Personalmanagement im ERP? Nichts einfacher als das
Es müssen nicht zwangsläufig Fun-Oasen und Firmenflitzer sein, um die Mitarbeiter zufriedenzustellen. Oft reicht es schon, wenn ein Unternehmen beim Personalmanagement mit gutem Beispiel vorangeht. Transparente Informationen und einfache HR-Prozesse sorgen für klare Verhältnisse zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Lassen Sie Daten sprechen – das ERP hilft auch beim Personalmanagement.
HR-Potenzial wird oft unterschätzt
Gute Fachkräfte zu finden und zu halten, wird immer schwieriger. Der „War of Talents“ ist gnadenlos. Unternehmen buhlen um die Gunst erfahrener oder wenigstens lernwilliger Mitarbeiter. Wer sich einmal die Dienste von Arbeitskräften gesichert hat, tut gut daran, sorgsam mit dem Potenzial umzugehen. Dabei geht es nicht nur um das Verwalten von Personaldaten, sondern um eine gezielte Führung und Weiterentwicklung der Beschäftigten. Modernes Personal- bzw. HR-Management erfordert ein vernetztes Denken und integrierte Prozesse. Damit wird der Bereich zu einem spannenden Anwendungsbereich für ERP-Software.
Hinter den Daten stehen Menschen
Selbstverständlich muss die Mitarbeiterverwaltung eines ERP in der Lage sein, alle notwendigen Beschäftigungsdaten lückenlos zu erfassen. Dazu gehören beispielsweise Steuerinformationen, Krankenversicherungsdaten, Informationen zu Entlohnungsstufen, Zulagen usw. Diese Angaben werden für die Verarbeitung in administrativen Prozessen benötigt und sind in der Regel an gesetzliche Vorgaben gebunden. Dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter jedoch weit mehr zu bieten hat als reine Fakten, wissen Sie als Unternehmer/in am besten. Hinter den Daten stehen Menschen mit individuellen Lebensläufen und beruflichen Qualifikationen. Und genau auf diese Informationen kommt es an, ob und wie eine Arbeitsstelle besetzt werden kann.
Matchmaker für Personal und Job
Unternehmen sind einem dynamischen Wandel unterworfen. Neue Anforderungen, neue Märkte, neue Standorte – als Konsequenz müssen neue Stellen besetzt werden. Nicht immer ist es sinnvoll, neue Mitarbeitende an Bord zu holen. Vielfach lohnt es sich, die Lücken mit internen Skills zu füllen. Dazu müssen diese Informationen aber auch vorliegen. Moderne ERP-Systeme verfügen dazu über integrierte HR-Funktionen. Damit können die vorhandenen Fähigkeiten des Personals optimal mit den Anforderungen eines Job-Profils abgestimmt werden. Gerade bei Unternehmen, die dezentral organisiert sind, bietet dies enorme Vorteile. Personalinformationen sind so an jedem Standort abrufbar.
Personaladministration vereinfachen
Die Arbeit ist schon anstrengend genug, warum soll man die Mitarbeitenden noch mit mühsamer Administration plagen? Abhilfe schafft das integrierte Servicemodul eines ERP mit direkter Anbindung an die Auftragsbearbeitung und Personaladministration. Jeder Außendienstler oder Servicetechniker wird es zu schätzen wissen, wenn er oder sie die Arbeitsleitungen und Spesen nicht mühsam über etwelche Papierformulare aufschreiben und an die Zentrale berichten muss. Die Zeiterfassung bildet die Grundlage für alle Rechnungsstellungen an Kunden sowie für die Lohnabrechnungsinformationen eines Mitarbeiters. Sämtliche erbrachten Arbeiten können so jederzeit problemlos nachvollzogen werden. Abwesenheiten, wie z. B. Urlaub, lassen sich über ein elektronisches Beantragungs- und Genehmigungssystem effizient gestaltet und verwaltet werden.
Spezialfall: Überlassungen
Ein Sonderfall des Personalmanagements ist die Überlassungen von Mitarbeiter an andere Firmen. Das kann nicht nur administrativ, sondern auch rechtlich komplexe Formen annehmen. Dabei ist höchste Transparenz angesagt, denn eine Überlassung kann einerseits als vorübergehender Übergang des Arbeitsverhältnisses eines Mitarbeiters von einer Firma zur nächsten verstanden werden, andererseits als dauerhafter Wechsel des Arbeitgebers seitens des Mitarbeiters. Der neue Arbeitgeber wird somit zum Kunden, welcher die Leistungen einer firmeneigenen „Ressource“ (man entschuldige den Ausdruck) in Anspruch nimmt. Durch diese Verknüpfung werden dem Arbeitgeber später entweder der Lohn des Mitarbeiters oder bei dauerhaftem Übergang die Transferleistung für die Vermittlung berechnet.
Das Beste zum Schluss
Das ERP-System ist nicht einfach eine bessere „elektrische Schreibmaschine“. Dank durchgängiger Verfügbarkeit von aktuellen Daten können damit Prozesse effizienter und nachhaltiger gestaltet werden. Dazu braucht es entsprechende Auswertungsmöglichkeiten. Und zwar auf Knopfdruck! Angefangen von trivialen Eintritts- und Austrittslisten der Mitarbeiter über Zeitdifferenzlisten (erfasste Zeiten zu verfügbare Zeiten) bis hin zu einem „Stundenzettel“ als Grundlage für die Personalabrechnung. Die erfassten Zeiten können dabei als Plandaten oder als Grundlage für die eigene Personalabrechnung und/oder als Abrechnungsgrundlage für Kundenrechnungen verwendet werden. Abwesenheitsübersichten geben dem Mitarbeiter selbst jederzeit Einblick in z. B. seinen aktuellen Urlaubsstand und der Personalbearbeiter hat in einer eigenen Ansicht alle Urlaube und andere Abwesenheiten stets im Blick.