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10 Tipps für E-Commerce-taugliche Produktdaten

von David Lauchenauer am 10.12.2019

Im Online-Handel spielen aktuelle Produktdaten eine zentrale Rolle. Durch die Komplexität und Dynamik im E-Commerce steigen deshalb die Anforderungen an ein effizientes, durchgängiges Handling der Daten. Moderne Werkzeuge und integrierte Systeme leisten dabei wertvolle Dienste. Die folgenden 10 Tipps zeigen, worauf es bei E-Commerce-tauglichen Produktdaten ankommt. 
 
  1. 1. Konsistente Datenqualität 
E-Commerce beruht zu einem großen Teil auf automatisierten Funktionen und Teilprozessen. Damit diese reibungslos funktionieren, braucht es eine konsistente Datenqualität. Konkret bedeutet dies, dass die Verwendung der einzelnen Datenfelder klar geregelt und strukturiert wird. Ein Datenfeld entspricht jeweils einem einzigen Dateninhalt. Nur so ist gewährleistet, dass Inhalte korrekt angezeigt sowie Daten problemlos importiert und exportiert werden können. 
 
  1. 2. Integrierte Prozesse 
Das reibungslose Zusammenspiel verschiedener Unternehmensbereiche macht den Erfolg im E-Commerce aus. Vom Webshop über die Warenbeschaffung bis zum Versand und der Buchhaltung arbeiten verschiedene Bereiche Hand in Hand, nutzen aber trotzdem die gleichen Daten. Um möglichst alle involvierten Prozesse ohne Schnittstellen oder Medienbrüche zu verbinden, lohnt sich der Einsatz eines integrierten ERP-Systems. 
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  2. 3. Transparente Klassifikation 
Zu den anspruchsvollsten Aufgaben beim Aufbau von E-Commerce-tauglichen Produktdaten gehört die Entwicklung eines transparenten Klassifikationskonzepts. Die Einteilung nach Artikel- und Warengruppen sowie die Verwendung weiterer Merkmale, wie z.B. Vertreter-Code oder Verpackungseinheiten, ist entscheidend für die Steuerung von nachgelagerten Prozessen, für Webshop oder Kataloge, aber auch für Auswertungen. 
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  2. 4. Einlesen von Katalogdaten 
Der Online-Handel bietet nicht nur großen Unternehmen die Möglichkeit ein umfassendes Warensortiment anzubieten. Auch kleine Firmen können vielfältige Angebote in ihren Webshops führen. Um das Datenvolumen von Artikeln, Preisen, Lagerbeständen usw. mit möglichst geringem Aufwand zu übernehmen, ist ein automatisiertes Einlesen von Katalogdaten sinnvoll. Dabei gilt es zu beachten, dass die Datenstruktur der zu übernehmenden Daten auch zu derjenigen des eigenen ERP-/Webshop-Systems passen muss. 
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  2. 5. Anreicherung mit Zusatzdaten 
Sowohl im B2B- als auch im B2C-Onlinehandel verlangen die Kunden nach Zusatzinformationen zu Produkten in Form von Abbildungen, Videos, Handbücher, Pläne, Anleitungen usw. Um den Überblick zu behalten, müssen zwei Punkte geklärt werden: Erstens, wo und in welchem Format werden die Dateien gespeichert? Das kann beispielsweise ein Dokumenten- oder Media-Managementsystem sein. Und zweitens, welches System wird für die Anreicherung der Zusatzdaten genutzt? ERP-Lösung, E-Shop oder Drittsoftware? 
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  2. 6. Preiskonditionen berechnen 
Ein wichtiger Aspekt im E-Commerce stellt das Preisgefüge dar. Angesichts der Menge an Artikeln ist kaum jemand in der Lage, die jeweiligen Preise manuell zu verwalten. Hinzukommt, dass die Preise je nach Kundengruppe oder Bezugsmenge variieren. Also braucht es ein System, mit welchem sich die jeweiligen Konditionen automatisiert berechnen und verwalten lassen. Idealerweise wird diese Aufgabe im ERP angesiedelt. Hier stehen nicht nur alle Artikel- und Kundendaten zur Verfügung, sondern auch Möglichkeiten für die Berechnung von Preislisten, Staffelpreisen, Kontrakten usw. 
 
  1. 7. Automatisierter Datenabgleich 
Der elektronische Datenaustausch, z.B. in Form der verschiedenen EDI-Formate, vereinfacht die Prozesse im E-Commerce wesentlich. Kundenbestellungen, Lieferungen oder Rechnungen können direkt von einem System ins andere übermittelt und dort weiterverarbeitet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Sicherheit und Datenqualität.  
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  2. 8. Systemfunktionen nutzen 
Dieser Tipp tönt vielleicht banal, aber die Praxis zeigt, dass er durchaus berechtigt ist: Gehen Sie auf Tuchfühlung mit Ihren E-Commerce-Systemen. Oft werden hilfreiche Funktionen nicht genutzt, weil man sie schlichtweg nicht kennt. Moderne Systeme bieten viele Eigenschaften, welche die Datenverwaltung, Reporterstellung, Auswertungen usw. erleichtern.  
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  2. 9. Import- und Exportformate 
Wenn es darum geht, E-Commerce-Daten weiterzuverwenden, stellt sich rasch einmal die Frage nach dem Datenformat. Für den Import und Export digitaler Informationen gibt es verschiedene Arten, wie zum Beispiel XML, CSV, JPG. Nebst dem geeigneten Format bestimmt aber auch das Matching, d.h. die Übereinstimmung der ein- bzw. auszulesenden Datenfelder, die Möglichkeit für den Datenaustausch und Weiternutzung. 
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  2. 10. Gesamtlösung als Vorteil 
Jede Schnittstelle, jeder Systembruch erschwert den Datenfluss im E-Commerce. Mit einer Gesamtlösung lassen sich solche Probleme vermeiden. Im Idealfall steht ein System zur Verfügung, welche Auftragsverwaltung, Warenwirtschaft, Finanzen, Produktdaten, Dokumentenmanagement und Finanzen aus einer Hand abdeckt.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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