Erhöhen Sie die Effizienz Ihrer ERP-Software

Durch Einsatz einer ERP-Software im Unternehmen soll vor allem die effiziente betriebliche Wertschöpfung durch Steuerung und Optimierung aller Unternehmensprozesse erzielt werden. Dafür müssen alle vorhandenen Ressourcen rechtzeitig geplant und zielgenau gesteuert werden. Um die Effizienz Ihrer ERP-Software bestimmen zu können, wird vorerst eine Bemessungsgrundlage benötigt, die den Grad der optimierten Arbeitsprozesse widerspiegelt. Im Anschluss muss analysiert werden, ob durch spezifische Maßnahmen der Grad der Optimierung der einzelnen Arbeitsprozesse weiter gesteigert werden kann. Einige Faktoren, die hierbei Berücksichtigung finden sollten, sind:

• Ihre Angestellten
• Die eingesetzte ERP-Software selbst
• Workflows
• Potential zur Automatisierung

Erhöhung der Nutzungstiefe durch Anwenderschulungen

Keine Frage: selbst das leistungsstärkste ERP-System kann nur in dem Maße zur Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen beitragen, wie es von Ihren Mitarbeitern eingesetzt wird. Die Anwender bieten hierbei viel Potential, um die Effizienz der Business Prozesse mittels Anwenderschulungen zu steigern. Können die Mitarbeiter die vorhandene Software effizienter einsetzen, so lassen sich mehr Aufgaben in derselben Zeit erledigen und auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigt zunehmend. Mit steigender Nutzungstiefe der Anwendung erkennen Ihre Mitarbeiter so auch häufig weitere Optimierungsmöglichkeiten bestehender Prozesse, die ansonsten verborgen bleiben würden.

Veraltete ERP-Systeme lähmen das Unternehmen

ERP-Lösungen sind kritische Unternehmenssysteme, die kostenintensiv und mit viel Aufwand eingeführt werden. Aus diesem Grund halten es viele Entscheider nach einem ERP-Projekt mit dem Grundsatz: „Never change a running system!“. Da Software jedoch nur so effizient funktioniert, wie es die technischen Komponenten zulassen, führt obiger Ansatz dazu, dass die ERP-Anwendung und die zugrundeliegenden Hardware-Komponenten bereits nach einigen Jahren veraltet sind. Im Ergebnis werden neue Unternehmensprozesse nicht mehr abgebildet, mobile Funktionen fehlen, Schnittstellen sind unzureichend, Prozessschritte werden außerhalb des ERPs bearbeitet, Aktionen im ERP werden immer langsamer und im schlimmsten Falle gehen sogar Daten verloren.

 Um diesen Super-GAU zu vermeiden, sollten ERP-Systeme immer auf dem aktuellsten Stand sein und auch die Hardware regelmäßig den wechselnden Anforderungen angepasst werden. Doch diese notwendigen Aktualisierungen sind bei herkömmlichen On-Premise Lösungen mit hohem personellen Aufwand, Kosten und einer gewissen Produktivitätspause verbunden, weswegen viele IT-Verantwortliche wieder obigen Leitsatz verfolgen.

 Mit zunehmender Popularität von Software-as-a-Service (kurz: SaaS) gehören diese und ähnliche Probleme jedoch der Vergangenheit an. ERP aus der Cloud bietet den Anwendern hier den Vorteil, dass die Software nur noch als Dienstleistung bezogen wird; für den kompletten Betrieb, die Wartung und die Hardware-Allokation ist der ERP-Anbieter verantwortlich. Durch die Bereitstellung als Service über das Internet wird so eine sichere, hochverfügbare ERP-Lösung bezogen; das Unternehmen kann sich komplett der Wertschöpfung widmen und steigert so die Effizienz des ERP-Einsatzes.

Business Prozesse als Workflows etablieren

Im Unternehmen fallen zahlreiche verschiedene Arbeitsschritte an, wovon viele wiederkehrend sind. Es empfiehlt sich diese Unternehmensprozesse als Workflows zu definieren und genau festzuhalten, wie diese von der ERP-Software abgebildet werden können. Als Ergebnis erhalten Sie so einen Standard für die Mitarbeiter, der eine Schritt für Schritt Anleitung der einzelnen Arbeitsschritte einer Aufgabe beinhaltet. Diese festgelegten Workflows erhöhen die Produktivität enorm, da jeder Anwender so den effizientesten Ablauf erlernt; auch die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter sinkt deutlich. Standardisierte Arbeitsabläufe ermöglichen außerdem die gezielte Analyse hinsichtlich Optimierungspotenziale – bezüglich der Prozesse selbst aber auch der Mitarbeiter.

Effizienzsteigerung durch Prozessautomatisierung

Sind die einzelnen Business Prozesse als Workflows standardisiert, so lässt sich eine weitere Effizienzsteigerung durch eine Automatisierung von Arbeitsschritten oder ganzen Prozessen erzielen. Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens sind dafür wichtige Partner, wenn diese mit einem geschulten Auge auf die einzelnen Schritte schauen und sich produktiv zur Optimierung einbringen. Sensibilisieren Sie entsprechend und versuchen Sie landläufige Ängste, insbesondere hinsichtlich der Sicherheit des Arbeitsplatzes, zu nehmen. Häufige Ansatzpunkte sind hier beispielsweise nachgelagerte Produktionsprozesse bei einer Bestellung, Vertriebsaktivitäten bei Bestandskunden oder automatisierte Logistikprozesse nach der Produktion bestellter Ware.

So erhöhen Sie die Effizienz Ihrer ERP-Software

Ansätze zur Effizienzsteigerung gibt es viele, lenken Sie daher Ihren Fokus auf die erfolgversprechendsten Methoden. Beachten Sie dabei, dass das technische Fundament gegeben sein muss, um darauf aufbauend weitere Maßnahmen durchzuführen. Ein weiterer Stützpfeiler sind Ihre Mitarbeiter. Anwenderschulungen sind daher besonders erfolgsversprechend und notwendig, um tiefergehende Optimierungspotenziale umzusetzen. Durch Workflows haben Sie die Möglichkeit die Qualität der Arbeit eines jeden Mitarbeiters zu beeinflussen und so eine Basis für eine spätere Automatisierung zu legen. Die Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen ist dabei ein anhaltender Prozess, der eine nötige Priorisierung bedarf, um den Unternehmenserfolg zu beeinflussen.