Elektronische Rechnung und XRechnung:
Was Sie über den E-Rechnungsstandard und die E-Rechnungspflicht wissen müssen

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Das gilt auch für die Rechnungsstellung. Ab 1.1.2025 gilt die elektronische Rechnung verpflichtend für den Geschäftsverkehr, also den Austausch von Rechnungen auch auf B2B-Ebene. Für die Rechnungsstellung an Bundesbehörden gibt es eine solche Pflicht bereits seit 2020:  Es werden keine Rechnungen mehr im Papier- oder PDF-Format akzeptieren, wenn der Rechnungswert die 1.000€-Marke überschreitet. 

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde 2024 auch die Pflicht zur elektronischen Rechnung für B2B-Rechnungsvorgänge beschlossen. XRechnung wird zum digitalen Standard: Ab 1.1.2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Für die Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung gibt es Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027. Was Lieferanten und Dienstleister von Unternehmen hinsichtlich Rechnungsformat beachten müssen, zeigt der folgende Beitrag. 

Definition: Was ist eine E-Rechnung? 

Grundsätzlich geht es bei dem oben genannten Bestreben darum, dass die E-Rechnung zur Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen flächendeckend eingeführt werden soll. Eine E-Rechnung ist dabei grundsätzlich ein digitaler, strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz. Im Unterschied zu einer papierbasierten Rechnung oder einer Forderung im PDF-Format wird eine E-Rechnung zwingend elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet. Der Fokus liegt hierbei auf der medienbruchfreien Verarbeitung, da so E-Rechnungen automatisiert eingelesen und zur Auszahlung gebracht werden können. 

Definition: Was ist eine XRechnung? 

Bei der XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format gemäß der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung möglich macht. Rechnungen im PDF-Format sowie andere digitale, jedoch nicht nach dieser Norm strukturierte Formate wie beispielsweise Bilddateien wie jpg erfüllen die Anforderung der Weiterverarbeitung nicht. Ziel ist es, dass ein europaweiter, technologieneutraler, digitaler Prozess für den Rechnungsversand, den Empfang und die Verarbeitung etabliert wird. 

XRechnung: Worauf müssen Unternehmen achten? 

Bei der Rechnungsstellung ist zu beachten, dass die eingesetzte ERP-Software den XRechnungsstandard unterstützt. Nur so wird sichergestellt, dass korrekt lesbare und automatisiert verarbeitbare XML-Daten eingereicht werden. Da XML-Daten nur maschinenlesbar sind, kann es vorkommen, dass zusätzlich eine für den Menschen leicht lesbare PDF-Rechnung angefordert wird. Davon abgesehen unterstützen auch einige ERP-Anwendungen die Visualisierung dieser Daten. Als Alternative zum XRechnungsstandard erfüllt das ZUGFeRD 2.1.1 Profil „XRechnung“ ebenfalls die grundsätzlichen Anforderungen. Mit diesem Rechnungsstandard erstellte Rechnungen gelten ebenfalls als E-Rechnungen. 

B2B

Unternehmen, die mit anderen Unternehmen (B2B) Rechnungen austauschen, müssen ab 1.1.2025 Rechnungen als XRechnung empfangen können. 

B2G

Auch beim Rechnungsversand z.B. an Behörden des Bundes gilt das Format als verpflichtend. Rechnungen ausgedruckt auf Papier oder im PDF-Format werden seit 2020 nicht akzeptiert und auch nicht bezahlt. Für diesen Zweck wurden zwei unterschiedliche Portale durch den Bund erstellt, die zur Rechnungseinreichung benutzt werden müssen. 

Folgende Befreiungen gelten vom XRechnungsstandard: 

• Direktaufträge, deren Auftragswert unter den 1.000€ netto liegen 
• Aufträge, die aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich (z.B. das Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr oder das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern) 
• Wenn einzelne Bundesländer abweichende Regelungen getroffen haben 

Abgesehen von diesen genannten Ausnahmen ist die XRechnung Standard für die Abrechnung mit dem Bund. Wer mit Behörden im europäischen Ausland abrechnen möchte, muss hierfür gesonderte Regelungen beachten, die unterschiedliche Stichtage zur Einführung von digitalen XRechnungen aufgestellt haben. In vielen Nachbarländern wie Italien, Spanien und Frankreich gibt es bereits entsprechende Verpflichtungen, die zu beachten sind. Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass die jeweiligen Behörden bei Auftragserteilung über die Verpflichtung zur XRechnung informieren. 

Die Zukunft der E-Rechnung – in Deutschland und Europa 

Grundsätzlich sollte es als positiv betrachtet werden, dass die europäischen Behörden einen einheitlichen, digitalen Rechnungsstandard einführen. Dies verspricht eine Verbesserung in der Bearbeitung von Rechnungen und somit in der Effizienz, wodurch Ressourcen und Kosten gespart werden können. Gleichzeitig treibt dieses Unterfangen die Digitalisierung in den Unternehmen und öffentlichen Gremien weiter voran. Mit der B2G-Pflicht wurde bereits Anfang dieses Jahrzehnts eine Basis geschaffen, um jetzt auch das gesamte B2B-Geschäft standardisieren zu können. Mittelfristig werden vermutlich alle Rechnungen als XRechnung versandt werden könnten. 

Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen jetzt bereits ihre bestehenden ERP-, FiBu- und Warenwirtschaftssysteme dahingehend überprüfen, dass der entsprechende XRechnungsstandard vollständig unterstützt wird. Es empfiehlt sich in diesem Zuge Gespräche mit den Software-Herstellern zu führen, wenn entsprechende Unterstützungen von E-Rechnungen nicht gegeben sind. Einen großen Vorteil haben hier Unternehmen, die auf ERP aus der Cloud setzen. Durch den Bezug der Anwendung als Dienstleistung ist der ERP-Anbieter hier in der Bringschuld und sorgt für die rechts- und datenschutzkonforme Gestaltung der Software. Es liegt hier im Leistungsbereich des ERP-Anbieters dafür zu sorgen, dass entsprechende Funktionen zur Unterstützung von E-Rechnungen integriert werden. Da Updates automatisiert eingespielt werden, müssen sich Anwender bei entsprechenden Änderungen von Rechtsgrundlagen um nichts kümmern. In der Folge können sich Unternehmen auf eine Steigerung der Wertschöpfung fokussieren und brauchen keine Sorge um ihre IT-Infrastruktur haben.