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Diese Abteilungen brauchen Zugriff aufs ERP-System

von Sandra Bültermann am 23.03.2021

Bei der Einführung eines ERP-Systems fragen sich viele Unternehmer, welche Abteilungen überhaupt mit angebunden werden sollen. Für uns als ERP-Anbieter stellt sich diese Frage gar nicht. Denn ganzheitliche ERP-Lösungen spielen ihre volle Stärke erst so richtig aus, wenn möglichst alle Abteilungen integriert sind. Also je größer die Integrationstiefe ist, desto effektiver der Nutzen.  
 

Ganzheitliches ERP-System verbindet alle Geschäftsbereiche 

Ganz gleich, wie groß ein Unternehmen ist, damit der Betrieb erfolgreich funktioniert, muss ein Austausch von Informationen stattfinden. Sei es über Lagerbestände, Lieferzeiten oder die Bonität von Kunden. Oftmals wird eine Abteilung erst tätig, wenn entsprechende Informationen aus einem anderen Unternehmensbereich vorliegen. So ist beispielsweise für den Produktionsstart verpflichtend, dass sämtliche Ressourcen verfügbar sind. Und die Buchhaltung verschickt eine Rechnung erst, nachdem sie informiert wurde, dass die Lieferung das Lager verlassen hatEin ganzheitliches ERP-System macht es möglichdie Geschäftsbereiche im Unternehmen zu verzahnen, um Prozesse zu optimieren und den Informationsfluss abteilungsübergreifend zu verbessern bzw. zu automatisieren. Indem sämtliche Daten zentral und in Echtzeit zur Verfügung stehen, arbeiten alle Mitarbeiter mit der gleichen Datenbasis statt mit Datensilos. Dies gelingt aber eben nur, wenn möglichst alle Unternehmensbereiche an das ERP-System angeschlossen sindDann kommen die gewünschten Synergieeffekte zum Tragen.
 

Rechteverwaltung wahrt Datensicherheit 

Wenn es um die Einführung von ERP-Systemen geht, äußern Unternehmensleitung oder Geschäftsführer häufig die Sorge, dass sensible Daten schnell in die falschen Hände geraten könnten. Für die nötige Transparenz sollten zwar alle Abteilungen auf das ERP-System zugreifen können. Das bedeutet aber nicht, dass jeder Mitarbeiter auch alle Daten einsehen, bearbeiten oder freigeben kann. Über ein Rechtesystem lässt sich sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter nur auf die für ihn relevanten Daten Zugriff erhält. So kann etwa der Kundenservice andere Berechtigungen bekommen als die Buchhaltung; der freie Mitarbeiter weniger Rechte als ein Festangestellter, und eine Führungskraft wiederum mehr als das Teammitglied. Durch die Vergabe verschiedener Zugriffsrechte bleibt die Datensicherheit jederzeit gewahrt.  
 

Modularer Aufbau bietet Flexibilität und Erweiterungsmöglichkeiten 

Der Funktionsumfang eines ERP-Systems hängt natürlich von der Unternehmensausrichtung ab und damit von den jeweiligen angegliederten Abteilungen. In einem Fertigungsbetrieb kommen andere Prozesse zum Tragen als beispielsweise bei einem Einzelhändler. Und auch die Schwerpunkte einzelner Abteilungen können von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Ist ein ERP-System modular aufgebaut, bietet es den großen Vorteil, dass sich die unterschiedlichen Anforderungen perfekt abdecken lassen. Konkret bedeutet das, dass beispielsweise produzierende Unternehmen ein PPS-Modul integrieren können, während Online-Händler darauf verzichten und stattdessen ein eCommerce-Modul nutzen. Und da man nie genau weiß, was die Zukunft bringt, lässt sich der Umfang der Anwendung jederzeit dynamisch anpassen. So kann etwa der Produktionsbetrieb zu einem späteren Zeitpunkt problemlos noch ins Online-Geschäft einsteigen und das entsprechende Modul ins ERP-System kurzfristig integrieren
 

Mobiler Einsatz dank Cloud  

Wird die ERP-Lösung als Software-as-a-Service bezogen, eignet sie sich perfekt für den mobilen Einsatz. Da für die Nutzung der Anwendung lediglich ein Mobilgerät, eine Internetverbindung sowie ein Browser erforderlich sind, erhalten auch Mitarbeiter außerhalb der Unternehmensmauern Zugriff auf die Business-Anwendung, z. B. auf Geschäftsreisen, im Home Office sowie im Außendienst und Vertrieb. Indem unterwegs und beim Kunden CRM, Warenwirtschaft und wichtige Dokumente über ein Mobilgerät bereitstehen, können Mitarbeiter wesentlich besser vorbereitet in Kundentermine gehen, Kundendaten unmittelbar einsehen und ändern, vor Ort Aufträge schreiben, Bestellungen oder Ersatzteillieferungen direkt anschieben. Wartezeiten vor oder nach Terminen lassen sich zur Vor- bzw. Nachbereitung nutzen. Und weil sämtliche Daten in Echtzeit aktualisiert werden, sind auch alle anderen Kollegen im Unternehmen immer auf aktuellem Stand und können entsprechend reagieren. Ein echter Mehrwert sowohl für die Belegschaft als auch Kunden! 
 

eCommerce-Modul integriert Online-Handel 

Auch vor der Ausweitung ins Online-Geschäft machen moderne ERP-Lösungen aus der Cloud heute keinen Halt mehr. Ein entsprechendes eCommerce-Modul verbindet Unternehmenswelt und Online-Handel nahtlos miteinander. Dank einer gemeinsamen Warenwirtschaft und einem integrierten CRM sind Preise, Artikelbeschreibungen, Lagerbestände, Kundeninformationen, Aufträge etc. jederzeit und überall identisch. Der durchgängige Datenfluss stellt sicher, dass Kommunikation, Vertrieb und Logistik über die verschiedenen Kanäle perfekt ineinander greifen. Die konsistenten Echtzeitdaten versprechen maximale Prozesseffizienz sowie Kostenreduzierung, da sich viele Arbeitsprozesse vereinfachen oder automatisieren lassen. So gelingt es, mit möglichst wenig Aufwand den Umsatz zu maximieren und mehr Kundenzufriedenheit zu erreichen. 
 

Fazit 

Durch ein ganzheitliches ERP-System lassen sich viele Unternehmensprozesse optimieren, beschleunigen und automatisieren. Eine einheitliche Datenhaltung sowie ein durchgängiger Informationsfluss können allerdings nur erreicht werden, wenn möglichst alle Abteilungen an die Business-Software angeschlossen sind. Eine ERP-Lösung aus der Cloud bietet hier maximale Flexibilität, und dank ausgeklügelter Rechtevergabe ist auch die Datensicherheit gewährleistet.  
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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