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Herausforderung bei der Integration von Individuallösungen

Herausforderung bei der Integration von Individuallösungen

 

ERP-Software beinhaltet bereits einen großen Funktionsumfang. Trotzdem ist es sinnvoll, Standardfunktionen zu individualisieren und auf die unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen, damit alle Business Prozesse möglichst effizient und sogar automatisiert abgebildet werden können. Um für diese Schritte optimale Voraussetzungen zu schaffen, sind bei der Auswahl der ERP-Software einige Punkte zu beachten. Dies gilt insbesondere dann, wenn sehr komplexe Abläufe durch die ERP-Lösung abgebildet werden sollen. Dieser Artikel erklärt, wie individuelle Lösungen für ERP-Systeme in die bestehende Software integriert werden können und welche System-Voraussetzungen dafür bestehen müssen.

 

Schnittstellen bilden das Fundament für Integration

Offene Schnittstellen (APIs) sind Grundanforderung an ein zeitgemäßes ERP-System, besonders die Verbindung von Open Data Protocol (ODATA) und Representational State Transfer (REST) sollte gerade im Hinblick auf Firewalls und Router Unterstützung finden. Auch bei der Verwendung von ERP-Software auf mobilen Geräten wie Tablet und Smartphone sind diese Schnittstellen von besonderer Bedeutung. Erst diese APIs ermöglichen den Datenaustausch mit anderen Systemen und gewinnen zunehmend an Bedeutung, weiter angetrieben durch Entwicklungen wie das Internet of Things (IoT) oder Industrie 4.0.

Manuell geschaffene Schnittstellen: keine wirkliche Alternative

Einer der ganz großen Vorteile von ganzheitlicher ERP-Software ist der automatisierte Ablauf vieler Prozesse, da eine gemeinsame Datenbasis besteht und es keine Medienbrüche gibt. Doch noch immer setzen Unternehmen verschiedene Insellösungen ein, was insbesondere bei der Datenübergabe von der einen Anwendung in die andere zu Problemen führt. Unternehmen versuchen sich hier meist mit Kompromissen manuell zu helfen: Daten werden über Excel-Tabellen und ähnlicher selbst geschaffener Schnittstellen in das bestehende System händisch übertragen. Dies ist zwar vermeintlich kostenlos, aber mit einem enormen, immer wiederkehrenden zeitlichen Aufwand gekoppelt. Wird viel Arbeit außerhalb des ERP-Systems in den Unternehmensprozessen durchgeführt, ist dies ein Anzeichen für eine veraltete Lösung, die langfristig Ihre Abläufe deutlich verzögern wird.

Grundvoraussetzungen der System-Integration

Die Integration von individuellen Anwendungen ist oft sehr komplex, nicht selten resultieren diese Bemühungen in eigene IT-Projekte, die entsprechende Ressourcen benötigen. Daher empfiehlt es sich bereits zu Beginn der Planung wichtige Eckpunkte festzulegen. Hierzu sollte insbesondere entschieden werden, welches System bei welchen Prozessen das dominantere ist, die grundsätzliche Integrationstiefe und in welche Richtung Daten überhaupt ausgetauscht werden sollen. Fällt die Entscheidung beispielsweise auf ein ERP-System als Business Software Basis für die Warenwirtschaft, die Neukundenakquise und das Marketing wird aber durch eine CRM-Anwendung unterstützt, so muss genau definiert werden, welche Informationen vom CRM-System in das ERP übergeben werden sollen – beispielsweise um einen neuen Auftrag zu erfassen – und welche Informationen im Umkehrschluss der Vertrieb benötigt, um die Kunden optimal zu akquirieren. Das Level der Integrationstiefe ist hier entscheidend, denn durch Schnittstellen lässt sich oftmals nur eine rudimentäre Ebene erreichen. Je komplexer die Business Prozesse sind und wie effizienter die Integration funktionieren soll, umso eher ist die Einführung einer ganzheitlichen ERP-Anwendung die bessere Option.

Nutzt ein Unternehmen unterschiedliche Systeme, so ist besonders auf dessen Kompatibilität untereinander zu achten. Nicht selten haben Anwendungen verschiedene Datenformate oder setzen auf unterschiedliche Validierungsmechanismen. Hier ist daher zu überprüfen, ob die Daten überhaupt übertragen und vom System interpretiert werden können. Auch die Frequenz der jeweiligen Übertragung, von einer Echtzeit-Synchronisierung bis zu bestimmten periodischen Übertragungen, spielt eine Rolle und muss individuell geplant werden. Beispielsweise können Aufträge jeweils zu bestimmten Zeiten an das ERP überführt werden, ein Lagerstand sollte vom Vertrieb aber in Echtzeit eingesehen werden können. Empfohlen wird daher eine Middleware als Vermittler zwischen den unterschiedlichen Systemen einzusetzen, um die Integration zu unterstützen. 

System-Integration und Automatisierung

Unternehmen müssen sich in vielerlei Hinsicht immer wieder neuen Herausforderungen stellen, eines ist sicherlich die Wahl des richtigen ERP-Systems. Doch was ist, wenn ein Unternehmen sich für eines entschieden hat und die Nutzung oder Weiterentwicklung seitens des Herstellers irgendwann eingestellt wird? Gerade wenn Unternehmen viele Individuallösungen und Module in ihr altes System integrierten, muss das neue System in der Lage sein, diese Zusatzanforderungen ebenfalls leisten zu können. 

Individuelle Systeme vs. Standardsoftware

Abschließend lässt sich festhalten, dass individuell auf die unternehmensspezifischen Anforderungen und Bedürfnisse abgestimmte Lösungen sich durchaus in bereits bestehende Systeme integrieren lassen. Dies ist jedoch häufig mit großem Aufwand verbunden, weswegen moderne ERP-Systeme bereits die relevantesten Module integriert haben und gleichzeitig mit APIs die Möglichkeit bieten, weitere Spezialsoftware anzubinden. Achten Sie bei der Auswahl der passenden ERP-Software also unbedingt darauf, dass REST und ODATA unterstützt werden und gleichzeitig das ERP-System flexibel genug ist, um selbst die komplexesten Business Prozesse abzubilden. Professionelle IT-Partner und der ERP-Anbieter selbst unterstützen Sie hier beim Customizing.