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Transparente Geschäftsprozesse mit System

Transparente Geschäftsprozesse mit System

 

Wettbewerbsfähigkeit beruht mehr denn je auf transparenten und effizienten Prozessen. Die Grundlagen dafür bilden durchgehende Daten- und Werteflüsse im Unternehmen. Moderne, integrierte ERP-Gesamtlösungen sorgen dafür, dass alle kaufmännischen Abläufe jederzeit mit aktuellen Daten unterstützt werden. Der Wegfall von Insellösungen und Medienbrüchen verkürzt nicht nur Durchlaufzeiten, sondern erhöht gleichzeitig die Prozesstransparenz. Worauf es dabei ankommt, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

 

Durchgehender Daten- und Wertefluss 

 

Zu den großen Vorteilen eines integrierten ERP-Systems gehört die Möglichkeit, den gesamten Daten- und Wertefluss durchgehend abzubilden. Dadurch lassen sich zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort innerhalb eines Prozesses aktuelle Informationen abrufen. Was heißt das in der Praxis? Das gesamte Unternehmen hat Zugriff auf einheitliche Echtzeitdaten – seien dies geplante oder effektive Veränderungen von Lagerbeständen, Kundenbestellungen oder Fertigungskosten und Preiskalkulationen. Zeitverzögerungen bei der Synchronisation von Daten gehören der Vergangenheit an. Die grundlegende Transparenz bei Daten und Werten ermöglicht es wiederum, die Arbeitsabläufe zu vernetzen und zu beschleunigen. Gleichzeitig gewinnt das Unternehmen die Übersicht, was gerade wo und wie in welchem Bereich passiert. Ein durchgehender Daten- und Wertefluss unterstützt die Erstellung aussagekräftiger Auswertungen, ohne dass die Informationen aus unterschiedlichen Systemen mühsam zusammengetragen und unter Umständen noch in ein einheitliches Format konvertiert werden müssen.  

 

Integrierte statt isolierter Systeme 

 

Die heutige Welt ist multikulturell – auch in digitaler Hinsicht. Nebst den klassischen ERP-Anwendungen (Verkauf, Einkauf, Logistik, Produktion usw.) umfasst der Funktionsumfang zahlreiche weitere Bereiche wie Kundenmanagement (CRM), Dokumentenmanagement (DMS) oder auch Business Intelligence Reporting (BI). Immer mehr gewinnt E-Commerce an Bedeutung. Kein Wunder, haben moderne Gesamtlösungen auch diesen Teil inzwischen fest in ihren Leistungskatalog integriert. Zu Recht, denn nur eine enge Verbindung zwischen Online- und Offline-Prozessen erlaubt es, den Datenaustausch bzw. die Arbeitsabläufe transparent in einem einzigen System darzustellen. Insellösungen sind aufgrund der benötigten Schnittstellen und Medienbrüche wenig geeignet. Gerade bei bereichsübergreifenden Prozessen, z.B. zwischen Innen- und Außendienst oder zwischen Onlineshop und Logistik, vereinfacht ein Komplettsystem die Arbeit deutlich. Nur so lassen sich zum Beispiel Verkäufe übersichtlich und jederzeit nachverfolgen oder Lagerbestände sowohl im stationären Handel als auch im E-Commerce synchron abgleichen. 

 

Im Austausch mit der Außenwelt 

 

Mobilität wird im Business-Umfeld immer wichtiger. Besonders geeignet dafür sind Lösungen aus der Cloud, welche ein mobiles Arbeiten ermöglichen. Nebst vielen Vorteilen hinsichtlich Installation/Betrieb, Kosten, Verfügbarkeit oder Skalierbarkeit entsprechen webbasierte ERP-Systeme in Sachen Nutzung unterschiedlicher Geräte den Business-Anforderungen der heutigen Zeit. Auf diese Weise können Mitarbeitende im Außendienst – seien dies Servicetechniker oder Vertriebsmitarbeitende – jederzeit auf dieselben Daten zugreifen wie ihre stationär arbeitenden Kollegen und Kolleginnen. Doch dies ist längst nicht alles. Auch externe Freelancer oder Partner können mit Hilfe eines Web-Portals die gleichen Daten nutzen, ohne dass sie die Software installieren müssen. Was einfach tönt, hat jedoch auch seine Tücken. So muss beispielsweise ein sicherer, autorisierter Zugriff genauso gewährleistet sein wie benutzerabhängige Spracheinstellungen. Viele Unternehmen sind zudem mit Lieferanten oder Kunden über Teilprozesse bei der Beschaffung oder im Vertrieb verbunden. Auch in diesen Fällen profitieren beide Seiten von der Nutzung gemeinsamer Datenbereiche. 

 

Standortübergreifende Nutzung 

 

Dezentrale Unternehmensorganisationen stellen ganz besondere Anforderungen an die Geschäftsprozesse. Vielfach handelt es sich dabei um Vertriebs- oder Produktionsniederlassungen, welche trotz unterschiedlichen Standorten am zentralen ERP-System des Mutterhauses partizipieren sollen. Ein einheitliches System zu finden, welches mit möglichst geringem technischen Aufwand schnell und überall verfügbar ist und sich gleichzeitig an die lokalen Gegebenheiten (Sprache, Funktionen usw.) anpassen lässt, ist nicht einfach. Auch hier zeigt es sich, dass ein Cloud-ERP, sofern es denn über die entsprechenden Möglichkeiten verfügt, die Nase vorn hat. Da die Software nicht installiert werden muss, sondern über das Web zur Verfügung gestellt wird, können auch standortübergreifende Prozesse problemlos unterstützt werden. Das gesamte Unternehmen kann dadurch mit ein und derselben Lösung arbeiten, welche die Basis für transparente Prozesse bietet.