Nonstop von ERP zu E-Commerce – so geht‘s

Vorsicht, diese zwei Fakten haben es in sich: Erstens, ein ERP ist mehr als eine elektrische Schreibmaschine. Und zweitens, E-Commerce ist mehr als nur ein Verkaufskanal. Wer beides kombiniert, erhält ein digitales Kraftpaket für Business ohne Grenzen. Interessiert? Dann lesen Sie weiter und lassen sich jetzt von der Synergie zwischen ERP und E-Commerce inspirieren. Am Ende erwartet Sie eine „So geht’s“ - Anleitung für Ihr Unternehmen. 

Integriertes Denken als Erfolgsfaktor (und Voraussetzung) 

Das Entscheidende liegt im Wandel des Denkens – diese Erkenntnis öffnet ist der Schlüssel, um die Türen zu einer erfolgreichen Digitalisierung zu öffnen. Lösen Sie sich deshalb von einer modulartigen IT-Denke und schaffen Sie stattdessen Raum für eine durchgängige Sichtweise von IT-Anwendungen. ERP hier, Webshop da? Falsch! Das Ganze ist mehr als die Summe der Teile; es lohnt sich, beide „Welten“ zu verschmelzen und die daraus entstehenden Synergien zu nutzen. Der Grund liegt auf der Hand: Beide Systeme teilen sich Daten und Prozesse. Jede Abgrenzung führt automatisch zu Mehraufwand, Redundanz, Fehleranfälligkeit und Qualitätsverlust. Mit dem integrierten Denken ist es allerdings nicht getan. Ohne integriertes ERP-/Webshop-Systeme geht es nicht. 

Gemeinsam genutzte Daten als Energiequelle 

Unternehmer investieren viel Energie in ihre Geschäftsmodelle, Mitarbeitenden und Firmenorganisation. Umgekehrt wird viel Power im digitalen Bereich verschwendet. Die Vielzahl an unterschiedlichen Apps und Tools lassen Datenquellen bereits innerhalb der IT-Landschaft versickern, während das Business nach neuen, integrierten Lösungen dürstet, welche die Prozesse vereinfachen. Gleiches gilt vielerorts auch für das Zusammenspiel von ERP-System und Webshop. Warum nicht beide Anwendungsbereiche – besser gesagt, Geschäftsbereiche – zusammenführen? Dadurch lassen sich Daten gemeinsam nutzen und Prozesse durchgängig gestalten bzw. vereinfachen.  

ERP-Systeme als Datengeneratoren – auch online 

Von der Auftragsbearbeitung über die Ressourcenplanung bis zum Finanzwesen liefert ERP-Software sämtliche notwendigen Informationen für einen reibungslosen Geschäftsfluss. Was immer es an Artikel- und Kundendaten, an Auftragsinformationen, Warenbeständen, Bestellungen und Kapazitätsauslastung braucht – das ERP steht bereit. Auch dann, wenn es um den Online-Kanal geht. Die dort benötigten Daten unterscheiden sich nämlich keineswegs vom Offline-Bedarf. Mehr noch: Jedes System bzw. jeder Bereich ist auf einheitliche Parameter (Währungen, Ländercodes, Warengruppen, Mengeneinheiten usw.) angewiesen. Ganz zu schweigen vom Layout von Lieferscheinen, Rechnungen usw. Warum also das Rad zweimal erfinden? 

Berücksichtigung von Anforderungen im Online-Handel 

Zugegeben, nicht jedes ERP-System kann auch E-Commerce. Häufig hapert es schon beim Webdesign. Online-Kunden sind nicht nur funktional, sondern auch visuell sehr anspruchsvoll. Tatsache ist, dass die Anzahl vollintegrierter ERP-/E-Commerce-Systeme, welche auch hohen Design-Anforderungen genügen, derzeit (noch) überschaubar ist. Das Thema E-Commerce ist vielschichtig und reicht vom einfachen Webshop über individuelle Kundenportale bis hin zur Online-Integration aller Geschäftspartner. Schon bei der Auswahl eines passenden Systems sollten Anforderungen im E-Commerce unbedingt berücksichtigt werden.  

So geht‘s – nonstop vom ERP zum E-Commerce 

Das ERP-System ist der digitale Motor im Unternehmen. Als zentrale Datenbasis beliefert es die internen Fachbereiche wie Vertrieb, Marketing, Beschaffung, Logistik, Produktion, Finanzen usw. sowie umliegende Drittsysteme und Partner mit digitalen Informationen und unterstützt die jeweiligen Geschäftsprozesse. Im Bereich E-Commerce – Webshop, Kundenportale, elektronischer Datenaustausch (Kunden, Partner, Ämter usw.) – müssen die Daten im entsprechenden Format zur Verfügung stehen. Gleichzeitig gilt es funktionale Anforderungen sowie gestalterische Wünsche (v.a. Webshop) zu berücksichtigen. Für die Umsetzung einer integrierten Lösung ist ein passendes ERP-System mit entsprechenden 

 und Funktionen erforderlich. Dabei empfiehlt sich folgendes Vorgehen: 

1. Bedarfsanalyse (inkl. Dokumentation der Prozesse, Datenbestände, Ziele, aktuelle Rahmenbedingungen, künftige Strategie)

2. Überprüfung der Ist-Situation hinsichtlich Optimierungspotenzial (ggf. Unterstützung durch externe Organisationsberatung) und Definition der Soll-Prozesse/-Organisation, ggf. Anpassung der Unternehmens-/Marketing-/Verkaufsstrategie 

3. Formulierung eines Lastenheftes für die Evaluation geeigneter Lösungsanbieter und Durchführung eines Auswahlverfahrens 

4. Machbarkeitsprüfung anhand konkreter Teilprozesse und Szenarien, Referenzstudien, Erarbeitung eines Vorgehensmodells und Lösungskonzepts unter Einbezug der internen Fachbereiche 

5. Auswertung von Angeboten, Entscheid für Lösung/Hersteller bzw. Systempartner 

6. Optimierung von Datenstrukturen (Produkte, Kunden, Systemparameter), Überarbeitung und Aktualisierung von Datenbeständen, Anpassung von Prozessen insbesondere im Online-Bereich 

7. Systemtests, Anwenderschulung, Dokumentation, Kundeninformationen, Go-live 

8. Laufende Systemverbesserungen, SEO, Harmonisierung der Vertriebskanäle