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Vorteile eines ERP-unterstützten Qualitätsmanagements

von David Lauchenauer am 01.02.2019

Verbraucherschutz und Produkthaftpflicht zwingen Unternehmen zu einem konsequenten Qualitätsmanagement. Sowohl die Fertigungsindustrie als auch der Handel sind auf eine lückenlose Rückverfolgbarkeit und Chargenverwaltung angewiesen. Dank zentraler Datenbasis und durchgängiger Prozessunterstützung bieten ERP-Systeme ideale Grundlagen für ein professionelles Qualitätsmanagement in allen Unternehmensbereichen.
 

Transparente Daten ohne Wenn und Aber 

Kundenorientiertes Qualitätsmanagement bedeutet, den Verbrauchern jederzeit Auskunft über die Herkunft, Verarbeitung und Distribution von Produkten geben zu können. Dazu braucht es ein unbedingtes Bekenntnis zur absoluten Transparenz hinsichtlich aller Informationen, welche für die Kunden relevant sind. In Fertigungsprozessen sind aktuelle Informationen über die Herkunft von Rohstoffen, Angaben zu Lieferanten, die Zusammensetzung von Halb- und Fertigfabrikaten, Ergebnisse von Qualitätsprüfungen, Produktions- und Haltbarkeitsdaten usw. entscheidend. Die Identifikation verwendeter Zutaten oder Bauteile bis hin zu Fertigfabrikaten ist bei Problemen und Beanstandungen entscheidend. Die gesamte Wertschöpfungskette unterliegt dabei der Notwendigkeit, jederzeit Daten zur Qualität erfassen und auswerten zu können.
 

Lückenlose Verkettung von Informationen

Die Erfassung von Qualitätsdaten ohne Bezug zu vor- und nachgelagerten Prozessen macht wenig Sinn. Als integrierte Gesamtlösung und zentrale Datenbasis für sämtliche Unternehmensbereiche bildet das ERP-System sämtliche Vorgänge digital ab. Dadurch stehen Informationen jederzeit nachvollziehbar zur Verfügung. Bereits beim Wareneingang können entsprechende Chargendaten erfasst werden. Auch bei der Bereitstellung von Rohstoffen oder Halbfabrikaten werden diese Informationen dokumentiert und ergeben zusammen mit den bei der Herstellung anfallenden Daten ein genaues Bild des fertigen Produktes. Dieses lässt sich aufgrund von Lieferprotokollen und Kundenangaben bis zum Zwischenhändler oder direkt zum Endkunden weiterverfolgen. Dank des ERP-Systems entsteht so eine Verkettung von Informationen, welche für eine lückenlos dokumentierte Supply Chain sorgt.
 

Vom Qualitätsnachweis bis zur Rückrufaktion

Serien- und Chargennummern, Produktversionen sowie Herstell- und Verfalldaten fallen auf verschiedenen Verarbeitungsstufen an. Moderne ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, diese Informationen an die folgenden Prozessschritte zu „vererben“. Rückwärts betrachtet kann dadurch der Werdegang eines Produktes wieder aufgeschlüsselt werden. Dieses ist für die Rückverfolgbarkeit, aber auch für die Bearbeitung von Reklamationen und für die Einhaltung gesetzlicher Compliance-Anforderungen wichtig. Um den Ansprüchen eines professionellen Qualitätsmanagements zu genügen, müssen sich daher auch regulatorische Vorschriften im ERP-System abbilden lassen können. Sollte es einmal erforderlich sein, muss eine Rückrufaktion schnell und ohne manuelle Recherche in Lieferpapieren abgewickelt werden können. Es versteht sich von selbst, dass dabei flexible Auswertungsmöglichkeiten unverzichtbar sind.
 

Automatisierung sichert Prozesseffizienz

Kostendruck, Konkurrenzkampf und kurze Lieferfristen machen Unternehmen zu schaffen. Die realen Ansprüche der Wettbewerbsfähigkeit stehen nicht selten im Widerspruch zu den Anliegen des Qualitätsmanagements. Das muss nicht sein. Dank automatisierter Arbeitsabläufe lassen sich Prozesse beschleunigen und gleichzeitig alle notwendigen Qualitätsdaten bereitstellen. Auch hier nimmt das ERP-System eine zentrale Rolle ein und bietet Unterstützung dank Funktionen wie z.B. 
  • Zuordnung von qualitätsrelevanten Merkmalen
  • Auswertungen von Beständen, Bestellungen, Lieferungen usw.  
  • Automatisierter Aufzeichnung von Chargen 
  • Qualitätsoptimierte Ein- und Auslagerungsstrategien 
  • Unterstützung bei Kommissionierung und Entnahmen 
  • Steuerung von Nachschub sowie von Puffern für die Produktionsmaterialien 
  • Anbindung an Logistik-/Speditionssysteme

Chargen- und Serienverwaltung leicht gemacht

Ohne Zweifel, die Verwaltung von Chargen ist ein komplexes Thema. Dennoch lohnt sich der Aufwand, denn nur mit einer umfangreichen Chargenverwaltung ist jederzeit eine Rückverfolgung gewährleistet. Dazu ist eine durchgängige Erfassung entsprechender Daten in allen Prozessabschnitten, welche den Zustand des Produkts verändern, unabdingbar. Wann wurde welcher Artikel verwendet, verändert, geliefert? Die Antworten kennt das ERP-System. Es ist in der Lage, in sämtlichen Prozessen Daten zu erfassen und an den nächsten Prozessschritt weiterzugeben. Doch nicht nur das: Es kann im Bedarfsfall – Stichwort Rückverfolgbarkeit – sofort die involvierten Produkte identifizieren.
 

Integrierte Dokumentenzuordnung im ERP

Prüfzertifikate, Ursprungszeugnisse, Kontrolldokumente und vieles mehr sind wichtige Unterlagen für ein hieb- und stichfestes Qualitätsmanagement. Leider werden diese Unterlagen oft noch separat in Ordnern und dergleichen abgelegt. Im Bedarfsfall müssen diese aufwändig durchforstet werden. Sinnvoller ist es, die entsprechenden Dokumente digital im ERP-System aufzubewahren und den jeweiligen Geschäftsfällen zuzuordnen. Es lohnt sich daher, bei der Evaluation einer Unternehmenslösung neben den Funktionen für Qualitätsmanagement auch die Möglichkeit eines integrierten Dokumentenmanagements zu berücksichtigen.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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