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Cloud-ERP für smarte Projekte mit Freelancern

von David Lauchenauer am 08.07.2021

 
 
 Viele Unternehmen erweitern ihre Kapazität inzwischen mit Freelancern. Oft sind das Fachleute, welche sich irgendwann selbstständig gemacht haben. Wichtig bei der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und freien Mitarbeitenden ist eine gemeinsame Arbeits- und Informationsplattform. Eine solche lässt sich am einfachsten mit einem integrierten Cloud-ERP realisieren. Voraussetzungen dafür sind ein flexibles Anbinden externer Ressourcen, eine mobile Nutzung der zugewiesenen Funktionen sowie ein maßgeschneiderter Zugriff auf alle projektrelevanten InformationenDabei dürfen Datenschutz und -sicherheit nicht zu kurz kommen. Worauf es sonst noch ankommt, erfahren Sie in diesem Beitrag. 
 
Benutzerrechte – nicht jede/r soll alles dürfen 
Als zentrale Datenbasis umfasst das ERP-System viele vertrauliche Informationen eines Unternehmens. Gleichzeitig sind damit auch wichtige Funktionen verbunden, welche die effiziente Steuerung von Prozessen übernehmen. Da ist es verständlich, wenn nicht alle internen und externen Benutzer über alle Systemrechte verfügen dürfen. Vor allem dann nicht, wenn es sich um Freelancer handelt. Nicht selten stehen diese nur temporär zur Verfügung oder sind noch für andere Firmen, teilweise auch Mitbewerber, tätig.  
 
Projektverwaltung – die Zentrale der Daten 
Die Grundlage für eine betriebsübergreifende Zusammenarbeit mit Freelancern bildet die Projektverwaltung des ERP-Systems. Ein Cloud-ERP muss in der Lage sein, die Projektstrukturen komplett abzubilden. In der Projektverwaltung laufen alle Fäden zusammen, über welche die internen und externen Ressourcen verbunden sind. Sie stellt die Zentrale aller Daten dar und sorgt dafür, dass alle Informationen jederzeit am rechten Ort zur Verfügung stehen. Zudem kann der Fortschritt mittels Projekt-Controlling laufend überwacht und ausgewertet werden.  
 
Aufgaben und Aufträge – wissen, was zu tun ist 
Wenn die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut, kann ein Projekt schnell aus dem Ruder laufen. Daher ist es wichtig, dass alle Projektdaten zentral und einmalig erfasst und verwaltet werden. Mit einem Extrakt der vorhandenen Projektdaten kann – wie im Fall eines webbasierten ERP-Systems – ein Freelancer-Portal versorgt werden. So können zum Beispiel Aufgaben und Aufträge direkt den jeweiligen Personen zugewiesen und von diesen abgerufen werden. 
 
Leistungserfassung – so bleibt das Projekt im Plan 
Das Freelancer-Portal eines Cloud-ERP sorgt für einen durchgängigen Datenfluss aus der Projektverwaltung zu den Freelancern. Umgekehrt können diese ihre Angaben, z.B. Leistungen oder Arbeitszeiten, direkt über das Portal zurückmelden und dem jeweiligen Projekt zuordnen. Auf diese Weise sind die Projektdaten jederzeit auf dem aktuellen Stand. Gleichzeitig vereinfacht der bidirektionale Datenfluss die mit dem Projekt verbundenen Prozesse und vermeidet Medienbrüche. 
 
Team-Kommunikation – immer im Austausch 
Die Kommunikation innerhalb des Projektteams ist für den Erfolg mitentscheidend. Während sich interne Mitarbeitende innerhalb des Unternehmens (oder im Homeoffice) regelmäßig austauschen, gestaltet sich die Kommunikation mit Freelancern schon schwieriger. Damit alle Projektmitarbeiter immer Bescheid wissen, bietet das Portal eines Cloud-ERP jederzeit Einsicht in die vorhandenen Kontakte. Dank der mobilen Nutzung des Cloud-ERP stehen diese Informationen jederzeit und überall in Echtzeit zur Verfügung. 
 
Materialdaten – Informationen zentral verfügbar 
Um aktuelle Informationen geht es auch, wenn Material oder Maschinen im Spiel sind. Aussagen hinsichtlich Verfügbarkeiten sind für den Projektverlauf entscheidend. Materialbezüge für ein Projekt können über ein Portal bequem in einem Cloud-ERP abgebucht werden. Freelancer haben die Möglichkeit, dazu ihr Smartphone, Tablet oder Notebook zu verwenden. Werden Maschinenkapazitäten benötigt, kann die Auslastung effizient dargestellt werden. Alles gesteuert mit einem einzigen, zentralen System. 
 
Dokumente – stets zu Hand, wenn man sie braucht 
Ein Vorteil des papierlosen Büros ist es, dass elektronische Dokumente sehr einfach dezentral genutzt werden können. Gerade dann, wenn man viel mit Freelancern zusammenarbeitet, weiß man dies zu schätzen. Die Bereitstellung von Dokumenten ist daher eine äußerst wichtige Funktion eines Freelancer-Portals. Nebst einer organisierten Dokumentenablage bietet das Cloud-ERP die Möglichkeit, die Dokumente in direktem Zusammenhang mit ihrer Verwendung zu verbinden, z.B. mit einem Kontakt, einer Person, einem Projekt usw. Zudem verfügen alle Belege (Arbeitsrapporte, Lieferscheine usw.) stets über ein einheitliches Design, auch wenn diese von Freelancern ausgedruckt werden.  
 
 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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