In 24 Stunden zum eigenen Cloud-ERP?

Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind ein günstiger. Die Worte des römischen Philosophen Seneca haben eine wesentliche Gemeinsamkeit mit der Einführung eines ERP-Systems: Es braucht klare Ziele. Gerade die einfache Bereitstellung eines Cloud-ERP verlockt viele Anwender, einfach mal drauflos zu experimentieren. Solche Vorhaben landen leider oft in einer Sackgasse. Dieser Beitrag zeigt, was nötig ist, damit ein Cloud-ERP sicher und in kürzester Zeit den gewünschten „Projekthafen“ erreicht. Doch schafft man das auch in nur 24 Stunden?

Vorbereitungen

Kein Projekt ohne Konzept. Diese Faustregel gilt ganz besonders, wenn es sich um die Komplexität eines ERP-Projekts geht. Nicht die Installation oder Technologie sind dabei das Problem. Diese stehen – Cloud sei Dank –mit wenigen Mausklicks zur Verfügung. Vielmehr sind es die Anforderungsanalyse, der Aufbau der Projektorganisation sowie Wahl einer geeigneten Lösung, welche die größten Knackpunkte darstellen. Von der Zieldefinition (Seneca lässt grüßen) über die Aufgabenverteilung ans Projektteam bis hin zur Definition von Zeitplan und Budget braucht es eine klare Ansage. Diese Grundlagen werden benötigt, wenn es danach um die Evaluation von Software und Anbieter geht.

Wissen aufbauen

Hat man die passende Lösung gefunden, muss die Software entsprechend den individuellen Anforderungen angepasst werden. Will man dabei selber Hand anlegen, braucht es ausreichende Systemkenntnisse. Mittels Anwenderkursen, Tutorials, Handbüchern oder externer Beratung usw. kann das benötigte Know-how aufgebaut werden. Ideal ist es, wenn bereits eine IT-Affinität vorhanden ist oder wenigstens die Motivation, sich intensiv mit Themen auseinanderzusetzen wie

• Grundlagen (Systemfunktionen, Benutzerverwaltung, Einstellungen usw.) 
• Applikationen (Modulfunktionen, Parametrierung, Workflows usw.) 
• Auswertungen, Belegdruck (Statistiken, Reportgenerator usw.) 
• Schnittstellen (Datenaustausch, Integration Drittsysteme usw.)

System einrichten

Nach der Theorie folgt die Praxis. Basierend auf dem Pflichtenheft und der Prozessdokumentation muss nicht nur die Software parametriert werden, sondern auch die Datenübernahme orchestriert werden. Wer nicht gerade auf der grünen Wiese beginnt, muss vermutlich zuerst mal die bestehenden Daten bereinigen und ggf. neustrukturieren. Dabei sollte man prüfen, ob man wirklich alle alten Daten ins neue System übernehmen will. Oft werden „Hilfsdaten“ nicht mehr benötigt, da moderne Software über mehr Möglichkeiten verfügt. Alte Datenbestände werden vielfach nicht mehr benötigt und können ins „Archiv“. Heute ist es so, dass ein ERP oft betriebsbereit mit einer Standardkonfiguration ausgeliefert wird. Auch wenn man damit vielleicht nicht gleich loslegen kann, hat man doch eine gute Basis für die individuellen Anpassungen.

Starten und optimieren

Freuen Sie sich auf das Go-live Ihres neuen ERP-Systems, auch wenn vielleicht zu Beginn noch nicht alles rundläuft. Im Produktivbetrieb zeigen sich schnell einmal die Optimierungsmöglichkeiten. Oft kommt der Appetit (auf das ERP) auch mit der Nutzung. Das ERP ist ein Kreativ-Tool, mit welchem sich clevere Unternehmen wertvolle Wettbewerbsvorteile schaffen. Mit der Einführung einer neuen Software beginnt der Spaß erst. Jetzt haben Sie ein Werkzeug, welches die Mitarbeiter- und Prozesseffizienz steigert. Vielleicht schauen Sie jetzt auf die Uhr und stellen fest: Die Einführung hat zwar länger als 24 Stunden gedauert, aber was wir dabei über unser Unternehmen gelernt und verbessert haben, lohnt jeden Moment.

Fazit: Das Ziel bestimmt den Weg

Die Einführung eines Cloud-ERP in 24 Stunden ist zwar machbar, aber wohl nur unter sehr günstigen Voraussetzungen zu erreichen. Dazu braucht es ein klares Anforderungsprofil für eine gezielte Evaluation, ein koordiniertes Vorgehen mit professioneller Projektunterstützung, kurze und direkte Entscheidungswege, einen kooperativen Lösungsanbieter, verfügbare System- und Schulungsdokumentationen und jede Menge Motivation und Durchhaltewillen. Solche Rahmenbedingungen finden sich in kleinen Firmen mit einfachen Prozessen und Strukturen. Je vernetzter und grösser ein Unternehmen ist, desto mehr Aufwand und Zeit wird das Einführungsprojekt benötigen. In jedem Fall sollte man sich dabei an Senecas Worte erinnern und klare Ziele ins Auge fassen, bevor man sich auf die Reise macht. Egal, wie lange diese dauert.