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Die Rechnung, bitte! So geht Fakturierung heute

von David Lauchenauer am 20.07.2021

 
 
 
 
 
 Bestellungen und Leistungen zu verrechnen, ist das Einfachste der Welt. Würde man meinen. Die Realität sieht in vielen Firmen anders aus. Vor lauter Arbeiten wird die Fakturierung vergessen. Werden irgendwann doch Rechnungen gestellt, fehlt der Nachweis erbrachter Leistungen. Oder vereinbarte Konditionen müssen mühsam nachgeschlagen werden. Das kostet Zeit und geht richtig ins Geld. Falls Sie darauf nicht angewiesen sind, können Sie sich getrost um Ihre Hobbys kümmernFür alle anderen sollte die Fakturierung zum Steckenpferd werden. 
 

Hände weg von der Schreibmaschine 

Noch immer gibt es Unternehmen, welche ihre Rechnungen auf der Schreibmaschine tippen. Auch wenn dazu inzwischen vielerorts Word oder Excel verwendet werden, ändert sich nichts an der Tatsache, dass hier unnötige Handarbeit betrieben wird. Der Aufwand für die Fakturierung ist ebenso hoch wie die Fehleranfälligkeit. Deshalb Hände weg von Schreibmaschinen jeder Art. Sogar dann, wenn diese als ERP getarnt daherkommen, bringt es wenig, wenn die Software nur als bessere elektrische Schreibmaschine genutzt wird. Die Fakturierung ist die Krönung des gesamten Prozesses von der Kundenakquise über die Angebotserstellung bis zur Leistungserbringung. 
 

Fakturierung über das ERP-System 

Moderne ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Phasen der Customer Journey in die Rechnungsstellung einfließen zu lassen. So können beispielsweise mit dem Kunden vereinbarte Staffelpreise bei der Fakturierung berücksichtigt werden. Ein ERP kann die richtigen Preise automatisch aufgrund der Bestellmenge oder des Auftragsvolumens berechnen. Allfällige Rabatte oder Skonti können direkt beim Kunden oder im Auftrag hinterlegt werden. Aber auch Spezialpreise wie Aktionen, Einführungsangebote usw. lassen sich bei den jeweiligen Artikeln abbilden und anwenden. Mit einer integrierten ERP-Software werden alle benötigten Daten und Parameter in aktueller Form zur Verfügung gestellt. 
 

Stammdaten und Belegvorlagen 

Von A wie Adresse bis Z wie Zahlungskonditionen setzt sich der Prozess für die Fakturierung aus verschiedenen Daten zusammen. Beginnen wir mit den Adressen: Diese können für die ein und dieselbe Rechnung ganz unterschiedlich sein. Gerade im B2B-Vertrieb sind unterschiedliche Liefer- und Rechnungsadressen häufig. In einem modernen ERP können mehrere Adressen pro Kunde geführt und bei der Fakturierung automatisch vorgeschlagen werden. Das spart Zeit und vermeidet Fehler, welche die Zahlung der Rechnungen verzögern können. Nebst Adressen spielen weitere Datenbereiche eine Rolle bei der Fakturierung: 
  • Währungen 
  • Zahlungskonditionen/-fristen 
  • Umsatzsteuer 
  • Artikelpreise 
  • Preisstaffelungen 
  • Rabatte, Ermäßigungen 
  • Zuschläge 
  • Gutschriften 
 
Das ERP bildet diese Vorgaben zentral im System ab. Gleichzeitig sorgt es dafür, dass die Belege in einem einheitlichen Design erscheinen. Und zwar nicht nur in der stationären Auftragsbearbeitung, sondern auch im Webshop oder bei dezentralen Verkaufsstellen. 
 

Arten von Rechnungspositionen 

Die Fakturierung kennt verschiedene Arten von verrechenbaren Positionen. Grundsätzlich lassen sich diese in drei Hauptkategorien einteilen: 
  • Materielle Positionen (Waren) 
  • Immaterielle Positionen (Dienstleistungen) 
  • Zuschläge, Ermäßigungen 
 
Hinzukommen Positionen für Neben- oder Zusatzleistungen wie Versandkosten, Spesen, Reisepauschalen usw. Ob jeder Artikel separat oder als Sammelartikel im ERP geführt werden soll, hängt davon ab, in welchem Umfang die Auswertung (z.B. verkaufte Stückzahlen, Umsätze) erfolgen soll. Übrigens, neue Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung vereinfachen und automatisieren die Fakturierung. 
 

Fakturierung als Prozess verstehen 

Die Rechnungslegung ist ein Prozess, der aus mehreren Teilprozessen besteht. Der Versand der eigentlichen Rechnungen ist lediglich die Spitze des Eisbergs und bildet den Übergang von der Auftragsbearbeitung (ebenfalls ein integrierter Bestandteil eines kundenzentrierten ERP) zur Buchhaltung. Zu dieser gehören die Bereiche Debitorenbuchhaltung und -management, Mahnwesen und InkassoNicht immer verläuft ein Auftrag oder eine Bestellung zur Zufriedenheit der Kunden. Reklamationen oder Retouren beeinflussen die Fakturierung zum Beispiel in Form von Gutschriften oder Kundenguthaben, welche unter Umständen bei der nächsten Verrechnung berücksichtigt werden müssen. Solche Geschäftsfälle sind nicht selten und rechtfertigen den Einsatz eines integrierten ERP-Systems allemal. Schlussendlich steht die Fakturierung in direkter Verbindung mit der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens.   
 
 
 
 
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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