E-Rechnung für KMU – Rechnungsprogramm & elektronische Rechnung

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen in einem speziellen maschinenlesbaren Format elektronisch gesendet und empfangen. Der automatisierte Prozess bei Versand und Empfang und die weitere digitale Bearbeitung bis hin zur Bezahlung der Rechnung ermöglichen einen durchgehend digitalen Prozess.

Zu den konkreten Vorteilen zählen:

• Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten
• Senkung der Prozesskosten um bis zu 60% im Vergleich zu Papierrechnungen
• Beschleunigung des Rechnungslaufs und damit schnellere Zahlungen
• Umweltfreundlichkeit durch Reduktion von Papier- und Transportaufwand
• Verbesserte Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit
• In der Schweiz: Direkte Integration mit E-Banking und EBPP-Netzwerken (Electronic Bill Presentment and Payment)

In der Schweiz besteht aktuell keine allgemeine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Geschäfte. Allerdings ist seit Januar 2023 bei Aufträgen der Bundesverwaltung die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch für alle Lieferanten mit Sitz in der Schweiz. Gemäss der Verordnung des EFD über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen einzureichen, wenn diese an Bundesbehörden adressiert sind.

Die Schweizer Kantone und Gemeinden haben unterschiedliche Regelungen, wobei der Trend auch hier deutlich zur E-Rechnung geht. Für Schweizer KMU empfiehlt es sich, trotz fehlender allgemeiner Pflicht, frühzeitig auf E-Rechnungen umzustellen, um von den Vorteilen zu profitieren und für zukünftige Anforderungen gerüstet zu sein.

In der Schweiz gelten verschiedene Formate als elektronische Rechnung. Generell ist eine E-Rechnung eine elektronisch übermittelte Rechnung, die bestimmte Kriterien hinsichtlich des Formates, der Unveränderlichkeit und der Archivierung erfüllt. Die wichtigsten Formate in der Schweiz sind:

1. Swissdec XML/EFILE: Ein speziell für die Schweiz entwickeltes XML-Format
    
2. ZUGFeRD/Factur-X: Wird zunehmend auch in der Schweiz verwendet
    
3. PDF mit strukturierten Daten: Weit verbreitet im Schweizer Geschäftsumfeld
    
4. EDI-Formate: Vor allem bei grösseren Unternehmen und im Handel

Zusätzlich unterstützt die Schweiz den europäischen Standard EN 16931, der mit der europäischen Norm kompatibel ist und den grenzüberschreitenden Austausch erleichtert.

In der Schweiz existiert ein etabliertes E-Rechnungssystem, das über Netzwerke wie SIX, PostFinance E-Rechnung oder Billnet funktioniert. Die Schweizer E-Rechnung hat dabei zwei Hauptausprägungen:

1. B2B-E-Rechnung: Der direkte Austausch strukturierter Rechnungsdaten zwischen Unternehmen
    
2. E-Rechnung im E-Banking: Die Zustellung von Rechnungen direkt ins E-Banking-Portal des Empfängers

Das Schweizer System ist besonders durch die enge Verknüpfung mit dem Bankensystem charakterisiert. Rechnungsempfänger können E-Rechnungen direkt in ihrem E-Banking-Portal erhalten und freigeben, was den Zahlungsprozess erheblich vereinfacht.

Für die Kommunikation mit Schweizer Behörden wird primär das Format gemäss der eCH-Standards verwendet. Auch der europäische Standard EN 16931 wird unterstützt. Bei der Kommunikation mit privaten Unternehmen kommen oft branchenspezifische Standards zum Einsatz.

Tipp:

Myfactory unterstützt die für die Schweiz relevanten E-Rechnungsformate und ermöglicht die direkte Anbindung an die wichtigsten Schweizer E-Rechnungsnetzwerke wie SIX und PostFinance. So können E-Rechnungen sowohl im B2B-Bereich als auch an Privatkunden mit E-Banking-Anschluss versendet werden.

Eine Myfactory E-Rechnung für den Schweizer Markt lässt sich einfach erstellen: In der Schweizer Version von Myfactory können Sie beim Erstellen einer Rechnung das gewünschte Format auswählen. Für den Schweizer Markt stehen spezielle Formate zur Verfügung, die mit den lokalen E-Rechnungsnetzwerken kompatibel sind. Die Software unterstützt sowohl die Anbindung an SIX, PostFinance E-Rechnung als auch an andere relevante Schweizer Netzwerke. Zusätzlich werden auch internationale Formate wie Factur-X unterstützt, was besonders für Schweizer Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen wichtig ist.

1. Möglichkeit: Schweizer E-Rechnung via SIX oder PostFinance mit Myfactory (unser Tipp)

Für Schweizer KMU empfehlen wir die Nutzung der integrierten Schweizer E-Rechnungslösung, die eine direkte Einbindung ins E-Banking der Kunden ermöglicht. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie viele Privatkunden oder kleinere Unternehmen in der Schweiz beliefern.

2. Möglichkeit: PDF mit strukturierten Daten für internationale Geschäftspartner

Für den Austausch mit internationalen Partnern oder grösseren Unternehmen eignet sich das hybride Format Factur-X/ZUGFeRD, das auch von Myfactory unterstützt wird. Der Vorteil: Mit dem PDF-Viewer kann die Rechnung jederzeit eingesehen werden, während die eingebetteten XML-Daten eine automatische Verarbeitung ermöglichen.

Für Schweizer Anwender bietet Myfactory mehrere Möglichkeiten zum Empfang von E-Rechnungen: Neben dem klassischen Datenimport und E-Mail-Empfang ist die Software speziell für die Schweiz mit direkten Schnittstellen zu den wichtigsten E-Rechnungsnetzwerken wie SIX und PostFinance ausgestattet. E-Rechnungen werden automatisch ins System eingelesen, dort hinterlegt und können direkt im ERP weiterverarbeitet bzw. an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Besonders praktisch für Schweizer Unternehmen: Die nahtlose Integration mit der Schweizer MWST-Abrechnung. Zur revisionssicheren Archivierung gemäss Schweizer Vorschriften (GeBüV) bietet sich die Anbindung einer DMS-Lösung wie docuvita an.

Für den Versand elektronischer Rechnungen in der Schweiz bietet Myfactory besondere Funktionen: Neben dem E-Mail-Versand können E-Rechnungen direkt über die Schweizer E-Rechnungsnetzwerke wie SIX oder PostFinance verschickt werden – das System ist vollständig mit diesen Netzwerken kompatibel. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, E-Rechnungen direkt ins E-Banking der Kunden zu senden, was in der Schweiz weit verbreitet ist. Dabei können auch zusätzliche Belegdokumente hinzugefügt werden. Die Lösung berücksichtigt alle Schweizer Besonderheiten wie die korrekte MWST-Abrechnung und QR-Rechnung-Vorgaben.

E-Rechnungen unterliegen in der Schweiz denselben Aufbewahrungspflichten wie herkömmliche Papierrechnungen. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt gemäss Obligationenrecht (OR) 10 Jahre. Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, sofern die Grundsätze der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) eingehalten werden.

Besonders wichtig für Schweizer Unternehmen: Die Einhaltung der MWST-Vorschriften sowie die Gewährleistung der Datenintegrität und -authentizität während der gesamten Aufbewahrungsdauer. Eine DMS-Lösung wie die Anbindung von docuvita an Myfactory stellt sicher, dass diese Anforderungen erfüllt werden und die E-Rechnungen bei einer MWST-Kontrolle problemlos vorgelegt werden können.

In der Schweiz ist die E-Rechnung für Privatkunden (B2C) besonders weit verbreitet und akzeptiert. Anders als in vielen anderen Ländern können Schweizer Privatpersonen E-Rechnungen direkt in ihrem E-Banking-Portal empfangen und bezahlen. Dieser Service wird von fast allen Schweizer Banken angeboten und erfreut sich grosser Beliebtheit.

Für Unternehmen bietet die Anbindung an dieses System erhebliche Vorteile:

• Höhere Zahlungspünktlichkeit
• Geringere Mahnkosten
• Positives Image als digitales Unternehmen
• Umweltfreundlichkeit

Myfactory unterstützt die direkte Anbindung an die Schweizer E-Banking-Netzwerke, sodass Rechnungen automatisch an Privatkunden übermittelt werden können.

Der Übergang zur E-Rechnung sollte für Schweizer Unternehmen systematisch geplant werden:

1. Bestandsaufnahme: Analysieren Sie, wie viele Rechnungen Sie monatlich versenden und empfangen und mit welchen Geschäftspartnern Sie hauptsächlich kommunizieren.
    
2. Anforderungsanalyse: Klären Sie, ob Sie hauptsächlich am Schweizer E-Rechnungssystem (SIX, PostFinance) teilnehmen möchten oder auch internationale Formate benötigen.
    
3. Software prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software die Schweizer E-Rechnungsstandards unterstützt. Mit Myfactory Schweiz sind Sie bereits bestens ausgestattet.
    
4. Mitarbeiter schulen: Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter über den Umgang mit E-Rechnungen und den Schweizer Besonderheiten.
    
5. Anmeldung bei Netzwerken: Registrieren Sie sich bei den relevanten Schweizer E-Rechnungsnetzwerken (SIX, PostFinance).
    
6. Geschäftspartner informieren: Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern mit, dass Sie auf E-Rechnungen umstellen.
7. Testphase: Führen Sie einen Testlauf mit ausgewählten Geschäftspartnern durch.
    
8. Vollständige Implementierung: Nach erfolgreicher Testphase stellen Sie vollständig auf E-Rechnungen um.

Die QR-Rechnung hat seit 30. September 2022 die herkömmlichen Einzahlungsscheine in der Schweiz vollständig ersetzt. Es handelt sich dabei um eine Papierrechnung mit einem QR-Code, der alle Zahlungsinformationen enthält. Die QR-Rechnung ist nicht zu verwechseln mit der E-Rechnung, obwohl beide Teil der Digitalisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs sind.

Die E-Rechnung geht einen Schritt weiter als die QR-Rechnung, da sie vollständig digital ist und keine Papierform mehr benötigt. Myfactory unterstützt sowohl die Erstellung von QR-Rechnungen als auch von E-Rechnungen und ermöglicht so einen fliessenden Übergang zwischen beiden Systemen, je nach Präferenz Ihrer Kunden.

Die Kosten für die Einführung von E-Rechnungen in der Schweiz setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen:

• Softwarekosten: Mit Myfactory Schweiz sind die grundlegenden Funktionen für E-Rechnungen bereits im System enthalten.
   
• Netzwerkgebühren: Für die Teilnahme an Schweizer E-Rechnungsnetzwerken wie SIX oder PostFinance fallen je nach Volumen Gebühren an.

Als exportorientiertes Land ist für viele Schweizer Unternehmen die grenzüberschreitende Verwendung von E-Rechnungen wichtig. Während die Schweiz über ein eigenes E-Rechnungssystem verfügt, unterstützt sie zunehmend auch internationale Standards, um den Austausch zu erleichtern.

Für Exporte in die EU ist zu beachten, dass verschiedene EU-Länder unterschiedliche Anforderungen an E-Rechnungen stellen. Mit der Richtlinie 2014/55/EU gibt es zwar einen gemeinsamen Rahmen für öffentliche Aufträge, aber viele EU-Länder haben zusätzliche nationale Regelungen. Besonders relevant für Schweizer Unternehmen sind die Vorgaben der direkten Nachbarländer:

• Deutschland: E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte ab 2025
• Italien: E-Rechnungspflicht bereits seit 2019
• Frankreich: Schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht

Myfactory Schweiz unterstützt neben den Schweizer Formaten auch internationale Standards wie Factur-X und EN 16931, was den grenzüberschreitenden Handel für Schweizer Unternehmen erheblich erleichtert.

Grundsätzlich ja, aber mit Einschränkungen. Es gibt verschiedene Portallösungen und Online-Dienste, die das Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen ohne eigene spezielle Software ermöglichen. Für KMU, die regelmäßig Rechnungen stellen und empfangen, ist jedoch eine integrierte Lösung wie Myfactory empfehlenswert, da hier der gesamte Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Verbuchung und Archivierung in einem System abgebildet werden kann.