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Kontrolle oder Flexibilität - Was für Unternehmensprozesse besser ist

Kontrolle oder Flexibilität - Was für Unternehmensprozesse besser ist

Berufsbedingt versetze ich mich häufig in die Lage eines Anwenders, der ein neues ERP-System sucht. Berufsbedingt sehe ich mir auch häufiger Webseiten von Mitbewerbern, Partnern und der eigenen Marketing-Abteilung an und stelle fest: Die Informationsflut wurde in den letzten Jahren immer umfangreicher, die Gestaltung der Webseiten immer hübscher, der Inhalt aber immer ähnlicher.

Schwierige Entscheidungsfindung

Fast jeder ERP-Hersteller gibt heutzutage Auskunft über Funktionalitäten, verfügbare Module und Branchenlösungen. Zudem haben fast alle eine beeindruckende Auflistung von Kundenreferenzen aufzuweisen. Aufgrund welcher Kriterien soll der Anwender denn da noch eine fundierte Entscheidung treffen? Zeigen die Produktbeschreibungen überhaupt alle entscheidungsrelevanten Informationen? Oder sieht man dort nur das, was die Hersteller herzeigen möchten?

Drei typische Kriterien zur Wahl eines ERP-Systems

Mich würden als Anwender zunächst die drei folgenden Punkte interessieren:

  1. Performance der Software

    An der Software selber interessiert sicherlich, wie schnell, flüssig und intuitiv ein typischer Geschäftsvorfall abgearbeitet werden kann. Ein Video auf der Homepage würde mir diese Information vermitteln, wird aber von Herstellern nur selten angeboten.

  2. Zukunft des ERP-Systems

    Als Anwender würde mich zudem interessieren, an welchen Zukunftsthemen der Hersteller arbeitet. Schließlich möchte ich ja über längere Zeit mit der Software arbeiten. Da fände ich ein Video-Interview mit dem Entwicklungsleiter des Herstellers toll. Aber auch das wird kaum geboten.

  3. Steuerungsphilosophie der Software

    Schließlich hätte ich gerne noch eine klare Auskunft, ob die Planungs- und Steuerungsphilosophie der Software zum Management-Stil meiner Firma passt. Bei diesem Thema hüllen sich die meisten ERP-Hersteller in einen Mantel des Schweigens.

Was hat der Stil einer Firma mit der Einführung von ERP-Software zu tun?

Irgendwie alles. Denn während Kriterien wie Performance und Zukunftsfähigkeit der Software für Sie bis zur Einführung der ERP-Software mehr oder weniger Unbekannte bleiben, haben die meisten bzgl. optimaler Steuerung und Mitarbeiterführung sehr genaue Vorstellungen. Es gibt z.B. Firmen, die Unternehmensprozesse flexibel handhaben (Fall 1) und andere, die sich sehr genau an vorgegebenen Prozessen orientieren wollen (Fall 2). Je nachdem ergeben sich verschiedene Anforderungen an ein ERP-System.

Fall 1: Das Unternehmen „Flexibilität ist Trumpf“

Es gibt Firmen, die ohne klare Prozessregeln auskommen und sich auf die Intelligenz und Motivation der Mitarbeiter verlassen. Diese Firmen wünschen sich daher oft eine Software, in der Einzelprozesse sehr flexibel gehandhabt und von den einzelnen Mitarbeitern mitgestaltet werden können. Typisch für solche Firmen sind sehr großzügig vergebene Berechtigungen und die Bemerkung „Als wir früher die Rechnungen mit MS Word geschrieben haben, ging alles noch viel schneller und einfacher“. Klar, mit MS Word konnte jeder Mitarbeiter tun, was er wollte.

Fall 2: Das Unternehmen „Erfolg kommt nur durch Disziplin“

Die Chefetage dieser Unternehmen legt großen Wert darauf, klare Prozessregeln aufzustellen und verzichtet dabei auf Sonderrabatte ohne seine Genehmigung oder sendet keine weitere Lieferungen an Kunden mit überfälligen offenen Rechnungen. Die Unternehmens-Software sollte dann in der Lage sein, Ausnahmen von Prozessregeln sofort transparent darstellen zu können. Oder Transaktionen, die gegen die Prozessregeln verstoßen, gar nicht erst zuzulassen. Der Mitarbeiter bekommt dann eine Fehlermeldung und die Transaktion wird abgebrochen.

Drei Typen von ERP-Software

In Hinblick auf die beiden beschriebenen Extremfälle im Stil der Unternehmensführung schlage ich vor nach dem Grad der Prozesskontrolle drei Typen von ERP-Software zu unterscheiden:

  • ERP-Software für flexible Anforderungen

    Partizipation der Mitarbeiter ist erwünscht, Prozesskontrolle daher nicht nötig

  • ERP-Software für mehr Transparenz

    Flexibilität ist erwünscht, jede Abweichung wird aber transparent aufgezeigt

  • ERP-Software für maximale Prozesskontrolle

    Abweichungen im Prozess haben von Vorgesetzen freigegeben zu werden

Eine flexible Führung ist anfangs besser

Ich persönlich glaube, dass die flexible Variante anfangs zu höherer Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit führt. Mittelfristig verleitet diese weiche Variante der Unternehmensführung allerdings auch dazu, schnell nachzugeben. Mitarbeiter können ihr Engagement unbemerkt herunterschrauben und auf Deckungsbeiträge für das Unternehmen leichtfertig verzichten.

Langfristig zahlt sich Disziplin aus

Bei der disziplinierten Variante braucht man gute und engagierte Mitarbeiter. Der Mitarbeiter ist viel häufiger dem Druck ausgesetzt, Deckungsbeiträge zu halten anstatt dem Kunden oder Lieferanten schnell nachzugeben. Und außerdem muss der Mitarbeiter bereit sein, seinen Vorgesetzten Ausnahmen abzuringen, weil ohne deren Zustimmung die Ausnahme nicht im Prozess abbildbar ist. Mittelfristig bedeutet die disziplinierte Variante für Mitarbeiter und Management sicherlich ein Mehr an Anstrengung. Aber die kommt 100% der Erreichung der Unternehmensziele zu Gute.

Positive Nebeneffekte von mehr Disziplin

Als positiven Nebeneffekt habe ich bei in Firmen mit disziplinierten Führungsstil erlebt, dass die Mitarbeiter und Geschäftspartner die klar durchgesetzten Regeln als verlässlich und damit positiv interpretieren. Zudem gewöhnen sie es sich ab, bei jedem Geschäftsvorfall noch einmal in langwierigen Gesprächen zusätzliche Vorteile herausholen zu wollen. Die eingesparte Zeit wird dann für sinnvolleres und wichtigeres wie z.B. Gespräche über am Markt notwendige Produkt-Features eingesetzt. Persönlich halte ich die disziplinierte Variante für besser, auch wenn ich den Eindruck habe, dass der Trend heute eher zu einem weichgespülten ERP geht. Was meinen Sie? Welche Variante oder welchen Führungsstil halten Sie für besser oder gibt es branchenspezifische Steuerungsanforderungen?

Mein Tipp zur Einführung von ERP-Software

Werden Sie sich vor der Investition in eine Unternehmens-Software darüber klar, welchen Management-Stil und welche Art der Prozesskontrolle Sie durch die Software unterstützen möchten. Fragen Sie den Hersteller, wie er seine Software diesbezüglich einschätzt und lassen Sie sich ein paar Beispiele live vorführen.