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So machen Sie mehr aus Ihrem ERP

von David Lauchenauer am 08.10.2019

Moderne ERP-Systeme sind smarte Kraftpakete. Leider bleibt das digitale Potenzial oft ungenutzt. Wer sich etwas intensiver damit auseinandersetzt, verschafft sich ungeahnte Vorteile. Dazu muss man kein IT-Experte sein. Mit etwas Neugier und einer Portion Kreativität steigert man mit dem ERP die Prozesseffizienz und Innovationskraft. Probieren Sie es aus, die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei. 
 
Nehmen Sie sich Zeit, Ihr ERP kennenzulernen 
Ein ERP-System stellt zwar gebrauchsfertige Anwendungen zur Verfügung, ist aber gleichzeitig auch eine multifunktionale Toolbox. Wer sich nicht nur oberflächlich damit beschäftigt, wird rasch die kreativen Möglichkeiten entdecken, welche beispielsweise in der Formular- und Reportgestaltung stecken oder im Bereich Auswertungen und Kennzahlen. Es lohnt sich, den gesamten Funktionsumfang zu durchforsten. Dokumentationen, Anwenderkurse, aber auch die Beratung durch den Systempartner sind dabei besonders hilfreich. 
 
Prüfen Sie das digitale Potenzial Ihrer Prozesse 
Als Grundlage für den Ausbau Ihres ERP müssen Sie natürlich Ihre Prozesse kennen und verstehen. Am besten, Sie stellen alle einmal auf den Prüfstand und analysieren das Potenzial für digitale Verbesserungen. Hierbei können auch externe Organisationsberater wertvolle Unterstützung bieten. Nebst dem Fachwissen vermitteln diese eine neutrale Sicht von außen auf die internen Arbeitsabläufe. Wichtig dabei ist, dass man den involvierten Mitarbeitenden die Angst nimmt, die Qualität Ihrer Arbeit kontrollieren zu wollen. 
 
Erstellen Sie einen strategischen Masterplan 
Oft lassen sich nach einer ERP-Potenzialanalyse einige Aktionsfelder identifizieren. Doch Vorsicht vor blindem Aktionismus. Es empfiehlt sich, zuerst eine Abstimmung mit anderen (Unternehmens-)Strategien vorzunehmen und darauf basierend eine ERP-Strategie zu formulieren. Mit diesem Masterplan können Sie schrittweise die einzelnen Punkte umsetzen. So haben Sie Gewähr, dass allfällige Abhängigkeiten von anderen Systemen oder Unternehmensbereichen rasch zutage treten. Gleichzeitig reduzieren sich die einzelnen Teilprojekte auf ein verkraftbares Ausmaß. 
 
Nutzen Sie Synergien von Daten und Systemen 
Eine vernetzte Betrachtungsweise Ihres digitalen „Ökosystems“ kann äußerst spannend sein. Es zeigen sich plötzlich Zusammenhänge, welche zu Synergien zwischen der Nutzung von Daten und dem Einsatz von IT-Systemen führen. Ein einfaches Beispiel ist etwa die Verwendung von Kundendaten im Servicebereich für Zusatzberatung und -verkäufe, sofern diese Informationen mobil zugänglich sind (z.B. mittels Cloud-ERP). Aber auch die Anbindung eines Drittsystems (z.B. eine POS-Kasse, eine Waage oder ein Etiketten-Drucker) an das ERP kann eine interessante Option sein. 
 
Passen Sie Ihr System individuell an 
Manchmal bietet der im Standard enthaltene Funktionsumfang nicht ausreichend Flexibilität hinsichtlich der benötigten Anforderungen. Anstatt auf die erforderlichen Funktionen zu verzichten, lohnt sich hier eine individuelle Softwareanpassung. Bereits mit einem kleinen Zusatzprogramm kann man auf diese Weise passgenaue Prozesse ermöglichen. Wichtig ist, dass dabei die Release-Fähigkeit mit dem Standard gewährleistet bleibt. 
 
Tauschen Sie sich mit anderen Firmen aus  
Der Erfahrungsaustausch mit anderen Anwenderfirmen lohnt sich. Eventuell verfügt Ihr Anbieter sogar über ein Online-Forum oder eine Anwendervereinigung. Einerseits tragen Tipps und Tricks von anderen dazu bei, die Systemnutzung zu optimieren. Andererseits kann ein gegenseitiger Austausch auch interessante Impulse für neue Funktionen vermitteln. Für dieses Geben und Nehmen braucht es natürlich Offenheit und Vertrauen. 
 
Holen Sie sich Impulse von Ihren Benutzern 
Spannende Impulse für eine erweiterte Nutzung Ihres ERP-Systems finden Sie auch intern. Ihre Anwender können aufgrund der gemachten Erfahrungen mit der Software konkrete Anregungen für Verbesserungen machen. Zudem ist es ein Zeichen der Wertschätzung, wenn Sie die Benutzer explizit in den Ausbau- und Optimierungsprozess miteinbeziehen. Am einfachsten geht dies, wenn Sie einen internen Anwenderzirkel als Anlaufstelle für Fragen und Ideen etablieren.  
 
Motivieren Sie zu einer kreativen ERP-Kultur 
Die besten Vorsätze nützen nichts, wenn Sie das ERP allein vorantreiben wollen. Oft braucht es Ausdauer, um das gesamte Unternehmen auf „ERP“ zu trimmen. Alles nur noch digital und zentral in einem System zu verwalten, fällt nicht allen Mitarbeitenden gleich leicht. Digitalisierung ist vor allem ein Kulturwandel. Mit einer konsequenten Nutzung des ERP-Systems schaffen Sie dafür die besten Voraussetzungen.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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