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Das ERP-Manual für die smarte Prozessintegration

von David Lauchenauer am 25.05.2021

Wann haben Sie zum letzten Mal über Ihre Unternehmensprozesse nachgedacht? Und welche Rolle spielte dabei Ihr ERP-System? Lernen Sie in diesem Manual die Kunst des digitalen Seemannsknoten und wie Sie damit Prozess um Prozess mit dem ERP verknüpfen. Denn effiziente Prozesse sind gut, aber exzellente noch viel besser.  
 
1. Übersicht verschaffen 
Eine Übersicht über die Gegebenheiten des Unternehmens dient als Grundlage für die ProzessgestaltungZu den formgebenden Elementen gehören alle strategischen Leitplanken, ProdukteDienstleistungen, Ressourcen, Infrastruktur, Aufbau, Organisation, Ziele, Kunden, Partner, Lieferanten, Stakeholder, Gesetze usw. Lernen Sie den Betrieb nicht nur gründlich kennen, sondern auch verstehen. 
 
2. Prozesse identifizieren 
Das Bild einer Landkarte, welche Wege und Fixpunkte darstellt, eignet sich sehr gut, um die verschiedenen Prozesse zu identifizieren und mittels ERP zu modernisierenAnalog zu einer Straßenkarte gibt es auch hier verschiedene KategorienKernprozesse (für die eigentliche Wertschöpfung), Managementprozesse (für die Steuerung der Kernprozesse) sowie Unterstützungsprozesse (für den allgemeinen Betrieb des Unternehmens). 
 
3. Ressourcen erfassen 
Um die Prozesse zu beleben, braucht es Ressourcen wie zum Beispiel Personal, Maschinen, Fahrzeuge usw. Spätestens hier kommt das Enterprise Resource Planning (kurz, ERP-Systemzum Einsatz. Die Erfassung von Ressourcen dient nicht nur deProzessmanagement, sondern auch dem operativen Geschäftsbetrieb in Form von Kapazitätsplanung, Ressourcenauslastung, Materialbedarf usw. 
 
4. Prioritäten setzen 
Nachdem sämtliche Fakten vorliegenwird eine Priorisierung der zu analysierenden Prozesse vorgenommen. Zwar hat jeder seine Berechtigungaber nicht alle die gleiche Wichtigkeit. Bereits bei der Evaluation eines ERP-Systems ist darauf zu achten, dass (mindestens) alle Prio-1-Prozesse unterstützt werden können. Das Wichtige zuerstdann der Rest – so das Motto bei der Prozessintegration.  
 
5. Details analysieren 
Auch bei den einzelnen Prozessschritten geht es darum, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden. Bei der Detailanalyse ist zudem ein gutes Augenmaß gefordert. Mit der Auflösung von Prozessen bis in tiefste molekulare Strukturen gewinnt man keinen Blumentopf, während eine zu oberflächlich Betrachtungsweise womöglich wichtige Details übersieht.  
 
6. Dokumentation erstellen 
Die Beschreibung der Prozesse erfolgt in Form einer ausführlichen Dokumentation unter Nutzung gängiger Tools und Methoden. Je einfacher und verbreiteter diese sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Dokumentation auch später noch gepflegt und ergänzt werden kann. Ein gewisses Fachwissen ist dabei eine wesentliche Voraussetzung. 
 
7. Gestalten und verbessern 
Die Analyse und die Dokumentation von Prozessen dienen deren Gestaltung vom Ist-Zustand hin zu einer verbesserten VersionGleichzeitig wird damit eine Blaupause für die Prozessabbildung im ERP-System erstellt. Bei der Einführung von neuer Software ist darauf zu achten, dass nur optimierte Prozesse als Systemgrundlage dienen.  
 
8. Abläufe intern verankern 
Bevor das ERP-System eingerichtet wird und in den operativen Betrieb geht, müssen die neuen oder geänderten Prozesse intern auch gelebt werden. Die Prozessakzeptanz beeinflusst die ERP-Nutzung maßgebend – und umgekehrt. Das wiederum erfordert eine enge Verzahnung von Prozessen und Software 
 
9. ERP-System parametrieren 
Bei der Parametrierung des ERP-Systems kommt die Prozessdokumentation als Vorlage zum ZugModerne Software verfügt dank zahlreicher Parameter über eine hohe Flexibilität. Bewährte Lösungen sind oft schon in der Standardversion mit vordefinierten Prozessen ausgestattet, welche sich gezielt anpassen lassen. Schnittstellen und Technologien (z.B. Cloud-ERP) ermöglichen es, unternehmensweite und -übergreifende Prozesse zu realisieren. 
 
10. Mehrwert generieren 
Ziel der Prozessintegration ist es, dem Unternehmen einen Mehrwert zu erschließen. Schneller, besser, günstiger. Höhere Qualität, weniger Fehler, optimale Auslastung. „Prozessdetektive“ suchen Schwachstellen und ermitteln Nutzenpotenziale. Das ERP-System stellt aktuelle Daten jederzeit und überall zur Verfügung. Betrachten Sie es als Kreativwerkzeug für die Prozessgestaltung! 
 
11. Vernetzt denken 
Die Gestaltung und Integration von Unternehmensprozessen unterliegt selbst einem ständigen Prozess der Veränderung. Anwendungsmöglichkeiten bieten zum Beispiel automatisierte Workflows, interoperable Systeme, Integration von E-Shop und ERP-System oder die Verarbeitung von Sensordaten. Die Optimierung von Arbeitsabläufen und Datenströmen erfordert ein vernetztes Denken und die Freude, mittels permanentem „Prozessieren“ ein Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen.  

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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