Einkauf 4.0: Den operativen Einkauf meistern
„Das Geld liegt im Einkauf!“ Diese und andere Weisheiten kennen operative Einkäufer nur zu gut. Tatsächlich sorgen attraktive Konditionen in der Beschaffung für bessere Margen und einer größeren Flexibilität hinsichtlich der Preisgestaltung in kompetitiven Märkten. Der Einkauf ist dabei ebenso von der Digitalisierung betroffen wie andere Unternehmensbereiche. Das renommierte Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML sorgte in diesem Zusammenhang bereits im Jahre 2016 mit einer Studie zum Einkauf 4.0 dafür, dass der digitale Wandel ebenfalls in der Beschaffung angekommen ist. Die Realität zeigt jedoch, dass in vielen KMU die Beschaffungsprozesse immer noch aufwendig händisch und ohne klar definierte Abläufe durchgeführt werden.
Wandel in der Beschaffung
Die fortschreitende Digitalisierung verändert zunehmend ebenfalls die Aufgaben in der Beschaffung. Im Zusammenspiel mit der Industrie 4.0 und veränderten Prozessen in der Logistik liegt es nun am operativen Einkauf, mit diesen Veränderungen Schritt zu halten. Auch die Art und Menge der zu beschaffenden Güter verändert sich. Digitale und innovative Produkte bzw. Dienstleistungen stellen neue Anforderungen an die Einkäufer hinsichtlich des technischen Know-hows. Darüber hinaus werden neue Maschinen bzw. Werkzeuge benötigt, um neue Komponenten oder Fertigungsprozesse abzubilden. In der Folge verändert sich das Beschaffungsportfolio des Einkäufers hinsichtlich der Produktvielfalt und der Bezugsart. Neue Bezugsmodelle wie „as a Service“ werden nicht nur für Anwendungen etabliert, sondern immer mehr Unternehmen nehmen den Siegeszug von SaaS (Software-as-a-Service) zum Anlass, eigene Dienstleistungsmodelle im Abo-Modell zu entwickeln. Durch Entwicklungen wie „Make to Order“ bzw. „Build to Order” oder „Rapid Prototyping“ werden auch im Einkauf ad hoc entsprechende Teilkomponenten benötigt. Dies führt zu immer mehr kleinen Bestellungen für Kleinserien oder Prototypen, die bis zur Losgröße 1 für Sonderanfertigungen reichen.
Für den operativen Einkauf bedeutet die Digitalisierung in diesem Zusammenhang eine Veränderung in der Rolle des Einkäufers. Händische Sourcing-Prozesse, Preisabsprachen und Konditionsverhandlungen werden Automatisierungen weichen. Für den Einkäufer bedeutet dies zwangsläufig, dass sich seine Rolle beim Konzept des Einkaufs 4.0 eher auf Steuerungs-, Verwaltungs- und Lenkungsaufgaben konzentrieren wird. Statt telefonisch oder via Fax noch Bestellungen aufzugeben, werden automatisierte Aufträge überwacht. Ebenfalls wird auf den Einkäufer als Spezialist für Disposition mehr Aufgaben zur Verwaltung von Lagerbeständen und Optimierung der Supply Chain zukommen. Bedingt durch ein vermehrtes Outsourcing und globaler Lieferketten wird der operative Einkäufer zukünftig ebenfalls als Vermittler bei Lieferterminverzögerungen und Reklamationen hinsichtlich der Qualität eine zentrale Rolle spielen. Als letzten Punkt wird gerade im Bereich der Digitalisierung die Beschaffung von externem Know-how, ebenfalls als Innovation Sourcing bekannt, relevant.
Mit einem ganzheitlichen ERP hin zum Einkauf 4.0
Das Fraunhofer-Institut stellte fest, dass für ein digitales Beschaffungsmanagement vor allem die passenden Technologien erforderlich sind, um Einkaufsprozesse durchgängig zu digitalisieren. Ein Warenwirtschaftssystem für kleine Unternehmen beziehungsweise ein leistungsfähiges Warenwirtschaftsystem für KMU bildet dabei die Grundlage für moderne und effiziente Abläufe in Handel und Beschaffung. Operative Einkäufer erhalten über die ERP-Software einen zentralen Überblick über Aufträge, Lieferungen und Bestände. Voraussetzung dafür sind aktuelle Adress-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, deren Datenhoheit idealerweise im ERP-System gebündelt sein sollte.
Sind Lieferanteninformationen und Handelsstücklisten sauber hinterlegt, lassen sich Anbieter deutlich effizienter vergleichen und Beschaffungsentscheidungen fundierter treffen. Im nächsten Schritt geht es darum, die Beschaffung weiter zu automatisieren: Bei Auftragseingang kann automatisch geprüft werden, ob der vorhandene Lagerbestand ausreicht, und falls nötig eine automatisierte Bestelldisposition angestoßen werden. Darunter versteht man vor allem Bestellvorschläge, die direkt im Warenwirtschaftssystem generiert werden.
Darüber hinaus lässt sich die Automatisierung auch auf „Make to Order“-Prozesse ausweiten. Über Schnittstellen und elektronischen Datenaustausch können Bestellungen bei Bedarf sogar automatisch an Lieferanten übermittelt werden. So wird die Idee von Einkauf 4.0 für Unternehmen konkret umsetzbar.
Fundament für solch einen Grad der Automatisierung ist ein ganzheitliches ERP-System, im Idealfall aus der Cloud, welches nicht nur die Cloud Warenwirtschaft abbildet, sondern ebenfalls auf Informationen interdisziplinär im Unternehmen dank einer einzigen Datenbasis zugreifen kann. Entsprechende Automatisierungen lassen sich mit diesem Ansatz entlang der ganzen Wertschöpfungskette aufbauen. Denkbar wäre es beispielsweise durch Integration von CRM anhand der aktuellen Deal-Pipeline Vorhersagen darüber zu treffen, zu welchem Zeitpunkt wie viele Komponenten benötigt werden – und basierend darauf Bestellvorschläge zu erstellen. Solche und ähnliche Überlegungen werden in KMU vermehrt durchgeführt, um nicht nur technologische Vorteile vom Einkauf 4.0 auszunützen, sondern ebenfalls die Einkaufsprozesse zu optimieren.
Prozessinnovationen unterstützen digitalen Wandel im Einkauf
Die Digitalisierung erhöht nicht nur die technologischen Möglichkeiten, über die der operative Einkäufer verfügt. Im Rahmen des Einkaufs 4.0 stehen vor allem auch die Beschaffungsprozesse erneut auf dem Prüfstand. Analoge, manuelle Prozesse wie eine Bestellung via Telefon oder Fax sollten genauso analysiert werden wie das Vorgehen bei Lieferterminverzögerungen oder Mängel in der Qualität. Dabei soll keineswegs die persönliche Kommunikation vollständig weichen. Stattdessen gilt es zukünftig, dass digitale Prozesse dabei unterstützen, dass die Einkäufer mehr Zeit für qualitative Lieferantenbeziehungen und das Netzwerken haben. Gerade in KMU, bei denen vermehrt auf etablierte, langjährige Partner in der Beschaffung zurückgegriffen wird, führen enge Beziehungen tatsächlich zu besseren Lieferkonditionen. Somit bietet die Digitalisierung eine große Chance im Beschaffungsmanagement dafür zu sorgen, dass im Zusammenspiel zwischen Technologie und Prozessen wirklich Potenziale gehoben werden können. Und damit hat dann auch der altbewährte Spruch aus der Einleitung wieder seine Berechtigung.