Was sind Kennzahlen im Vertrieb? Definition, wichtigste KPIs und Nutzen für Unternehmen

Einleitung: Was sind Kennzahlen im Vertrieb? (Definition)

Kennzahlen im Vertrieb (engl. Sales KPIs) sind messbare Werte, die Unternehmen dabei helfen, die Leistung ihrer Vertriebsaktivitäten objektiv zu bewerten und zu steuern. Eine präzise Definition lautet: Kennzahlen im Vertrieb geben Auskunft über die Effektivität, Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Vertriebsprozesse und zeigen auf, in welchen Bereichen Optimierungsbedarf besteht.

Diese Kennzahlen sind wie die Instrumente im Cockpit eines Flugzeugs: Sie liefern laufend aktuelle Informationen und geben die Richtung vor — gerade in dynamischen Märkten ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Warum sind Kennzahlen im Vertrieb wichtig?

Kennzahlen helfen, den Vertrieb datenbasiert zu steuern, Risiken frühzeitig zu erkennen und Chancen besser zu nutzen. Sie sind essenziell, um:

• Verkaufsprozesse transparent zu machen
• die Performance einzelner Vertriebsmitarbeitenden zu analysieren
• Budgets gezielt einzusetzen
• Kundenbedürfnisse besser zu verstehen
• strategische Entscheidungen faktenbasiert zu treffen

Moderne ERP-Systeme stellen die relevanten Daten in Echtzeit zur Verfügung und unterstützen bei der Auswertung.

Die 15 wichtigsten Kennzahlen im Vertrieb

1. Verkaufsmenge

Die verkaufte Menge eines Artikels zeigt, ob die Nachfrage stabil ist oder ob gezielte verkaufsfördernde Maßnahmen erforderlich sind. Abweichungen liefern Hinweise auf Marktveränderungen.

2. Provisionen

Vor allem bei erfolgsabhängigen Vergütungsmodellen sind Provisionen ein zentraler Indikator für die Vertriebsleistung.

3. Marge

Die Marge gibt Auskunft über die Wirtschaftlichkeit. Sie zeigt die Differenz zwischen Herstellungskosten und Verkaufspreis und ist Basis für Preisstrategien.

4. Gewinn

Obwohl scheinbar einfach (Umsatz minus Kosten), variiert die Gewinn-Definition je nach Perspektive (z. B. betriebswirtschaftlich, steuerrechtlich).

5. Verkaufschancen

Zeigen Potenziale für zukünftige Umsätze auf. Sie sind wichtig, um die Pipeline zu füllen und künftige Auslastungen zu planen.

6. Auftragsvolumen

Gibt Einblick in den Wert aller eingehenden Aufträge und hilft, Umsatzschwankungen frühzeitig zu erkennen.

7. Auftragswerte

Zeigen Trends im Kaufverhalten. Hohe Auftragswerte können z. B. auf eine hohe Kundenzufriedenheit oder Cross-Selling-Erfolge hinweisen.

8. Gesamtumsatz

Die wohl bekannteste Kennzahl: Summe aller Verkäufe, Vermietungen und Dienstleistungen.

9. Kundenumsatz

Ermöglicht die Differenzierung nach Kundengruppen (z. B. Bestandskunden vs. Neukunden) und gibt Aufschluss über Zielgruppenpotenziale.

10. Top-Kunden

Identifiziert die wichtigsten Kunden und deckt gleichzeitig Klumpenrisiken auf.

11. Gutschriften

Hohe Gutschriften können auf Qualitätsprobleme oder Fehler in der Auftragsabwicklung hindeuten.

12. Retouren

Eine wichtige Kennzahl für die Kundenzufriedenheit und die Produktqualität.

13. Akquise-Kosten

Zeigen, wie effizient der Vertrieb neue Kunden gewinnt. Im Verhältnis zum generierten Umsatz sind sie ein wichtiger Profitabilitätsindikator.

14. Sales Funnel

Zeigt den Fortschritt der Leads durch den Verkaufstrichter und ermöglicht, die Conversion-Rate zu optimieren.

15. Marketingbudget

Hilft, den ROI (Return on Investment) von Marketingmaßnahmen zu bewerten und Budgets gezielt zu steuern.

Kennzahlen im Vertrieb auswerten mit Cloud ERP

Moderne Cloud ERP-Systeme ermöglichen es Unternehmen, alle relevanten Vertriebskennzahlen in Echtzeit auszuwerten. Cloud-basierte Lösungen bieten den Vorteil, dass Daten jederzeit und ortsunabhängig abgerufen werden können. So bleiben Führungskräfte und Vertriebsteams stets auf dem aktuellen Stand — egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Kennzahlen-Management mit Myfactory ERP

Das Cloud ERP-System Myfactory ist speziell für KMU konzipiert, ideal für Betriebe aus Handel und Produktion mit bis zu 50 Mitarbeitenden.

Myfactory integriert Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion und Buchhaltung in einer Plattform und stellt alle Kennzahlen zentral bereit. Vertriebsleiter:innen können auf Knopfdruck Reports abrufen, Trends erkennen und Maßnahmen ableiten.

Besonders nützlich sind dabei Funktionen wie:

• Automatische Auswertungen zu Verkaufschancen, Umsätzen und Margen
• Echtzeit-Einblick in Auftragsvolumen und Bestände
• Integration mit CRM-Modul für Kundenanalysen
• Hohe Transparenz über Retouren und Gutschriften
• Flexible Dashboards für individuelle KPIs

Dank der Cloud-Architektur sind keine teuren lokalen IT-Infrastrukturen notwendig, Updates erfolgen automatisch, und Unternehmen profitieren von einer schnellen Implementierung.

Herausforderungen und Tipps für die Praxis

Die Auswahl und Interpretation der richtigen Kennzahlen ist oft komplex. Nicht jede Kennzahl ist für jedes Unternehmen gleich relevant. Tipps:

• Fokussieren Sie sich auf die Kennzahlen mit der größten Aussagekraft
• Vermeiden Sie zu viele Metriken gleichzeitig — weniger ist oft mehr
• Nutzen Sie automatisierte Dashboards und Alerts
• Schulen Sie das Vertriebsteam im Umgang mit KPIs
• Nutzen Sie flexible ERP-Systeme wie Myfactory, um Daten konsistent und zentral abzubilden

Fazit: Kennzahlen als strategisches Steuerungsinstrument

Kennzahlen im Vertrieb sind unverzichtbar, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die Effizienz zu steigern und den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern. Moderne ERP-Lösungen wie Myfactory helfen dabei, alle relevanten Daten zentral zu erfassen, auszuwerten und in umsetzbare Maßnahmen zu übersetzen.

Gerade für KMU aus Handel und Produktion ist der Einsatz von Cloud ERP ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, um agil und datengetrieben am Markt zu agieren.