Welche Vorteile bietet Cloud ERP?

Immer mehr Unternehmen steigen auf Cloud ERP Software um. Vielleicht überlegen auch Sie, ob das etwas für Ihre Organisation wäre. Schließlich möchten Sie nicht abgehängt werden und auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben – gerade angesichts der Digitalisierung. Aber wo genau liegen die Vorteile eines Cloud ERP? Genau das erklärt dieser Artikel.  

Eine Cloud ERP Software eröffnet Ihnen Vorteile auf fünf verschiedenen Ebenen:  

1. Kosteneffizienz
2. Steigerung der Produktivität
3. Strategische Vorteile
4. Organisatorische & administrative Vorteile
5. Sicherheit, Qualität und Compliance.

Erfahren Sie außerdem, welche Unternehmen und Branchen eine Cloud ERP-Lösung einführen sollten und warum. Doch zunächst wollen wir kurz darauf eingehen, was ein Cloud ERP eigentlich ist und welche Funktionen es bietet. 

Was ist Cloud ERP?  

ERP steht für Enterprise Resource Planning, also das Planen und Steuern aller Unternehmensressourcen. Als da sind: Informationen, Materialien, finanzielle Ressourcen, Mitarbeiter, Bestände, Prozesse und vieles mehr. Eine ERP Software bildet die Prozesse im Unternehmen ganzheitlich ab. Sie kennt keine Abteilungssilos und schöpft aus einer einzigen Datenbasis. 

Welche ERP Lösungen gibt es? 

Es existieren zwei Arten von ERP Lösungen: 

Lokal installierte, so genannte On-Premise Lösungen, die der Anwender kauft, und Cloud ERP Lösungen, die der Anwender vom Anbieter mietet. Letztere werden auf den Servern des ERP Software Anbieters gehostet und online bereitgestellt – flexibel, skalierbar und sicher! Kundenunternehmen brauchen keine eigene IT-Abteilung mehr. Sie und Ihre Anwender benötigen lediglich internetfähige Endgeräte – PC, Laptop, Tablet oder Smartphone – und greifen online auf die ERP Software zu, auch mobil, aus dem Homeoffice oder von irgendwo auf der Welt. Der Betrieb, die Wartung und die Sicherheit der ERP Software liegen in den Händen des Anbieters.

Definition: Was ist Cloud ERP?

Cloud ERP ist Software für Enterprise Ressource Planning. Unternehmen greifen orts- und zeitunabhängig über das Internet auf ihre Anwendungen und ihre Geschäftsdaten zu. Vorteile sind u.a. Skalierbarkeit, Flexibilität und Sicherheit.     

Welche Funktionen bietet eine Cloud ERP Lösung?

Cloud-basierte ERP Software bildet Ihre Unternehmensprozesse ganzheitlich ab. Um das zu leisten, bietet sie auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche Module und Funktionen wie zum Beispiel: 

• ERP und Warenwirtschaft, 
• Kundenakquise und -betreuung (CRM oder Customer Relationship Management), 
• Finanzmanagement und Buchhaltung (FMS oder Financial Management System), 
• Management Information System (MIS), 
• Kassen- und Verkaufsstellenmanagement (POS oder Point of Sale), 
• Produktion (PPS oder Produktionsplanung und -steuerung), 
• Personalmanagement (HRM oder Human Ressource Management), 
• E-Commerce 

Die Module sollten sich an verschiedene Branchen und Unternehmenstypen anpassen und individualisieren lassen. Ein umfassendes Cloud ERP unterstützt praktisch alle Unternehmensfunktionen mit Echtzeitinformationen und dem Zugriff auf jeden nur denkbaren Arbeitsbereich. Mobiles Arbeiten ermöglicht es, zum Beispiel Rechnungen von unterwegs freizugeben, Anfragen zu bearbeiten, Bestände zu prüfen, die Produktion zu steuern und vieles mehr. 

Vorteile von Cloud ERP 

Cloud-Lösungen eröffnen KMUs neue Möglichkeiten und bringen vielfältige Vorteile mit sich, die entscheidend sein können, um im Wettbewerb zu bestehen. Im Folgenden beleuchten wir die verschiedenen Benefits näher. 

Wie senkt ein Cloud ERP meine Kosten? 

Welche finanziellen Vorteile bringt mir ein Cloud ERP? Das fragen Anwender zu Recht. Die Kosteneffizienz von ERP Software zeigt sich bei verschiedenen Aspekten. 

Arbeitskosten sparen 

Viele manuelle Arbeiten lassen sich heute automatisieren. Das gilt in gleichem Maße für administrative wie für produktive Tätigkeiten. Sie können zum Beispiel die Kosten für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen durch Automatisierungen drastisch reduzieren! Binden Sie Kunden, Lieferanten oder Logistikunternehmen über Schnittstellen in Ihre Prozesse ein und sparen Sie fehleranfällige Abstimmungen durch menschliches Personal. Ermitteln Sie Bestände in Echtzeit auf Knopfdruck, ohne dass jemand mit Papier und Bleistift durch das Lager laufen und Posten abhaken muss. Sparen Sie Kosten, die früher durch Suchaufwand, Rückfragen, Reklamationen und redundante Daten entstanden sind. Die meisten wiederkehrenden manuellen Arbeiten können als Workflows abgebildet und weitgehend automatisiert werden. 

Raum- und Personalkosten sparen – und die Umwelt schonen 

In der Corona-Pandemie konnten Unternehmen, die bereits eine Cloud ERP Lösung eingeführt hatten, aufatmen, denn sie konnten ohne Weiteres auf Homeoffice umstellen. Soweit sie nicht ohnehin schon hybrides und Remote-Arbeiten pflegten und sich einen standortunabhängigen, globalen Arbeitskräftepool erschlossen.  

Viele Unternehmen haben den Vorteil von Homeoffice erkannt. Sie müssen nicht mehr so viele Büroräume und Parkplätze bereitstellen. Auch der Verbrauch an Strom, Wasser und sonstigen Betriebsmitteln sinkt. Und die Arbeitnehmer empfinden Homeoffice als Win-Win-Situation: Sie müssen nicht im Stau zur Arbeit pendeln und können Familie und Arbeit besser unter einen Hut bringen. Ermöglicht wird das alles durch Cloud Software, die überall und jederzeit zur Verfügung steht. 

IT-Kosten senken 

Der eigene IT-Betrieb ist teuer. Sie benötigen Server und Personal, müssen Ihre Software selbst updaten und müssen sich über die Abwehr von Cyberattacken und Ausfallsicherheit den Kopf zerbrechen. Sie sparen sich die Kosten für Hardware, IT-Fachkräfte und die gesamte Administration einer eigenen IT, inklusive Betrieb, Wartung, Updates, Backups und Compliance. Sie müssen auch nicht unnötig Verarbeitungs- und Speicherkapazitäten für Auftragsspitzen vorhalten, die vielleicht nur einmal im Jahr auftreten. Auf dem Cloud Server Ihres ERP Anbieters werden die Kapazitäten immer passgenau skaliert und Sie zahlen nur das, was Sie brauchen. 

Noch ein weiterer Aspekt: Was tun Sie, wenn Ihr Systemadministrator erkrankt oder in Rente geht? In den nächsten Jahren wird ein großer Teil der Arbeitnehmer hierzulande in den Ruhestand verabschiedet – Stichwort geburtenstarke Jahrgänge. Wenn Sie zusätzlich noch das Gefühl haben, dass Ihre IT-Ausstattung in die Jahre gekommen ist oder nicht mehr zukunftsfähig, dann ist die Cloud die günstigste und einfachste Lösung für Sie, statt hohe Investitionen zu tätigen, die sich vielleicht schon nächstes Jahr als unzureichend erweisen könnten. 

Warum stärkt ein Cloud ERP die Produktivität? 

Viele Prozesse kranken daran, dass Reibungsverluste an den Grenzen der Teilprozesse auftreten. Daten werden wiederholt eingegeben, Abteilungssilos erschweren die Kommunikation. Ein Cloud ERP bildet Prozesse ganzheitlich ab und sorgt dafür, dass Vorgänge bruchlos durchgeführt werden können, auch über Abteilungsgrenzen hinweg und in Kollaboration mit Kunden, Lieferanten, Logistikern usw. Eine offene Architektur mit Schnittstellen (APIs) macht das möglich. Automatisierungen der wiederkehrenden Routinen beschleunigen die Verarbeitung zusätzlich. Im Ergebnis führt das zu schnelleren Durchlaufzeiten, kürzeren Rüstzeiten und einer Just-in-Time-Bevorratung von Ressourcen und Materialien. Die optimierten Prozesse sorgen für Schnelligkeit, Flexibilität und Transparenz. Durch das Zusammenspiel all dieser Faktoren können Sie die Produktivität deutlich steigern!  

Das mobile Arbeiten in der Cloud ist ein zusätzlicher Effizienz-Turbo in Zeiten der Digitalisierung. Wenn sich ein Kundentermin verzögert, können Wartezeiten genutzt werden, um zum Beispiel die Kundendaten, Preise und Verträge noch einmal zu checken und Rabatte oder Lagerbestände auf dem Smartphone nachzusehen. Außendienstmitarbeiter können die Fragen der Kunden direkt vor Ort beantworten, da sie alle nötigen Informationen in Echtzeit abrufen können. Daten können vor Ort eingepflegt und aktualisiert werden, sei es im Lager, bei einem Servicetermin oder am Messestand. 

Welche strategischen Vorteile bietet ein Cloud ERP? 

Resilienz ist eine wertvolle Eigenschaft in Zeiten stetiger Veränderungen, Krisen und Lieferengpässen. Ein Cloud ERP macht Ihr Unternehmen resilienter. Wie? Durch seine Flexibilität und Skalierbarkeit. Wenn sich Ihre Anforderungen ändern, weil Sie zum Beispiel eine neue Filiale eröffnet, ein Unternehmen übernommen oder eine Niederlassung im Ausland eröffnet haben, buchen Sie einfach die notwendigen Lizenzen in der gewünschten Sprache hinzu. Cloud ERP Software ermöglicht es Ihnen, schnell auf neue Gegebenheiten zu reagieren. 

Ganzheitliches Management Information System 

Eine einheitliche Datenbasis und Echtzeit-Informationen eröffnen eine ungekannte Transparenz. Erstellen Sie Auswertungen, die Sie wirklich weiterbringen. Wer sind unsere 20 Prozent Kunden, die den höchsten Umsatz bringen? Warum performt die Münchner Niederlassung besser als die Kölner? Wie hat sich die Nachfrage nach Produkt X in den letzten sechs Monaten entwickelt? Welche Produkte oder Leistungen bringen eine schlechte Marge und warum? An welchen Stellen kommt es immer wieder zu Produktionsverzögerungen? Wie sieht unsere Liquidität nächsten Monat aus? Sind Warnsignale erkennbar, dass es zu Auftragsausfällen oder Engpässen kommt? Es gibt kaum eine geschäftlich relevante Frage, die Ihnen Ihr Cloud ERP nicht beantworten kann. 

Welche Vorteile hat das Cloud ERP für die Unternehmenssteuerung? 

Dank einer ganzheitlichen Cloud ERP Lösungen haben Sie alle wichtigen Zahlen im Blick. Sie erkennen Fehlsteuerungen schnell. Sie ergründen Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge. Sie stellen sich rasch auf veränderte Marktgegebenheiten ein. Sie finden neue Chancen, wo andere noch im Nebel stochern. Kennzahlenbasiert können Sie fundierte Entscheidungen treffen. 

Wie optimiert ein Cloud ERP die administrativen Prozesse? 

Vom ersten Kundenkontakt bis zur letzten Rechnung durchläuft ein Vorgang im Cloud ERP einen schlanken, optimierten Prozess mit einem qualitätsgesicherten, konsistenten Endergebnis. Suchzeiten entfallen. Redundante Arbeiten entfallen. Öde, wiederkehrende manuelle Tätigkeiten entfallen. Wenn sich die Gegebenheiten ändern, lässt sich die ERP Software schnell und agil anpassen. Wenn Auftragsspitzen oder saisonale Schwankungen eintreten, werden die IT-Ressourcen beim ERP Anbieter geschmeidig an die jeweiligen Anforderungen angepasst. 

Welche Vorteile bringt ein Cloud ERP für Qualität und Compliance? 

Reden wir über die Qualität. Manuelle Prozesse sind immer auch fehleranfällig. Das gilt für die Verwaltung ebenso wie für die Fertigung und Warenwirtschaft. Optimierte Prozesse mit einem hohen Grad an Automatisierung gewährleisten eine gleichbleibend hohe Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse und Produkte. Die Kunden werden schneller beliefert und sind zufriedener. Ausschuss und Reklamationen vermindern sich. Ihre Mitarbeiter können sich mit sinnvolleren Dingen befassen als der Beschwichtigung aufgebrachter Kunden. 

Mit einem Cloud ERP haben Sie die Gewissheit, dass neue regulatorische und gesetzliche Anforderungen schnell in die Software eingearbeitet werden. Sie können darauf vertrauen, dass der ERP Anbieter höchste Anforderungen an Datensicherheit und Verfügbarkeit erfüllt. 

Ihre QM-Abteilung oder Ihr Lean-Manager wird sich freuen, wenn die von Ihnen mit viel Herzblut entworfenen Prozesse nun endlich auch vollumfänglich beachtet werden, weil sie schlicht und einfach in Ihre Unternehmenssoftware hineinkonfiguriert werden können. Das Know-how ist da. Nun geht es einzig darum, es auch umzusetzen. 

Welche Vorteile bietet Cloud ERP im Hinblick auf Sicherheit? 

Updates sind bei einem Cloud-gestützten ERP System im Preis inkludiert. Dadurch profitieren Sie permanent von technischen Innovationen und neuen Funktionen und Features. „Wie schützt mich ein Cloud ERP vor Cyberkriminalität?“, fragen Sie sich vielleicht. Der ERP Anbieter steht dafür grade, dass Ihre Daten und Sie vor Ransomware-Attacken geschützt sind und dass Ihre geschäftskritischen Daten jederzeit wiederhergestellt werden können. 

Im Jahr 2023 stieg die Zahl der Ransomware-Attacken um 37 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Der Schaden pro Einzelfall belief sich im Schnitt auf mehr als fünf Millionen Dollar (Quelle: Ransomware-Report von ThreatLabZ 2023). Dazu kommt noch eine hohe Dunkelziffer. Dieses Risiko möchten Sie nicht wirklich auf sich nehmen, oder? 

Für welche Unternehmen ist eine Cloud ERP Lösung vorteilhaft? 

Eine Cloud ERP Software kann im Prinzip Unternehmen aller Branchen und aller Größenklassen unterstützen. Schon heute setzen Tausende von Betrieben aus den Branchen Handel, Produktion und Dienstleistung eine Cloud ERP Software ein. 

Besonders eignet sich ein solches System für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Diese profitieren besonders von den geringen Einstiegshürden, den überschaubaren Kosten und der hohen Flexibilität und Skalierbarkeit von ERP-Lösungen. Sie erreichen damit eine deutliche Prozessoptimierung, mehr Zufriedenheit bei Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern und Kostensenkungen in Administration, IT und Fertigung. Die Zusammenarbeit wird erleichtert, weil die Cloud mit ihren Echtzeit-Informationen und standortunabhängigen Arbeitsmöglichkeiten auch dezentrale Teams fördert. 

Größere Unternehmen verwenden gerne ERP Lösungen aus der Cloud, um neue Standorte und Tochtergesellschaften in ihre Systemlandschaft zu integrieren und um Daten aus einer einheitlichen Quelle – single source of truth – rund um den Globus für alle relevanten Mitarbeiter und Partner verfügbar zu machen. 

Für welche Branchen ist Cloud ERP besonders sinnvoll? 

Grundsätzlich eignen sich Cloud ERP Systeme für alle Branchen. Sie sind hochkonfigurierbar und modular aufgebaut und bieten nicht selten APIs, um sie in eine vorhandene IT-Landschaft integrieren zu können. Doch der Teufel steckt im Detail, wie immer. Schauen Sie sich an, welche Module und branchenspezifischen Erweiterungen die einzelnen ERP Anbieter im Programm haben! Nicht jeder hat Module für Warenwirtschaft, Produktion oder E-Commerce und Shopsysteme im Gepäck. Die Anforderungen im Maschinenbau sind beispielsweise andere als in der Lebensmittelbranche, daher ist Branchenerfahrung und -expertise ausschlaggebend.  

Beachten Sie auch die Fähigkeit, das ERP System an Ihren externen Logistikpartner anzubinden. Dann müssen Sie Ihre Aufträge nicht manuell übergeben und können einen guten Teil Ihrer Warenein- und -ausgänge über das integrierte, Cloud-gestützte Warenwirtschaftssystem automatisiert abarbeiten. Onlinehändler profitieren besonders von den Automatisierungen, die ein Cloud ERP ermöglicht. 

Hier eine Liste der Branchen, denen eine Cloud ERP Software einen besonders großen Digitalisierungsschub ermöglicht: 

• Produktion 
• Maschinenbau  
• Groß- und Einzelhandel 
• E-Commerce 
• Dienstleistungsunternehmen 
• Logistik 
• Lebensmittelbranche 

Wenn Sie sich hier wiederfinden, dann sollten Sie nicht zögern, die Vorteile der Cloud ERP Software möglichst bald für Ihr Unternehmen zu erschließen. 

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Fazit: Warum Cloud ERP? 

Fragen Sie sich immer noch: „Warum sollte ich eine Cloud ERP Lösung einführen?“ Die Argumente für cloudbasierte ERP Systeme sind einfach überzeugend. Da sind die Kosteneinsparungen, der Effizienzgewinn, die schlanken, bruchlosen Prozesse. Da ist der skalierbare Leistungsumfang; Sie zahlen nur die Module, Funktionen und Anwenderzugänge, die Sie nutzen. Da ist die hohe Datensicherheit, inklusive Schutz vor Cyberattacken, Backups und Wiederherstellungsplänen. Da sind die immensen Vorteile des mobilen, kollaborativen, durch Echtzeit-Informationen gestützten Arbeitens. Moderne Cloud ERP Software wird mit einer intuitiven Benutzeroberfläche ausgeliefert, um die Time-to-Productivity zu verkürzen. Und da ist auch die Gewissheit, das Richtige zu tun, um die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben, um konkurrenzfähig und zukunftsfähig zu bleiben. Denn eine moderne Cloud-basierte ERP-Software unterstützt die digitale Transformation Ihres Unternehmens in vielerlei Hinsicht. 

Unternehmen geben in den letzten Jahren zunehmend einer Cloud ERP Lösung den Vorrang vor einer On-Premise ERP Lösung. Warum? Weil die ERP Kosten genau planbar sind, die Inbetriebnahme so schnell und unkompliziert vonstattengeht und die Wartung der Software vom ERP Anbieter komplett übernommen wird. Updates werden schnell und im laufenden Betrieb eingespielt und die Mitarbeiter können standort- und zeitunabhängig arbeiten.