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So verwandeln Sie klassische Büros in moderne Mobile Offices

von David Lauchenauer am 11.02.2020

Vorbei sind die Zeiten, als man zum Arbeiten noch ins Büro fahren musste. Die heutige Arbeitswelt hat sich dank digitaler Technologien stark verändert. Das Angebot von Cloud-Services ermöglicht dezentrale, flexible Arbeitsformen wie Desk Sharing, Home-Office oder virtuelle Kooperationen. Damit Arbeit 4.0 reibungslos funktioniert, müssen Prozesse und Strukturen angepasst und koordiniert werden. Doch das allein genügt nicht. Mehr dazu in diesem Beitrag.  
 

Sich auf Veränderungen einstellen 

Neue digitale Technologien wie Cloud-Computing oder mobile Endgeräte liefern die Grundlagen für die Nutzung von Unternehmensdaten und -lösungen, unabhängig von Ort und Zeit. Doch damit allein lässt sich der Trend zu Mobile Working nicht begründen. In Zusammenhang mit der Digitalisierung findet auch ein gesellschaftlicher Wandel statt. Das Internet ermöglicht den weltweiten Zugriff auf WissenKommunikationsmittel, Innovationen und RessourcenDadurch geraten bisherige Strukturen, welche sich oft an lokalen Gegebenheiten orientierten, ins Wanken. Gleichzeitig entstehen neue Ansprüche seitens der Generationen X, Y und Z hinsichtlich Selbstbestimmung und Work-Life-Balance. Digitale Mobilität spielt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle.  
 

Wandel der Unternehmenskultur 

Wer sich künftig als attraktiver Arbeitgeber für Fachkräfte präsentieren will, kommt nicht umhin, sich mit dem Thema Arbeit 4.0 auseinanderzusetzen. Dazu gehört nicht nur der Umgang mit neuen Technologien, sondern auch die Akzeptanz und das Verankern von flexiblen ArbeitsformenUm mit der digitalen Entwicklung Schritt zu halten, braucht es neue Rahmenbedingungen, denn Digitalisierung und konventionelle Strukturen passen sehr schlecht zusammenMobilität, Transparenz, Dynamik und Dezentralisierung sind die Merkmale digitaler Arbeitsprozesse. Dadurch werden die Mitarbeitenden befähigt, schnellerdirekter und selbständiger am Geschehen zu partizipieren. Dementsprechend braucht es eine neue Unternehmenskultur, welche geprägt ist durch Mitbestimmung, Eigenverantwortung, Fehlertoleranz und Innovationsfreude. 
 

Umdenken: Daten statt Papier 

In vielen Betrieben wird trotz digitaler Technologie noch immer viel zu viel ausgedruckt. Das ist nicht nur teuer, sondern auch wenig nachhaltig. Meistens ist die Aktualität von gedruckten Tabellen, DokumentenNotizen, E-Mails, Belegen usw. sowieso nur von kurzer Dauer. Der größte Nachteil dabei ist, dass Wissen und Informationen so nur statisch zur Verfügung stehen und mobilen Mitarbeitenden nicht zugänglich sind. Gleiches gilt auch für lokale Dateien oder handschriftliche Notizen. Wer seine klassischen Bürostrukturen auf Mobile Offices umstellen will, sollte sich dringend vom Papier verabschieden und alle Informationen in einem zentralen System erfassen. Dieses wiederum muss mobil nutzbar sein. Sehr einfach lässt sich das mit einem ERP-System aus der Cloud realisierenAuf diese Weise sind nicht nur alle Daten zentral gespeichert, sondern können auch jederzeit und überall genutzt werden.  
 

Einsatz geeigneter Infrastruktur 

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, auf Desk-Sharing umzustellenDies spart Kosten bei der benötigten Bürofläche und erlaubt den Mitarbeitenden, auch unterwegs oder im Home-Office zu arbeiten. Damit die Aufgaben trotzdem erfüllt werden können und die Kommunikation ohne Unterbruch gewährleistet ist, braucht es eine geeignete Infrastruktur. Wie erwähnt, kann ein Cloud-ERP beispielsweise dafür sorgen, dass auch in einem Mobile Office alle Funktionen und Daten zur Verfügung stehen. Eine solche Lösung hat zudem den Vorteil, dass sie sowohl auf mobilen Geräten (zum Beispiel TabletsSmartphones oder POS-Kassen) genutzt werden kann, aber auch mit einem ganz normalen Desktop-PC verwendbar ist. Systemtechnisch ist der Aufwand für die Einführung von Mobile Office-Konzepten dank der Cloud denkbar gering. 
 

Klare Ziele und Richtlinien definieren 

Mobile Offices sind dank der heute verfügbaren Cloud-Technologien problemlos zu realisieren. Als Knackpunkt erweist sich in der Praxis häufig die Definition von Zielen und Richtlinien. Dazu braucht es eine klare Strategie, welche mindestens die folgenden Punkte umfasst: 
 
  • Kommunikationsmittel (E-Mail, Chat, Video-/Online-Tools usw.) 
  • Erreichbarkeit, Reaktionszeit, Abwesenheit 
  • Umgang mit Daten (Datenschutz, Datensicherheit) 
  • Infrastrukturkosten (Smartphone, Tablet, Strom, Internetanschluss, Mobilfunk-Abo usw.) 
  • Regelung hinsichtlich geschäftlicher und privater Nutzung der Infrastruktur 
  • Gemeinsame Bürozeiten, Meetings, Informationsaustausch 
  • Arbeitsumgebung im Mobile Office (Verhalten, Einrichtung, ungestörtes Arbeiten) 
  • Verhalten bei Störungen oder Problemen (Support, Verlust mobiles Gerät) 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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