Effiziente Verbindung von ERP und E-Commerce

Keine Frage: E-Commerce, also der elektronische Handel von Waren und auch vermehrt Dienstleistungen über das Internet, ist einer der wichtigsten Triebfedern unserer Wirtschaft geworden; es wird ein Umsatz von bis zu 62 Milliarden Euro in 2016 und damit ein Wachstum von 10 Milliarden Euro zum Vorjahr prognostiziert. Nicht verwunderlich also, dass immer mehr Unternehmen im Zuge der Digitalisierung Ihren Kunden E-Shops oder B2B-Portale anbieten. Dieser Trend stellt bestehende IT-Systeme, allen voran das Enterprise Resource Planning (kurz: ERP), vor große Herausforderungen, da E-Commerce Systeme effizient ans ERP angebunden werden müssen. Welche Aspekte Sie bei der Verbindung von E-Commerce und ERP beachten sollten, haben wir in diesem Artikel beschrieben.

Unkomplizierter Einstiege ins E-Commerce über APIs

Mittels Application Programming Interfaces (kurz: APIs) besteht eine kostengünstige und schnelle Möglichkeit, um E-Commerce Plattformen via Schnittstelle an ein bestehendes ERP-System anzubinden und so das neue Geschäftsfeld zu erproben. Hierbei werden relevante Daten (Produktdaten, Konditionen, Stammdaten) jeweils aus dem ERP-System in die E-Commerce Software importiert; eine Echtzeit-Synchronisierung von Verfügbarkeit und Preisen ist nur selten möglich, da entsprechende Abgleichungen in der Regel zu vorab definierten Zeitpunkten stattfinden. Bestellungen müssen dann oftmals wieder über eine Schnittstelle in das ERP-System importiert und dort manuell bearbeitet werden. Diese Vorgehensweise ermöglicht einen E-Commerce Einstieg mit geringen Investitionen, das Vorgehen stößt dabei aber schnell an seine Grenzen. Denn Fehleranfälligkeit, unvollständige und redundante Datensätze sowie manuelles Eingreifen ist bei gesteigertem Bestellvolumen nicht praktikabel und sorgt schnell für eine Kundenunzufriedenheit. Es wird eine tiefergehende Integration notwendig, bei der ein E-Shop und B2B-Portal bereits Teil des ERP-Systems ist.

Ganzheitliche ERP-Lösungen mit Prozess-Automatisierung

Um die steigenden Anforderungen des E-Commerce und die Kundenerwartungen zu erfüllen, bieten ganzheitliche ERP-Systeme mittlerweile auch eigene E-Commerce Module an, wodurch eine unkomplizierte Integration garantiert ist. Anstatt über Schnittstellen die Insellösungen mühsam zu verbinden, erhält der Nutzer ein Komplettsystem, welches auch anspruchsvolle Anforderungen abdeckt. Hierbei existiert eine einheitliche Datenbasis, in der alle relevanten Produktinformationen, Lagerbestände, Lieferzeiten, Stammdaten, Konditionen, Bestellungen sowie Abwicklungsinformationen wie Kundendaten, Rechnungen sowie Mahnungen gespeichert und ohne Umweg auch im E-Shop oder B2B-Portal in Echtzeit verfügbar sind. 

Die Vorteile eines ganzheitlichen Systems liegen aber nicht nur in der ständigen Verfügbarkeit aller relevanten Informationen, sondern auch in der automatischen Prozess-Abwicklung. So können nach erfolgter Bestellung direkt Kommissionierungslisten, Versandetiketten, Rechnungen und Lieferscheine automatisch erzeugt werden. Aber auch made-to-order Produktionen, die beispielsweise über einen Produkt-Konfigurator eingegangen sind, lassen sich automatisiert in der Produktion anstoßen und falls nötig können auch Bestellungen bei Lieferanten aufgegeben werden. Selbst die direkte Beauftragung eines Logistik-Dienstleisters ist möglich. 

Ein weiterer Vorteil eines ganzheitlichen ERPs ist die Datenverfügbarkeit in allen Abteilungen. So haben alle Bereiche direkten Zugriff auf den neuen Auftrag und können beispielsweise Zusatzverkäufe im Vertrieb starten, Service-Mitarbeiter instruieren oder den Auftrag im Controlling verarbeiten. Auch die Managementebene sieht die Auswirkungen des Auftrags sofort in Echtzeit-Auswertungen oder auf grafischen Dashboards und kann so fundierte Entscheidungen treffen. Handelt es sich bei der ganzheitlichen Lösung sogar um ein ERP aus der Cloud, so profitieren alle Entscheider zusätzlich von der Verfügbarkeit aller Informationen unabhängig von Ort, Zeit oder Endgerät. Gleichzeitig kann bei einem Cloud ERP das entsprechende E-Commerce Modul unkompliziert zusätzlich abonniert werden, welches dann auch sofort verfügbar und einsatzbereit ist.

Internationalisierung als Fallstricke für E-Commerce Lösungen

Hat sich das digitale Geschäftsfeld als lohnenswert herausgestellt, so stoßen viele KMU spätestens beim internationalen Wachstum an die Grenzen bestehender Insellösungen, da jetzt nicht nur die Shop-Umgebung, sondern auch alle Produkte lokalisiert dargestellt werden müssen. Auch weitere Anforderungen wie Währung, steuerliche Rahmenbedingungen, unterschiedliche Gesetze oder Versandoptionen sind nun relevant und müssen zentral verwaltet werden. Da diese Anforderungen oftmals auch weitere Abteilungen wie die Buchhaltung aktiv betreffen, ist es unerlässlich, dass alle Abteilungen unbeschränkten Datenzugriff haben.

Da mit steigender Kundenbasis auch neue Potenziale für das Marketing entstehen, ist eine weitere Anbindung an das gewählte CRM-System unerlässlich, damit beispielsweise automatische Empfehlungen für Zusatzverkäufe ausgesprochen werden können. Auch gezielte Marketing-Mailings, Zielgruppensegmentierung und nachgeschaltete Marketingmaßnahmen benötigt eine Anbindung zum CRM-System. Hier profitieren KMU wieder von ganzheitlichen Systemen, die neben einem E-Commerce Modul auch ein CRM-System inkludiert haben.

Integration als zentraler Faktor für erfolgreiches E-Commerce

Unternehmen, die im Zuge der digitalen Revolution ein Standbein im E-Commerce etablieren möchten, erkennen bei diesem Prozess schnell, dass einer der zentralen Faktoren für den Erfolg der Unternehmung ein modernes ERP-System darstellt, welches perfekt in alle Unternehmensbereiche integriert ist. Die Integration von E-Shop oder B2B-Portal gilt deswegen auch als ein zentraler Faktor für die Skalierbarkeit von E-Commerce in KMU. Nur durch eine ganzheitliche Datenbasis im Unternehmen, die in Echtzeit allen Bereichen zur Verfügung steht, können Prozesse effektiv automatisiert und fundierte Entscheidungen getroffen werden.