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Alles unter Kontrolle – Mit dem ERP den Warenfluss im Blick

von Sandra Bültermann am 17.09.2020

Bestellungen einsehen, Waren aus dem Keller heranschaffen, Pakete am Küchentisch packen, Rechnungen drucken, Retouren annehmen, Gutschriften bearbeiten – für manch einen eCommerce-Neuling sieht so der Alltag aus. Doch wenn sich der Erfolg des Online-Shops in Form von vielen herein flatternden Bestellungen einstellt, endet die manuelle Abwicklung schnell in Stress und Chaos. Vor allem, wenn online und stationärer Handel auf gemeinsame Ressourcen zugreifen. Wie steht es um den aktuellen Lagerbestand? Drohen Lieferengpässe? Welche Bestellungen sind bereits rausgegangen, welche noch nicht? Denn ganz gleich, in welcher Branche und ob Einzel-, Groß- oder Versandhandel: Entscheidend ist immer, dass die passende Ware zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort ist. Den nötigen Überblick gewährleisten moderne ERP-Systeme, die sowohl den Warenfluss als auch die Ressourcenplanung von Unternehmen vollständig abbilden.

Steigende Anforderungen mit wachsender Unternehmensgröße

Im Hintergrund von Handelsbetrieben laufen zahlreiche Prozesse, über die Sie als Unternehmer nie den Überblick verlieren dürfen: Das beginnt bei der Bedarfsermittlung, geht über Beschaffung und Lagerung bis hinzu Transport und Logistik. Und mit jeder Ausweitung des Warenangebotes oder Vergrößerung des Unternehmens steigen Anforderungen sowie Komplexität. So genannte Warenwirtschafts- und ERP-Systeme wurden (u.a.) genau dafür konzipiert, den Warenfluss in seiner Gesamtheit abzubilden. Sie unterstützen die Verwaltung von Lagerbeständen, Lieferrückständen, Ein- und Verkaufspreisen, Artikeln und deren Varianten. Je reibungsloser die Warenwirtschaft funktioniert, desto zufriedener die Kunden.

Echtzeit-Synchronisation der Lagerbestände

Insbesondere für Unternehmen, die neben dem Online-Shop auch stationären Handel betreiben, sind aktuelle Informationen über den Lagerbestand extrem wichtig, um nicht fälschlicherweise Artikel doppelt zu verkaufen. Um dies und die damit verbundene Verärgerung der Kunden zu verhindern, ist es erforderlich, dass Bestände in Echtzeit im System aktualisiert werden. So kann an jedem POS nur das verkauft werden, was tatsächlich am Lager ist. Werden mehrere Lager mit einem ERP-System verwaltet, sehen Mitarbeiter per Klick, wo Artikel alternativ vorrätig sind und können im besten Fall direkt eine Lieferung zum Kunden nach Hause veranlassen. Bestandsaktualisierungen sowie die Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen erfolgen automatisch.

Höhere Kundenzufriedenheit dank Paket Tracking

Auch nach dem Versand können Sie den Warenfluss verfolgen – per Tracking-Integration des Transportunternehmens. Die Möglichkeit des Paket Trackings bedeutet heute weit mehr als die reine Sendungsverfolgung. Proaktive Informationen rund um den Lieferstatus und die volle Transparenz zur Sendung vermitteln dem Kunden, dass er Ihnen wichtig ist und Sie alles dafür tun, um ihn glücklich zu machen. Zur Verdeutlichung ein Beispiel: Familie Janssen hat für den Urlaub in der kommenden Woche kurzfristig ein neues Zelt bestellt und hofft, dass es noch vor Abreise geliefert wird. Indem Sie als Online-Händler die Kunden mit Meldungen wie „Ihre Ware hat soeben das Lager verlassen“, „Ihre Bestellung wird voraussichtlich Samstag bei Ihnen eintreffen“ und „Die Sendung wurde bei Ihrem Nachbarn für Sie hinterlegt“ über den aktuellen Status auf dem Laufenden halten, erzeugen Sie positive Emotionen: Familie Janssen ist glücklich, weil sie sich dank rechtzeitiger Lieferung entspannt aufs Zelten freuen kann – und vielleicht auch noch schnell einen neuen Schlafsack bei Ihnen ordern.
 
Als Händler profitieren Sie aber nicht nur von der gestiegenen Kundenzufriedenheit. Dank detaillierter Versandkontrolle sind sowohl interne Versandprozesse als auch die Performance der Zusteller transparent und nachvollziehbar. Stellen, an denen es immer wieder hakt, werden sichtbar, sodass Sie hier für entsprechende Optimierungen sorgen können.

Warum sich ein ERP-System lohnt

Reine Warenwirtschaftssysteme konzentrieren sich darauf, Warenbestand und Warenbewegungen zu erfassen und zielorientiert zu verarbeiten. Vereinfacht bedeutet das, dass sämtliche Artikel, die ein Händler verkauft, im System gelistet sind. Beim Verkauf eines Artikels sowie bei der Neubeschaffung von Waren wird dies jeweils direkt in der Software verbucht und der Bestand automatisch aktualisiert. Der Fokus dieser Anwendungen liegt auf dem Warenfluss.
Mit einer integrierten ERP-Lösung verfolgen Sie auch den Warenfluss, haben darüber hinaus aber zusätzlich alle weiteren Ressourcen und Prozesse des Unternehmens im Blick – von den Waren übers Kapital bis hin zum Personal. Zudem laufen im inkludierten CRM alle Daten rund um die Kunden zusammen. Das ERP ist in der Lage, Geschäftsprozesse sowie abteilungsübergreifende Abläufe zu beschleunigen und Teilaufgaben zu automatisieren. Ihr Unternehmen ist zu klein, als dass Sie derartige Funktionalitäten benötigen? Wären Sie denn nicht dankbar für die Zeitersparnis und Lieferfähigkeit, die sich durch automatische Nachbestellungen von Waren bei Erreichung eines Mindestbestandes ergeben? Oder für Kosteneinsparungen, weil durch geringere Stückzahlen und just-in-time-Planung ein wesentlich kleineres Lager vonnöten ist? Und ein Cloud-ERP verspricht noch wesentlich mehr Benefits!

Skalierbar und zukunftssicher

Mit einer modular aufgebauten ERP-Lösung bereiten Sie sich schon jetzt auf die Zukunft vor und bleiben offen für alle Optionen, die sich auf dem Weg Ihres Handelsunternehmens noch ergeben. Ihr großer Vorteil: Cloudbasierte ERP-Systeme können mit dem Wachstum Ihres Betriebes problemlos mitwachsen. Momentan sind Sie vielleicht der Einzige im Unternehmen, der mit dem ERP arbeitet. Aber wie sieht es in zwei Jahren aus? Es ist also von Vorteil, wenn immer so viele Lizenzen zur Verfügung stehen, wie Sie gerade benötigen. Sie wollen erst einmal den stationären Verkauf in sichere Bahnen leiten, bevor Sie sich mit dem Onlinehandel beschäftigen? Prima, dann abonnieren Sie das eCommerce-Tool auch erst dann, wenn es wirklich soweit ist! Ihr Businessmodell profitiert regelmäßig von technologischen Innovationen? Moderne ERP-Systeme sind längst gerüstet für IoT (Internet of Things), 5G und Co. Außerdem werden sie laufend weiterentwickelt, um auch künftig neue Standards und Trends zu unterstützen. Die Einführung eines Cloud-ERPs verspricht Ihnen Nachhaltigkeit und Zukunftssicherheit. Sie arbeiten stets mit Anwendungen, denen Ihr Unternehmen auch in fünf, sechs, sieben Jahren noch nicht „entwachsen“ ist. Worauf warten Sie also noch?

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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