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Die 10 wichtigsten ERP-Eigenschaften für KMU

von David Lauchenauer am 13.08.2020

Ob ein ERP-System wirklich etwas taugt, zeigt oft erst die Praxis. Die Erfahrung zeigt, dass es dabei auf eine Reihe von Eigenschaften ankommt, welche für die erfolgreiche Anwendung einer Unternehmenslösung entscheidend sind. Von zentraler Bedeutung ist – unabhängig von der gewählten Software – das Maß, wie einfach und schnell sich das ERP in den betrieblichen Alltag eines KMU integrieren lässt. Den größten Einfluss dabei haben die folgenden 10 Eigenschaften. 
 

1. Integration der Geschäftsprozesse 

Eine nahtlose Verbindung aller Arbeitsabläufe durch ein zentrales ERP-System bietet KMU die Möglichkeit, die Wettbewerbsfähigkeit dank einer effizienten, transparenten Organisation zu steigern. Je besser und einfacher eine integrierte Unternehmenslösung diese Aufgabe übernimmt, desto grösser ist der Nutzwert einer solchen Software.  
 

2. Nachvollziehbare Funktionsweise 

Es gibt technisch ausgezeichnete ERP-Anwendungen, welchen höchstes Lob als Ingenieursleistung gebührt – leider wurde bei der Entwicklung kaum an die Anwender gedacht, welche sich in der Praxis damit auseinandersetzen müssen. Die Akzeptanz der Benutzer hängt stark mit einem logischen Systemaufbau und einer nachvollziehbaren Funktionsweise der Software zusammen.  
 

3. Umfassender Funktionsumfang 

Von einer trennscharfen Definition ist der Begriff „ERP-Software“ heute leider weit entfernt. Dieses Manko manifestiert sich mit aller Offensichtlichkeit im jeweiligen Funktionsumfang der Lösung. Allein, dass es ein Modul „Vertrieb“ gibt, bedeutet noch lange nicht, dass damit grundlegende Anforderungen erfüllt werden können. Gerade KMU sind jedoch auf eine umfassende Abdeckung ihrer Bedürfnisse angewiesen. 
 

4. Benutzerfreundliche Anwendung 

Wer nicht gerade in Informatik promoviert hat, wird die benutzerfreundliche Anwendung eines ERP-Systems sehr zu schätzen wissen. Die „Usability“, wortwörtlich die Benutzerbarkeit einer Software, ist ein entscheidendes Argument für die (intensive) Nutzung durch die „User“. Es ist also durchaus ein sinnvoller Usus, ein besonderes Augenmerk auf die Benutzerfreundlichkeit der Applikationen zu richten. Dazu gehört nicht nur die Oberfläche, sondern auch die Systemparametrierung, die Gestaltung von Formularen und vieles mehr. 
 

5. Hohe Verfügbarkeit und Sicherheit 

Kaum ein Unternehmen kann sich heute den Ausfall seines ERP-Systems leisten. Zu viele Arbeitsabläufe hängen von digitalen Rückgrat der Firma ab. Preisauskünfte, Lieferscheine, POS-KassenServiceanfragen – die Liste lässt sich beliebig verlängern. Wer keine verärgerten Kunden und Mitarbeitenden riskieren will, setzt auf jederzeit verfügbare und – nicht zu vergessen – sichere Daten 
 

6. Einfache Systembereitstellung 

Die Cloud hat uns gelehrt, wie schnell und einfach sich ein ERP-System bereitstellen lässt. Damit wurden neue Maßstäbe gesetzt, welche gerade in KMU für den digitalen Durchbruch sorg(t)en. Anstatt komplizierter, zeitintensiver Installationsphasen, verbunden mit teuren Investitionen in die IT-Infrastruktur stehen webbasierte ERP-Lösungen umgehend zur Verfügung.  
 

7. Intuitive Handhabung in der Praxis 

Wir alle kennen das: Probieren geht über Studieren. Auch in Sachen ERP lässt sich dieses Verhalten häufig beobachten. Eine intuitive Handhabung der Software erleichtert nicht nur die Nutzung, sondern trägt wesentlich dazu bei, dass Anwender überzeugt sind, sich für das richtige System entscheiden zu haben. Wer vor der Wahl einer neuen Lösung steht, sollte deshalb ruhig mal ausprobieren, wie weit er oder sie mittels Intuition und Bauchgefühl kommt.  
 

8. Detaillierte Dokumentation und Hilfe 

Wenn es dann doch nicht mehr weitergeht (und das kann ja bei der Komplexität eines ERP-Systems durchaus der Fall sein), sollte auf ein Hilfesystem zurückgreifen können, welches auch wirklich „hilfreich“ ist. Das müssen nicht nur trockene Manuals sein, sondern können durchaus auch Video-Tutorials sein, Checklisten, How-to-Anleitungen oder virtuelle Assistenten. 
 

9. Flexible Anpassungsfähigkeit des Systems 

Richtig gute ERP-Systeme sind nicht Einheitsbrei. Mittels zahlreicher Schalter (Parameter) lässt sich die Software flexibel an die individuellen Kundenbedürfnisse anpassen. Wohlgemerkt: Dabei geht es nicht um Programmierung, sondern um Anpassungen, welche Kunden selbst vornehmen können. Entsprechendes Know-how ist natürlich notwendig. Tipp: Nur Hersteller auswählen, welche solche Administratorenschulungen anbieten.  
 

10. Professioneller Hersteller-Support 

Die Praxiserfahrung zeigt, dass auch bei der ERP-Anwendung das Pareto-Prinzip gilt. 80 Prozent werden gewiefte Kunden selbst bewerkstelligen können. Die übrigen 20 Prozent können einem den Schlaf rauben. Es ist kein Luxus, sondern pure Vernunft, sich dabei an den Hersteller-Support zu wenden. Vorausgesetzt, dieser ist auch vorhanden und versteht KMU-Sprache. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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