie Ihren Webauftritt, Webshop oder ein B2B-Unternehmensportal ein. Mit wenigen Klicks lassen sich Artikellisten darstellen, Login-Bereiche einrichten oder Kontaktformulare anlegen. Bestellungen im Online-Shop können direkt disponiert bzw. weiterverarbeitet werden – in Echtzeit und ganz ohne Schnittstelle. So erreicht die Ware schneller den Kunden! Registrierte Kunden können zudem ihre Bestellhistorie abrufen, Adressangaben ändern und den Status aktueller Bestellungen einsehen.

Welche weiteren Funktionen in myfactory.eCommerce auf Sie warten, erfahren Sie hier.

Business Manager

Im myfactory Business Manager steht die Organisation Ihres Teams im Mittelpunkt. Zu den integrierten Funktionen zählen Aufgaben- und Terminmanagement, Dokumentenverwaltung sowie ein E-Mail-Client. Gemeinsame Postfächer vereinfachen die Zusammenarbeit im Team. Ein schwarzes Brett reduziert den innerbetrieblichen E-Mail-Verkehr. Statusanzeigen geben Überblick, wer gerade am Platz, im Meeting oder außer Haus ist. Aufgaben lassen sich direkt Mitarbeitern zuweisen und Termine sichtbar zu- oder absagen. Eingehende E-Mails können auch direkt mit einem Kunden verknüpft werden (wo sich wieder ein Vorteil eines modularen Systems aus einer Hand offenbart).

Informieren Sie sich ausführlich über den myfactory Business Manger.

FMS – Finanzen

Das myfactory.FMS überwacht und erfasst sämtliche Geld- und Leistungsströme, die infolge betrieblicher Prozesse entstehen. Das Modul deckt den gesamten Funktionsumfang des Rechnungswesens ab: Erfassung von Buchungen, Auswertungen, Datenaustausch, Umsatzsteuervoranmeldung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen ...

Übrigens: Unsere Finanzbuchhaltung besitzt das TÜV Süd Siegel. Gemäß des Prüfungsstandards IDW PS 880 und nach ISO/IEC 25051:2014 wurde mehrfach die GoBS-Konformität zertifiziert.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Funktionen von myfactory.FMS.

HRM

Das Personalmanagement gehört zu den zentralen Aufgaben der Unternehmensführung. Neben der Personalverwaltung stehen Personalbedarfsplanung und Personalbeschaffung im Mittelpunkt von myfactory.HRM („Human Resources Management“). Das Modul ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Personaldaten und bietet ein komfortables Zeiterfassungssystem. Des Weiteren lassen sich Abwesenheiten beantragen, genehmigen und verwalten, Auswertungen anfertigen oder Mitarbeiterüberlassungen abwickeln.

Hier geht’s zur Funktionsübersicht von myfactory.HRM.

MIS

Beim myfactory.MIS – das steht für „Management Information System“ – handelt es sich um das Planungs- und Auswertungswerkzeug, welches wichtige Unternehmensinformationen sammelt und aufbereitet. Auf Basis der Informationen lassen sich Analysen durchführen, Probleme lösen oder strategische Entscheidungen treffen. Das MIS ermöglicht ein effizientes Controlling und eine erfolgsorientierte Lenkung des Unternehmens.

Weitere Informationen zu myfactory.MIS gibt’s hier.

PPS – Produktion

Früher brauchte es aufwändige Schnittstellen zu anderen Systemen, um die Produktion mit Funktionen wie Beschaffung und Vertrieb zu verzahnen. In heutigen ERP-Systemen sind alle Prozesse perfekt aufeinander abgestimmt und arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das myfactory.PPS (Produktionssteuerungs- und Produktionsplanungssystem) organisiert die gesamte Produktion und bildet die Grundlage für eine effektive und vor allem kostengünstige Fertigungskette. Die Aufgabe der Produktionsplanung ist eine Vorausplanung von Fertigungsvorgängen. Und die Produktionssteuerung gibt die geplanten Fertigungsaufträge frei und koordiniert bzw. kontrolliert sie. Zu den weiteren Aufgabenbereichen der PPS gehören unter anderem Bedarfsplanung, Fertigungssteuerung, Kalkulation, Kapazitäts- und Terminplanung.

Eine Übersicht dieser und weiterer Funktionen von myfactory.PPS finden Sie hier.

POS – Zusatzmodul Kasse

Jeder Händler freut sich, wenn die Kasse klingelt. Und sowohl Kunden als auch Kassierer wünschen sich einen reibungslosen, unkomplizierten Bezahlvorgang. Bei myfactory.POS („Point of Sale“) steht daher einfaches und schnelles Kassieren im Vordergrund. Das cloudbasierte Kassensystem beinhaltet sämtliche Kassenvorgänge eines konventionellen Kassensystems und eignet sich für die mobile Nutzung, etwa an temporären Verkaufsständen oder Messen. Dank der Integration ins ERP haben Kassierer beispielsweise Zugriff auf Kundendaten, Artikel sowie Bestände. Zudem werden abgeschlossene Kassenbelege direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben. Und das sind nur einige der Funktionen der integrierten POS-Lösung.

Welche Funktionen von myfactory.POS Ihre Kasse zum Klingen bringen, lesen Sie hier.

Wer braucht ein ERP-System?

Zum Schluss stellt sich nun die Frage, wer überhaupt ein ERP-System braucht. Die kurze Antwort: jedes Unternehmen. Wir wollen das aber ein wenig ausführen. Bei der Gründung einer Firma sind Aufträge, Bestandslisten und Kundendaten noch überschaubar und mit Excel zu bewältigen. Doch mit steigendem Erfolg nimmt die Datenmenge zu; ebenso die Anzahl der Mitarbeiter. Aus Arbeitsplätzen werden Abteilungen, neue Geschäftszweige kommen hinzu, die Ansprüche wachsen. Dazu ist es essenziell, dass zuverlässige Zahlen vorliegen. Selbst wenn einzelne Abteilungen gute Softwarelösungen nutzen, fehlt meist der einheitliche Austausch bzw. die Kommunikation unter ihnen. Das führt in der Regel dazu, dass Daten in einem System bearbeitet, aber nicht an ein anderes übertragen werden. Redundante Daten sind vorprogrammiert! Oder verschiedene Datensätze, die eigentlich die gleichen Informationen enthalten sollten, führen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Durch die Prüfung der Daten auf ihre Richtigkeit entsteht für den Betrieb ein hoher Kosten- und Zeitaufwand. Und dieser Aufwand wird mit wachsender Unternehmensgröße nicht weniger!

Ein ERP-System garantiert hier sowohl Start-Ups als auch bestehenden KMU ein verlässliches Datenmanagement. Je nach Bedarf lässt sich auf kleinem Niveau beginnen, sprich: mit genau den Funktionen, die das Unternehmen braucht. Mit wachsender Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahlen können dann Module oder Nutzer-Lizenzen hinzu gebucht werden. Im Idealfall bildet das ERP-System schließlich alle notwendigen Prozesse Ihres Unternehmens ab.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäftsführer der myfactory International GmbH. Seine Leidenschaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partnervertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu individualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil einsetzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmenssoftware ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.