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An diesen Warnsignalen erkennen Sie eine veraltete ERP-Software

An diesen Warnsignalen erkennen Sie eine veraltete ERP-Software

Eine Software zum Enterprise Resource Planning (ERP) als zentrales Steuerungselement in Unternehmen ist eine kritische Anwendung, die entscheidend zur Wertschöpfung beitragen kann. Der Betrieb und die Wartung einer solchen ERP-Software war in der Vergangenheit aufwändig, viele Entscheider scheuen sich daher vor Aktualisierungen oder der Einführung einer neuen, modernen ERP-Lösung und nehmen damit Funktionseinbußen in Kauf. Als Ergebnis sind ERP-Systeme oft viele Jahre im Unternehmen im Einsatz, besonders alteingesessene Mitarbeiter verteidigen diese Relikte vehement. Dieses Verhalten ist im Hinblick auf den Aufwand und die Kosten einer ERP-Einführung verständlich, trotzdem wird dabei oftmals außen vor gelassen, dass sich die Anforderungen seit Inbetriebnahme der vorherigen Software verändert haben; insbesondere die Digitale Transformation erfordert ein Umdenken und die Implementierung von neuen Business Prozessen. Damit werden bestehende ERP-Systeme irgendwann veraltet und bedeuten reale Wettbewerbsnachteile. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen einige Warnsignale, an denen Sie eine veraltete ERP-Lösung erkennen.

Warnsignal #1: Microsoft Excel und andere Office-Lösungen werden parallel zum ERP eingesetzt

Eines der untrüglichsten Warnsignale für eine veraltete ERP-Software stellt die Nutzung von Microsoft Excel oder anderen Office-Lösungen dar. Die häufigsten Einsatzgebiete für Excel sind Daten-Exporte bzw. -Importe in andere Systeme und die Verknüpfung von verschiedenen Reports. Beides lässt darauf schließen, dass Sie ein veraltetes ERP-System ohne ganzheitlichen Ansatz und damit einer gemeinsamen Datenbasis einsetzen. Stattdessen wird Microsoft Excel oftmals als händische Schnittstelle genutzt. Dies verursacht zwar keine weiteren Kosten, bindet aber Personalressourcen, die nicht wertschöpfend eingesetzt werden.

Warnsignal #2: Geschwindigkeitsprobleme beim ERP-Einsatz stehen an der Tagesordnung

Dass die ERP-Anwendung in die Jahre gekommen ist, lässt sich auch durch Geschwindigkeitsprobleme feststellen. Diese treten erst vereinzelt auf, beispielsweise bei umfangreichen Reports und Auswertungen, ziehen sich dann aber schleichend durch die alltägliche Arbeit. Auch wenn es jeweils immer nur kurze Unterbrechungen sind, so ist die aufsummierte Arbeitszeit, die ein Mitarbeiter nicht wertschöpfend eingesetzt wird, ein Kostenfaktor, der insbesondere bei mehreren Nutzern schnell relevant wird. Ein langsames ERP-System ist außerdem ein negativer Faktor für die Mitarbeitermotivation.

Warnsignal #3: Das ERP ist nicht Mobile Business ready

Verändernde Marktbedingungen haben auch direkten Einfluss auf die Ausgestaltung des Arbeitsplatzes selbst: Homeoffice und Smart-Working sind hier nur zwei Stichworte, die zeigen, wie sehr sich die Kultur innerhalb der Unternehmen verändert. Daher ist der vollständige mobile Zugriff auf das ERP schon längst eine Grundanforderung an moderne ERP-Software geworden. Die Anwender erwarten heutzutage den komfortablen orts- und zeitunabhängigen Zugriff, der für die Nutzung der jeweiligen Endgeräte optimiert ist. Wenn Ihre Mitarbeiter keinen oder nur einen eingeschränkten mobilen Zugriff haben, sich noch umständlich über Virtual Private Network (VPN) erst mit dem Unternehmensserver verbinden müssen und die Darstellung nicht für die mobilen Devices optimiert ist, so setzen Sie wahrscheinlich noch ein veraltetes ERP-System ein.

Warnsignal #4: Mangelnde Informationen durch fehlende Integration

Ein weiteres deutliches Warnsignal für den Einsatz einer veralteten ERP-Lösung ist eine mangelhafte Integration von Anwendungen, die sich sehr deutlich bei den Stamm- und Bewegungsdaten der Kunden und den Touchpoints der Customer Journey aufzeigen lassen. Hat der Vertrieb beispielsweise keine Informationen über die favorisierten Einkaufskanäle, die offenen Posten, die Zahlungsvereinbarungen und die Zahlungsmoral allgemein, so deutet dies auf eine fehlende Integration des CRM-Systems ins ERP hin; zusätzliche Kanäle wie E-Commerce werden oftmals gar nicht integriert. Moderne ERP-Lösungen bieten hingegen dank eines ganzheitlichen Ansatzes eine komplette Integration mit einer einzigen Datenbasis und offerieren damit allen Abteilungen alle relevante Daten.

Warnsignal #5: Die Unternehmensprozesse lassen sich nicht mehr durch das ERP abbilden

Besteht eine deutliche Diskrepanz zwischen den realen Business Prozessen und den Unternehmensprozessen, die im ERP hinterlegt sind, so liegt dies häufig darin begründet, dass die ERP-Software die veränderten Abläufe nicht mehr abbilden kann. Auch wenn die damalig aufgesetzte Struktur ein Meilenstein gewesen ist, so ist diese heutzutage dann oft nur noch hemmend. Als Ergebnis muss das Personal nicht nur die Arbeitsschritte abseits der ERP-Software erledigen, sondern die Ergebnisse auch noch nachträglich in die alte Struktur übertragen. Eine Optimierung oder gar Automatisierung einiger Arbeitsschritte durch das ERP ist so nicht möglich, die ERP-Software kann nicht zur Wertschöpfung in vollem Maße beitragen.

Optimierung der veralteten ERP-Software oder Einführung einer modernen Lösung?

Wenn einige dieser Warnsignale auf Ihre eingesetzte ERP-Software zutreffen, so haben Sie natürlich nach wie vor die Möglichkeit, diese zu optimieren und so wieder produktiver zu gestalten. Überprüfen Sie daher, ob Ihre ERP-Anwendung auf dem aktuellsten Stand ist, denn oftmals ermöglichen Updates die Funktionserweiterung sowie beinhalten viele Sicherheitsaktualisierungen. Durch Upgrade der Hardware oder Bereinigung und Modernisierung der Datenbank können langsame ERP-Systeme wieder flottbekommen werden.

Diese Vorgehensweise funktioniert jedoch nicht mehr, wenn einzelne Funktionalitäten nicht mehr durch das ERP abgebildet werden können. An dieser Stelle entscheiden sich häufig KMU für die individuelle Entwicklung der benötigten Features, was vereinzelt eine gute Vorgehensweise sein kann, jedoch neue Herausforderungen bezüglich Updates und der Wartung bedeutet. Daher kommen Unternehmen mit einer veralteten ERP-Software irgendwann an den Punkt, wo nur noch die Einführung einer modernen und ganzheitlichen ERP-Lösung sinnvoll ist. Insbesondere dann, wenn die Unternehmensprozesse nicht mehr durch das ERP abgebildet werden können und Office-Tools vermehrt zum Einsatz kommen, lohnt sich der Umstieg auf ein neues ERP-System.