Unternehmensprozesse effizient im ERP managen

Das ERP-System gilt als Grundbestandteil der IT-Infrastruktur für produzierende Unternehmen, den Handel und Dienstleister. Eine der Primäraufgaben der Business-Anwendung liegt in der digitalen Abbildung von Unternehmensprozessen. Die ERP-Software hilft dabei, dass die jeweiligen Geschäftsprozesse mit technischer Unterstützung möglichst effizient ablaufen. Werden Unternehmen zu den Gründen befragt, warum sie ein ERP-System einführen, gilt die Verbesserung der Unternehmensprozesse als führende Aussage. Denn die Praxis hat gezeigt: Mit einem ERP können viele Unternehmensprozesse effizienter ablaufen als ohne die kritische Unternehmens-Software. Worauf in diesem Zuge geachtet werden muss und wie eine ERP-Software dabei unterstützt, dass die Geschäftsvorfälle besser orchestriert werden können, zeigt der folgende Beitrag.

Relevante Unternehmensprozesse in der Anforderungsanalyse erfassen

Bei der ERP-Einführung diktiert die Anforderungsanalyse der relevanten Unternehmensprozesse, welche Business-Software ausgewählt und letztlich auch eingeführt wird. Bei diesem Prozess kommen unterschiedliche Methodiken zum Einsatz, zum Beispiel das User-Story-Mapping, bei dem aus Sicht einer Nutzerin oder eines Nutzers die verschiedenen Aufgaben und Anforderungen erfasst werden. Die Methodik stammt aus dem agilen Projektmanagement und wird für die Entwicklung neuer Produktfunktionen, bei der Versionierung und zur Priorisierung von Milestones genutzt. Damit bieten sich die User Stories auch dafür an, bei bereits etablierten ERP-Systemen zu überprüfen, ob die technisch abgebildeten Unternehmensprozesse wirklich den Anforderungen aus Anwendersicht entsprechen. Man würde in diesem Zuge nicht mehr von der Anforderungsanalyse sprechen. Stattdessen bietet ein Unternehmensprozess-Audit die Möglichkeit, ganz im Sinne agiler Projektentwicklung zu prüfen, ob Optimierungspotenzial besteht. Gleichzeitig unterstützt eine Nutzerbefragung dabei, weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Im Zusammenspiel wird so erkannt, wo relevante Unternehmensprozesse nicht optimal im ERP abgebildet werden oder gar Medienbrüche existieren. Diese Geschäftsvorfälle bieten die Chance, die Effizienz in der täglichen Arbeit zu erhöhen, indem beispielsweise Medienbrüche entfernt, Integrationen geschaffen oder Automatisierungen eingeführt werden.

Beispiele für Unternehmensprozesse im User-Story-Mapping

Bei einem Audit der verschiedenen Unternehmensprozesse gibt es unterschiedliche Kategorien an Abläufen. Diese lassen sich grob in typische Geschäftsvorfälle – zum Beispiel den Erhalt einer Rechnung via E‑Mail im PDF-Format – und individuelle Unternehmensprozesse unterteilen. Eine ERP-Software bietet in der Regel bereits ein umfangreiches Repertoire an Funktionen für alltägliche Geschäftsprozesse. Darunter fällt alles, was die Warenwirtschaft betrifft, also die Geschäftsbereiche Einkauf, Disposition, Lagerhaltung und Verkauf. Ebenfalls kann von einem modernen ERP-System erwartet werden, dass Stammdaten zu Unternehmen und Ansprechpersonen, Lieferanten und dem Artikelstamm verwaltet werden können. Geht es darum, die Effizienz von Unternehmensprozessen zu steigern, sollte zuallererst sichergestellt werden, dass alle alltäglichen Geschäftsvorfälle im ERP-System stattfinden. Oftmals lassen sich selbst bei typischen Abläufen wie Rechnungseingang oder der Lagerhaltung bereits Optimierungen vornehmen. Vor allem Medienbrüche, die zum Beispiel durch händische Importe entstehen, sollten zur Effizienzsteigerung vermieden werden. Diese Prozesse benötigen nicht nur manuellen Input, sondern sind gleichzeitig eine potenzielle Fehlerquelle.

Bereichsübergreifende Unternehmensprozesse im ERP abbilden

Das ERP-System kann seine Stärke genau dann demonstrieren, wenn bereichsübergreifende Unternehmensprozesse verwaltet werden sollen. Ein typisches Beispiel dafür sind Bestellungen aus einem Onlineshop bei produzierenden Unternehmen mit der Losgrösse 1. Es ist der Trend zu beobachten, dass individuell konfigurierte Produkte für spezifische Anwendungsbereiche immer mehr an Bedeutung gewinnen – vor allem im E‑Commerce. Bei diesem Prozess muss nicht nur die Bestellung aus dem Onlineshop korrekt in einen Auftrag in der Warenwirtschaft überführt werden, sondern es muss auch in der Produktion das korrekt konfigurierte Produkt hergestellt und ausgeliefert werden. Dies setzt voraus, dass im Hintergrund die notwendigen Produktionsmittel wie Rohstoffe und Teilfabrikate eingekauft, Mitarbeitende für die Produktion eingeplant, der Logistiker gebrieft und alle notwendigen Belege wie Rechnung und Lieferscheine erstellt werden. Für diese Art bereichsübergreifender Unternehmensprozesse braucht es tiefgehende Integrationen zwischen IT-Systemen und Geschäftsbereichen. Eine Anbindung der unterschiedlichen Anwendungen via Schnittstellen birgt dabei oftmals ein hohes Fehlerpotenzial, sorgt für grossen Wartungsaufwand und bringt Einschränkungen mit sich. Daher haben sich vor allem ganzheitliche, modulare ERP-Systeme etabliert. Diese IT-Systeme ermöglichen via Module beispielsweise die E‑Commerce-Aktivitäten oder die Produktionsplanung und -steuerung auf derselben Datenbasis. Laufen alle relevanten Informationen in einer Software zusammen, lassen sich diese ohne Medienbrüche digital abbilden. Durch die Bereitstellung in der Cloud kommen zusätzliche Faktoren wie das ortsunabhängige Arbeiten hinzu, sodass alle Stakeholder – unabhängig vom Zugriffsort – gleichermassen mit Echtzeitdaten arbeiten können. Richtig effizient werden diese Unternehmensprozesse dann, wenn sie zusätzlich automatisiert werden. Im obigen Beispiel gelingt dies durch die automatisierte Anlage von Bestellvorschlägen, Belegen sowie Produktionsaufträgen.

Das ERP als Schaltzentrale für alle Unternehmensprozesse

Abschliessend lässt sich festhalten, dass eine ERP-Software massgeblich beeinflusst, wie effizient ein Unternehmen arbeiten kann. Lassen sich alle Geschäftsvorfälle in einem digitalen System erfassen und bearbeiten, spart dies Zeit und Ressourcen, die wiederum für die Wertschöpfung genutzt werden können. Doch ein ERP ist kein Selbstläufer. Wer sich intensiv mit den Unternehmensprozessen auseinandersetzt und deren Optimierung vorantreibt, wird eine deutliche Effizienzsteigerung in den betrieblichen Abläufen erreichen. So verbessert sich nicht nur die Wettbewerbsposition, sondern auch die Zukunftsfähigkeit der Unternehmung wird sichergestellt.