Was ist ERP und was ein ERP-System? Eine einfache und verständliche Definition

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und bezeichnet ein umfassendes Konzept zur Organisation, Steuerung und Überwachung der Ressourcen eines Unternehmens. Dazu gehören unter anderem Personal, Kapital, Material, Maschinen und Kapazitäten.

Ein ERP-System ist eine Softwarelösung, die branchenübergreifend zur Planung, Steuerung und Unterstützung von Geschäftsprozessen eingesetzt wird. Es vernetzt verschiedene Unternehmensbereiche wie Einkauf, Produktion, Vertrieb, Anlagenbewirtschaftung und weitere über eine zentrale Datenbasis – mit dem Ziel, die betriebliche Verwaltung effizienter zu gestalten.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Entwicklung von ERP-Systemen, ihre Vorteile und wieso insbesondere ein Cloud ERP für Schweizer Unternehmen interessant ist.

1. Was ist ERP?

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“, auf Deutsch: Unternehmensressourcenplanung. Gemeint ist damit die strukturierte Steuerung und Organisation aller im Unternehmen vorhandenen Ressourcen – etwa Mitarbeitende, Kapital, Maschinen und Materialien.

Ziel von ERP ist es,

• betriebliche Abläufe und Strukturen zu optimieren,
• sich flexibel an Veränderungen im Markt und im Unternehmen anpassen zu können
• und Geschäftsprozesse durchgängig effizient zu gestalten.

2. Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine modular aufgebaute Softwarelösung zur Planung und Steuerung sämtlicher Unternehmensressourcen. Idealerweise bildet es alle zentralen Geschäftsbereiche ab – von der Finanzbuchhaltung über Einkauf, Lager und Logistik bis hin zur Personalverwaltung.

Alle Informationen fliessen in eine zentrale Datenbank, die von allen Abteilungen genutzt wird. Dadurch entfallen doppelte Dateneingaben, und wiederkehrende Prozesse lassen sich vereinfachen oder gar automatisieren. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für mehr Übersicht im Unternehmen.

Für Unternehmen in der Schweiz heisst das auch: Ein modernes ERP-System muss lokale Anforderungen wie Schweizer MWST-Sätze, Buchhaltungsstandards (z. B. Swiss GAAP FER) und gesetzliche Vorgaben (z. B. Datenschutz) erfüllen können.

3. Historie

Die Wurzeln von ERP-Systemen reichen zurück in die 1960er-Jahre, als sogenannte MRP-Systeme („Material Requirement Planning“) eingeführt wurden. Sie dienten zunächst ausschliesslich der Materialbedarfsplanung in der Industrie. In den 1980ern folgte die Weiterentwicklung zu PPS-Systemen (Produktionsplanung und -steuerung).

Ab den 1990er-Jahren entstanden die ersten ganzheitlichen ERP-Lösungen, welche auch Bereiche wie Vertrieb, Personal und Buchhaltung umfassten. Heute gibt es moderne ERP-Systeme, die nicht nur für die Industrie, sondern für sämtliche Branchen einsetzbar sind – und das standortübergreifend.

4. Welche Unternehmensbereiche erfasst ein ERP-System?

Moderne ERP-Systeme sind sehr vielseitig und lassen sich individuell konfigurieren. Typische Funktionsbereiche sind:

• Handel
• Produktion
• Lager- und Materialwirtschaft
• Vertrieb & CRM
• Personalmanagement
• Buchhaltung & Controlling
• Dokumentenmanagement
• E-Commerce & Marketing

Während Einzelanwendungen oft nur Teilbereiche abbilden, erlaubt ein integriertes ERP-System einen durchgängigen Informationsfluss – ohne Medienbrüche. Das ist entscheidend, um Daten konsistent zu halten und Prozesse effizient zu steuern.

5. Moderne ERP-Systeme aus der Cloud

Mit Cloud-ERP – auch bekannt als Software-as-a-Service (SaaS) – nutzen Unternehmen ihre ERP-Software über das Internet. Installation, Wartung und Updates übernimmt der Anbieter. Das bedeutet: kein Aufwand für Serverbetrieb oder lokale Installationen.

Gerade für KMU in der Schweiz bieten Cloud-Lösungen grosse Vorteile:

• Mehrsprachige Oberfläche (Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch)
• Währungsvielfalt (CHF, EUR, USD etc.)
• Zugriff von überall – ideal für mobiles Arbeiten oder Aussenmitarbeitende
• Skalierbarkeit und flexible Erweiterbarkeit

Hier finden Sie weiterführende Informationen zu Cloud ERP vs On-Premise.

6. Vorteile von cloudbasierten ERP-Lösungen

✔ Transparente Kosten
Ein Cloud ERP System gewährleistet absolute Transparenz der Kosten. Sie zahlen nur für die Module, die Sie tatsächlich benötigen – z. B. Buchhaltung, Warenwirtschaft oder CRM. Dank flexibler Abo-Modelle sind die Kosten gut planbar.

✔ Wartungsfrei
Updates und Patches werden automatisch eingespielt. Ihre IT wird entlastet, und Sie arbeiten immer mit der aktuellsten Version.

✔ Mobilität
Arbeiten von unterwegs, im Homeoffice oder direkt beim Kunden – alles ist möglich, weil Ihre Daten jederzeit online verfügbar sind.

✔ Skalierbarkeit
Cloud-ERP wächst mit Ihrem Unternehmen: Ob neue Filiale, neue Märkte oder saisonale Schwankungen – Funktionen und Benutzerkonten lassen sich flexibel anpassen.

✔ Individualisierbarkeit
Eigene Prozesse oder externe Software (z. B. Onlineshops, CRM-Systeme oder Payment-Lösungen) können über APIs einfach angebunden werden.

✔ Höchste Sicherheit & Datenschutz
Ihre Daten werden in hochsicheren Rechenzentren in der Schweiz und Deutschland gespeichert. Damit erfüllen Sie die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) und profitieren von modernsten Sicherheitsstandards – inklusive Zutrittskontrollen, Brandschutz und Notstromversorgung.

7. Wer braucht ein ERP-System?

einfache Antwort: Jedes Unternehmen, das wächst oder effizienter arbeiten möchte.

Gerade am Anfang helfen einfache Tools wie Excel weiter. Doch mit zunehmender Komplexität – mehr Aufträge, mehr Mitarbeitende, neue Standorte – stossen Einzellösungen schnell an ihre Grenzen. Die Folge sind doppelte Datenpflege, Medienbrüche und ineffiziente Abläufe.

Ein ERP-System sorgt für:

• eine zentrale Datenbasis,
• konsistente Informationen über alle Abteilungen hinweg
• und eine solide Entscheidungsgrundlage für Geschäftsführung und Mitarbeitende.

Start-ups oder KMU in der Schweiz können klein anfangen und ihr System modular erweitern – ganz nach Bedarf.

8. Myfactory Cloud-ERP im Überblick

✔ ERP

Myfactory ERP umfasst und vereinfacht die betriebliche Planung und Steuerung der Unternehmensbereiche Einkauf, Disposition, Lagerhaltung sowie Verkauf. Zudem  ermöglicht das Modul die Verwaltung sämtlicher Informationen zu Artikeln, Lieferanten und Kunden. Mit der integrierten Betriebsstättenverwaltung lassen sich Stammdaten betriebsstättenübergreifend führend, während Bewegungsdaten wie Einkaufs- und Verkaufsbelege betriebsstättenabhängig erfasst werden.

Hier finden Sie eine vollständige Übersicht der Funktionen von Myfactory ERP.

✔ CRM

Im CRM-System – die Abkürzung steht für „Customer Relationship Management“ – dreht sich alles um den Kunden. Beim Aufbau von Kundenbeziehungen sind in der Regel mehrere Abteilungen und Personen involviert: Vertrieb, Marketing, Support, Rechnungswesen. Das CRM-System sammelt zentral alle Kundeninformationen und macht sie schnell verfügbar, was strukturierteres Arbeiten und effizientes Marketing verspricht. Automatismen, wie aus einem Angebot eine Rechnung zu generieren, bringen Erleichterung und Effizienz. Unsere integrierte CRM on demand-Lösung ermöglicht es, Kunden auf eine wesentlich persönlichere Art und Weise anzusprechen. Und Kunden spüren diese Wertschätzung, da der Gesprächspartner beim nächsten Telefonat genau weiss, was mit wem wann vereinbart wurde.

Überzeugen Sie sich selbst vom Umfang von Myfactory CRM.

✔ eCommerce

Myfactory E-Commerce integriert Internetauftritt und Webshop ins ERP. Ohne Agentur oder Programmierer richten Sie Ihren Webauftritt, Webshop oder ein B2B-Unternehmensportal ein. Mit wenigen Klicks lassen sich Artikellisten darstellen, Login-Bereiche einrichten oder Kontaktformulare anlegen. Bestellungen im Online-Shop können direkt disponiert bzw. weiterverarbeitet werden – in Echtzeit und ganz ohne Schnittstelle. So erreicht die Ware schneller den Kunden! Registrierte Kunden können zudem ihre Bestellhistorie abrufen, Adressangaben ändern und den Status aktueller Bestellungen einsehen.

Welche weiteren Funktionen in Myfactory E-Commerce auf Sie warten, erfahren Sie hier.

✔ Business Manager

Im Myfactory Business Manager steht die Organisation Ihres Teams im Mittelpunkt. Zu den integrierten Funktionen zählen  Aufgaben- und Terminmanagement, Dokumentenverwaltung sowie ein E-Mail-Client. Gemeinsame Postfächer vereinfachen die Zusammenarbeit im Team. Ein schwarzes Brett reduziert den innerbetrieblichen E-Mail-Verkehr. Statusanzeigen geben Überblick, wer gerade am Platz, im Meeting oder außer Haus ist. Aufgaben lassen sich direkt Mitarbeitern zuweisen und Termine sichtbar zu- oder absagen. Eingehende E-Mails können auch direkt mit einem Kunden verknüpft werden (wo sich wieder ein Vorteil eines modularen Systems aus einer Hand offenbart).

Informieren Sie sich ausführlich über den Myfactory Business Manager.

✔ FiBu - Finanzen

Das Myfactory FiBu überwacht und erfasst sämtliche Geld- und Leistungsströme, die infolge betrieblicher Prozesse entstehen. Das Modul deckt den gesamten Funktionsumfang des Rechnungswesens ab: Erfassung von Buchungen, Auswertungen, Datenaustausch, Umsatzsteuervoranmeldung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen ...

Übrigens: Unsere Finanzbuchhaltung besitzt das TÜV Süd Siegel. Gemäß des Prüfungs­standards IDW PS 880 und nach ISO/IEC 25051:2014 wurde mehrfach die GoBS-Konformität zertifiziert.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Funktionen von Myfactory FiBu.

✔ HRM

Das Personalmanagement gehört zu den zentralen Aufgaben der Unternehmensführung. Neben der Personalverwaltung stehen Personalbedarfsplanung und Personalbeschaffung im Mittelpunkt von Myfactory HRM („Human Resources Management“). Das Modul ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Personaldaten und bietet ein komfortables Zeiterfassungssystem. Des Weiteren lassen sich Abwesenheiten beantragen, genehmigen und verwalten, Auswertungen anfertigen oder Mitarbeiterüberlassungen abwickeln.

Hier geht’s zur Funktionsübersicht von Myfactory HRM.

✔ MIS

Beim Myfactory MIS – das steht für „Management Information System“ – handelt es sich um das Planungs- und Auswertungswerkzeug, welches wichtige Unternehmensinformationen sammelt und aufbereitet. Auf Basis der Informationen lassen sich Analysen durchführen, Probleme lösen oder strategische Entscheidungen treffen. Das MIS ermöglicht ein effizientes Controlling und eine erfolgsorientierte Lenkung des Unternehmens.

Weitere Informationen zu Myfactory MIS gibt’s hier.

✔ PPS - Produktion

Früher brauchte es aufwändige Schnittstellen zu anderen Systemen, um die Produktion mit Funktionen wie Beschaffung und Vertrieb zu verzahnen. In heutigen ERP-Systemen sind alle Geschäftsprozesse perfekt aufeinander abgestimmt und arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das Myfactory PPS (Produktionssteuerungs- und Produktionsplanungssystem bzw. PPS-System) organisiert die gesamte Produktion und bildet die Grundlage für eine effektive und vor allem kostengünstige Fertigungskette. Die Aufgabe der Produktionsplanung ist eine Vorausplanung von Fertigungsvorgängen. Und die Produktionssteuerung gibt die geplanten Fertigungsaufträge frei und koordiniert bzw. kontrolliert sie. Zu den weiteren Aufgabenbereichen der PPS gehören unter anderem Bedarfsplanung, Fertigungssteuerung, Kalkulation, Kapazitäts- und Terminplanung.

Eine Übersicht dieser und weiterer Funktionen von Myfactory PPS finden Sie hier.

Quellenverzeichnis:

Grundlagen und Definition

DIHK - Deutscher Industrie- und Handelskammertag. (2023). Digitalisierungsreport: ERP-Systeme in deutschen Unternehmen. Berlin: DIHK Verlag.

Gronau, N. (2023). Enterprise Resource Planning: Architektur, Funktionen und Management von ERP-Systemen. 5. Auflage. Berlin: Oldenbourg Wissenschaftsverlag.

Marktanalysen

Gartner. (2024). Market Guide for Core ERP Applications. Gartner Research.

PAC - Pierre Audoin Consultants. (2023). Der deutsche ERP-Markt: Anbieter, Trends und Nutzeranforderungen. München: PAC Deutschland.

Anwendungswissen

Hansen, H. R., & Neumann, G. (2023). Wirtschaftsinformatik 1: Grundlagen betrieblicher Informationssysteme. 11. Auflage. Stuttgart: UTB.

Quellenverzeichnis Schweiz:

Schweizer Bundesamt für Statistik. (2024). ERP-Einsatz in Schweizer Unternehmen nach Unternehmensgröße. BFS-Publikation.

Swico - Schweizerischer Wirtschaftsverband der ICT- und Online-Branche. (2023). Branchenmonitor: ERP-Systeme in der Schweiz. Zürich: Swico.

HSG - Universität St. Gallen, Institut für Wirtschaftsinformatik. (2023). Digitalbarometer Schweiz: ERP-Lösungen für KMU. St. Gallen: HSG.