So gelingt der Umgang mit Gefahrengütern, Chargen- und Seriennummern
Unternehmen, die mit Gefahrengütern handeln, oder es in ihrem Alltag mit Chargen- und Seriennummern zu tun haben, müssen den höchsten Anforderungen gerecht werden: Möglichst (ressourcen-) effizient, zugleich innovativ und ohne dabei die gesetzlichen Vorgaben aus dem Auge zu verlieren. Gleichzeitig muss eine gleichbleibende Qualität der Produkte gewährleistet sein. Ohne technische Unterstützung ist das nahezu unmöglich. Wie eine moderne ERP-Lösung den Handel mit besonderen Warengruppen unterstützt, die nötige Rechtssicherheit bietet und den Mehraufwand reduziert, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was sind Chargennummern und wozu dienen sie?
„Nudel-Rückruf wegen Verunreinigungen“ oder „Beim Smartphone XY kann der Akku explodieren“ – solche und ähnliche Schlagzeilen lassen immer wieder aufhorchen. Wenn bei der Produktion etwas schiefgelaufen ist, müssen betroffene Waren schnell identifizierbar sein, um Verbraucher zu schützen. Genau diese Aufgabe übernehmen Chargennummern. Sie kennzeichnen mehrere Artikel eines Fertigungsauftrages – also die komplette Produktionsmenge eines Artikels, die alle unter den gleichen Bedingungen hergestellt wurde. Für Lebensmittel und Medizinprodukte sind Chargennummern verpflichtend, bei Textilprodukten sind sie ebenfalls häufig zu finden. Sie werden den jeweiligen Produkten während der Produktion zugewiesen, müssen in sämtlichen Unterlagen aufgeführt und ab diesem Zeitpunkt an alle Zwischenhändler und Dienstleister weitergegeben werden. Chargennummern gewährleisten die Nachverfolgbarkeit von Produkten, sodass sich jederzeit ermitteln lässt, wann und wo ein Produkt von wem mit welchen Inhaltsstoffen und von welchen Maschinen produziert wurde. Findet man beispielsweise in einer Nudelpackung Kunststoffteilchen, muss man davon ausgehen, dass weitere Packungen desselben Produktionstages ebenfalls verunreinigt sind – und eine Rückrufaktion gezielt für die Artikel dieser besonderen Charge starten.
So unterscheiden sich Seriennummern von Chargennummern
Anders als Chargennummern werden Seriennummern für einzelne Produkte vergeben, um sie eindeutig identifizieren zu können. Ihre Anwendungsbereiche sind vielfältig: Sie kommen unter anderem bei der Erfassung von Warenein- bzw. -ausgängen zum Einsatz, aber auch im Zusammenhang mit Gerätehistorien sowie Garantieabwicklungen. So lässt sich anhand der Seriennummer beispielweise ohne vorliegende Rechnung in Erfahrung bringen, ob ein bestimmtes Gerät noch Garantie hat.
ERP gewährleistet Sicherheit und Effizienz
Die Vergabe und Verwaltung von Serien- und Chargennummern erfordert besondere Sorgfalt, insbesondere vor dem Hintergrund der teilweise gesetzlichen Verpflichtung. Fehler oder Lücken in der Dokumentation können schwerwiegende Folgen mit sich bringen: von hohen Schadenersatzforderungen bis hin zu erheblichem Imageverlust. Am sichersten managen Sie Serien- und Chargennummern mit einem modernen, integrierten ERP-System. Es macht Produkte permanent nachverfolgbar, erhöht die Datenqualität und optimiert interne Prozesse. Indem Chargennummern beispielsweise Verfallsdaten zugeordnet werden, lassen sich verderbliche Produkte effizienter und automatisch früher verkaufen als noch länger lagerbare Chargen. Zudem beschleunigt sich die Abwicklung von Anlieferungen, Ein- und Auslagerungen, wenn Mitarbeiter relevante Informationen direkt am Ort des Geschehens per Handscanner ein- bzw. auslesen und ins zentrale ERP-System übertragen. Moderne Anwendungen dokumentieren aber nicht nur, sondern warnen auch bei Abweichungen von der Norm. Anhand flexibler Suchmöglichkeiten lassen sich Chargen bei Bedarf rasch eruieren. Dabei stehen entsprechende Prüf- und Qualitätsdokumente zur Verfügung.
Gefahrengüter und ihre Herausforderungen
Ohne Zweifel, der Umgang mit Gefahrengütern ist noch komplexer und erfordert ebenfalls ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. Dabei handelt es sich um Waren, von denen bei der Beförderung auf öffentlichen Verkehrswegen eine Gefahr für Mensch und Umwelt ausgehen kann – etwa weil sie giftig oder leicht entflammbar sind. Da zugehören unter anderen Chemikalien, Feuerwerkskörper, Batterien, Farben und Lacke. Transport sowie Verpackung – und teilweise auch die Lagerung – von Gefahrengütern unterliegen strengen nationalen sowie internationalen Regelungen. Allein in Europa gelten für den Bahn-, Straßen-, Luft- und Schiffsverkehr unterschiedliche Bestimmungen, die regelmäßig an neue Gegebenheiten angepasst werden. KMU, die mit entsprechenden Waren handeln, sind verpflichtet, sich laufend über Änderungen zu informieren und die gesetzlichen Regelungen einzuhalten. Das umfasst unter anderem eine lückenlose Dokumentation im richtigen Format, eine entsprechende Kennzeichnung der Güter sowie deren Verpackung.
Effiziente Verwaltung von Gefahrengütern
Unterstützt das ERP-System die Klassifizierung von Gefahrengütern und Zuweisung von Gefahrgutklassen, gestaltet sich der Umgang mit ihnen sicher und effizient. So beschleunigt etwa die automatisierte Erstellung der benötigten Dokumente wie Gefahrgut-Etiketten oder Zollpapiere den gesamten Gefahrgutversand. Indem Versanddienstleister automatisch die entsprechenden Informationen erhalten, liegen für jeden Transport immer alle relevanten Daten vor und müssen nicht mehr für jeden Auftrag abgesprochen werden.
Fazit
Damit die Besonderheiten von Gefahrengütern, Chargen- und Seriennummern nicht zum Bremsklotz werden oder gar zu Gesetzeswidrigkeiten führen, brauchen Sie eine ERP-Lösung, die die speziellen Informationen abbildet. Integrierte ERP-Systeme bieten hier den großen Vorteil der durchgängigen Daten über alle Arbeitsbereiche hinweg. Indem sich alle erforderlichen Informationen im Artikelstamm hinterlegen und sämtliche verwendeten Materialien bzw. Bauteile über alle Produktionsschritte sowie Verarbeitungs- und Vertriebsstufen nachverfolgen lassen, erhöht sich die Datenqualität erheblich, während sich der Koordinationsaufwand verringert.