Vermeiden Sie diese 5 Fehler bei der ERP-Einführung
Die Einführung einer neuen ERP-Software ist in Unternehmen stets ein anspruchsvolles Projekt. Die Ziele, die mit einem ERP-Projekt einhergehen, sind daher sehr hoch gesteckt und drehen sich immer um eine organisatorische Verbesserung der Unternehmensprozesse sowie eine Zeit- und Kostenersparnis. Moderne ERP-Software kann durch ganzheitliche Ansätze und eine starke Prozessorientierung hier natürlich eine große Optimierung der Business Prozesse und des gesamten betrieblichen Ablaufs erzielen; vorausgesetzt, dass die ERP-Einführung sorgfältig geplant und umgesetzt wird. Denn häufig enden ERP-Projekte aufgrund zahlreicher Fehler in der Praxis in Chaos oder hinken weit dem Projektplan hinterher, da immer wieder dieselben Fehler bei der ERP-Einführung wiederholt werden. In diesem Artikel stellen wir Ihnen daher fünf der häufigsten Fehler im ERP-Projekt vor, die Sie tunlichst vermeiden sollten.
Fehler Nr. 1: bestehende Business Prozesse werden ignoriert
Einhergehend mit der übergeordneten Zielsetzung bei der ERP-Einführung, werden oftmals mit dem GO Live des neuen Systems auch neue Unternehmensprozesse etabliert. Hieran ist auch nichts Verwerfliches zu finden, so lange die Prozessoptimierung in geregelten Bahnen verläuft. Dies bedeutet vor allem, dass zu Beginn des ERP-Projekts als eine der zentralen Maßnahmen eine Anforderungsanalyse durchgeführt werden sollte, die auch alle bisherigen Business Prozesse aufnimmt. Im Anschluss kann hier mit Verantwortlichen der Abteilungen sowie mit externen IT-Beratern Optimierungspotenziale entdeckt und umgesetzt werden. Während der Definition des Lastenheftes sollten diese neuen Prozesse bereits Bestandteil sein und als Anforderungen an die ERP-Anbieter ausgegeben werden, sodass auch von Anfang an die Key-User diese Prozesse in der Testumgebung umsetzen und in diesen geschult werden können.
Während der nachfolgenden Schulungen der restlichen Mitarbeiter ist so sichergestellt, dass alle Nutzer die neuen Prozesse verstehen und auch anwenden. Durch den Input der Fachabteilungen während der Anforderungsanalyse kann so sichergestellt werden, dass Prozesse nicht verschlimmbessert werden, die von den Abteilungen nicht mitgetragen werden.
Fehler Nr. 2: das Potential der neuen ERP-Software wird nicht ausgeschöpft
Bei der Einführung von ERP-Lösungen in KMU ist immer wieder zu beobachten, dass nach Abbildung aller bestehenden und neu definierten Unternehmensprozessen eine Art Lethargie Einzug hält. Als Folge dieser Entwicklung werden viele Potentiale, die die neue ERP-Software dem Unternehmen bringen könnte, schlichtweg ignoriert; zusätzliche Funktionen fristen oftmals ein Schattendasein und werden bestenfalls nur von wenigen Anwendern eingesetzt. Damit das in Ihrem Unternehmen nicht passiert, sollten Sie sich bereits im ERP-Projektplan Gedanken dazu machen, was nach dem Go Live passiert. Empfehlenswert ist es hier in Zusammenarbeit mit einem externen Berater oder dem ERP-Anbieter selbst zu besprechen, welche zusätzlichen Möglichkeiten es gibt, welche Chancen ein Einsatz dieser Optionen mit sich bringen kann und wie die Anwender daraufhin optimal geschult werden sollten. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter das Potential der neuen ERP-Anwendung auch voll ausschöpfen.
Fehler Nr. 3: der falsche ERP-Anbieter wurde ausgewählt
Immer wieder kommt es während einer ERP-Einführung vor, dass der falsche ERP-Anbieter ausgewählt und mit der Umsetzung der neuen Software beauftragt wurde. Die ersten Anzeichen treten meistens bereits während der Einführungsphase in der Test-Umgebung auf, spätestens wenn die Key-User jedoch beginnen sich mit dem System vertraut zu machen, fällt dann auf, dass bestimmte Prozesse nicht abgebildet werden können, das ERP-System viel zu umfangreich ist oder von den Anwendern nicht ordentlich bedient werden kann.
Vermeiden Sie diesen kostspieligen Fehler, indem Sie bei der Prozessanalyse bereits sehr detailliert vorgehen und vor allem das Know-how Ihres Unternehmens sowie den Blick von außen durch einen externen Berater anfordern. Werden von Anfang an alle Prozesse detailliert erfasst und die Anforderungen sauber ins Lastenheft übertragen, so können Sie sicherstellen, dass der gewählte ERP-Anbieter diese Anforderungen auch erfüllen kann. Der externe Berater kann Sie auch dabei unterstützen, die Spreu vom Weizen zu trennen und hinter gelungene Präsentationen sowie Hochglanzprospekten zu blicken, um wirklich die für Sie optimale ERP-Lösung zu selektieren, die auch vom Kosten-Nutzen-Verhältnis überzeugen kann. Bedenken Sie bei der ERP-Anbieter-Auswahl auch immer, dass Sie zukünftig weiter mit diesem Hersteller in Kontakt stehen werden.
Fehler Nr. 4: fehlende Einbindung der ERP-Software Anwender
Auch wenn es jetzt bereits einige Male erwähnt wurde, so beziehen doch viele Unternehmen die Fachbereiche und die letztlichen Endanwender der ERP-Software viel zu spät in den Einführungs-Prozess mit ein – wenn überhaupt. Dabei ist es oftmals genau dieser Input, der bei der Prozessanalyse und bei der Prozessoptimierung ausschlaggebend ist. Neben dem fehlenden Input können bei einigen Anwendern, die gerade technisch weniger affin sind, Ängste vor der neuen Software und den veränderten Prozessen auftreten. Durch eine mangelnde Informationspolitik sorgen Sie auch dafür, dass die neue ERP-Software erstmals auf wenig Akzeptanz treffen wird. Beziehen Sie daher Ihre Mitarbeiter und damit die letztlichen Endanwender von Anfang an ins ERP-Projekt mit ein und halten Sie entsprechende Ressourcen frei, damit sich diese auch wirklich aktiv einbringen können. So sorgen Sie nicht nur für den bestmöglichen Input, sondern direkt auch für eine gute Akzeptanzgrundlage und eine raschere Einführung.
Fehler Nr. 5: mangelhaftes Projektmanagement
Die Einführung einer ERP-Software unterliegt den allgemein geltenden Regeln des Projektmanagements, welche auch unbedingt Anwendung finden sollten. Ein ERP-Projekt ohne fundiertes Projektmanagement ist in den meisten Fällen bereits im Vorhinein zum Scheitern verurteilt. Das ERP-Projekt sollte als Stabsstelle der Geschäftsleitung etabliert werden, denn hier werden grundsätzliche Parameter wie das Budget oder der Zeitplan abgesteckt. Auch der Projektleiter wird im Anschluss von der Geschäftsleitung benannt und mit der Aufgabe der Erfüllung beauftragt. Dieser sollte auf jeden Fall sowohl im Unternehmen etabliert sein, als auch über Erfahrung im Projektmanagement verfügen, um die Möglichkeit eines Scheiterns zu minimieren. Zusätzlich wird in der Regel ein Projektteam gebildet, welches unter der Führung des Projektleiters eng zusammenarbeitet und aus Mitarbeitern der jeweiligen Fachabteilungen besteht.
Als wichtige Schritte sollte das Projektteam in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung SMARTe Ziele und Meilensteine für den Projektplan erarbeiten. Dieses Vorgehen sollte den Mitarbeitern rechtzeitig kommuniziert werden, entsprechende Ressourcen bei den Beteiligten sollten unbedingt im Vorhinein reserviert werden.
Fazit
Abschließend lässt sich festhalten, dass bei einer ERP-Einführung einige Fallstricke auf Unternehmen warten. Wird jedoch von Anfang an ein Projektteam aufgestellt, welches detailliert und sorgfältig arbeitet, sowie die Unterstützung von einem externen Berater eingeholt, so wird die Gefahr des Scheiterns auf ein Minimum reduziert und dafür gesorgt, dass ein ERP-Projekt auch wirklich im gesteckten Zeit- und Budgetrahmen umgesetzt wird.