E-Rechnung für KMU – Rechnungsprogramm & elektronische Rechnung

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen in einem speziellen maschinenlesbaren Format elektronisch gesendet und empfangen. Der automatisierte Prozess bei Versand und Empfang und die weitere digitale Bearbeitung bis hin zur Bezahlung der Rechnung ermöglichen einen durchgehend digitalen Prozess.

Zu den konkreten Vorteilen zählen:

• Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten
• Senkung der Prozesskosten um bis zu 60% im Vergleich zu Papierrechnungen
• Beschleunigung des Rechnungslaufs und damit schnellere Zahlungen
• Umweltfreundlichkeit durch Reduktion von Papier- und Transportaufwand
• Verbesserte Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit

In der Schweiz besteht aktuell keine allgemeine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Geschäfte. Allerdings ist bei Aufträgen der Bundesverwaltung die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch für alle Lieferanten mit Sitz in der Schweiz. Gemäss der Verordnung des EFD über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen einzureichen, wenn diese an Bundesbehörden adressiert sind.

Die Schweizer Kantone und Gemeinden haben unterschiedliche Regelungen, wobei der Trend auch hier deutlich zur E-Rechnung geht. Für Schweizer KMU empfiehlt es sich, trotz fehlender allgemeiner Pflicht, frühzeitig auf E-Rechnungen umzustellen, um von den Vorteilen zu profitieren und für zukünftige Anforderungen gerüstet zu sein.

In der Schweiz gelten verschiedene Formate als elektronische Rechnung. Generell ist eine E-Rechnung eine elektronisch übermittelte Rechnung, die bestimmte Kriterien hinsichtlich des Formates, der Unveränderlichkeit und der Archivierung erfüllt. Eine elektronische Rechnung ist gemäß der neuen Definition eine Rechnung, die im strukturierten und elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie elektronisch verarbeitet werden kann. Elektronische Rechnungen bestehen aus einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz. Das XRechnung-Format erlaubt wie ZUGFeRD ein maschinenlesbare XML-Format, elektronische Rechnungen auf Seiten des Rechnungsempfängers automatisch einzulesen und weiterzuverarbeiten. Anders als ZUGFeRD wird das erzeugte XML jedoch nicht in ein PDF-Dokument eingebettet, sondern als separate Datei an den Rechnungsempfänger gesendet (ggf. auch zusätzlich zur PDF-Rechnung).

XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland etabliert wurde. Das Modell hat die europäische Norm in einen nationalen Standard überführt. XRechnung kann unter anderem via EDI (Eletronic Data Interchange) ausgetauscht werden. Die Einführung einer EDI-Lösung macht vor allem für große Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen Sinn. Für mittelständische und kleine Unternehmen empfiehlt sich eher ZUGFeRD. Dieses Format ist ab Version 2.0.1 ebenfalls XML-fähig. Tipp: Mit der XRechnung kann noch eine Datei mitgeschickt werden, die den Empfänger mit einer visuellen Darstellung unterstützt: Dafür stehen in Myfactory zahlreiche Formate für die Einbettung in die XRechnung zur Auswahl, wie z.B.: PDF, PNG, JPEG, XLSV, CSV. Bei Bedarf ist dies auch kundenindividuell steuerbar. 

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Dateiformat, das aus einer Kombination von PDF und dem XRechnungsprofil XML besteht. Man spricht daher von einem hybriden Format. Eine Rechnung in diesem Format kann elektronisch verarbeitet werden. Zielgruppe des Formats ZUGFeRD sind unter anderem der Mittelstand, aber auch kleine und kleinste Unternehmen, die wenige Rechnungen pro Jahr versenden oder mit Partnern zu tun haben, mit denen kein regelmäßiger Geschäftskontakt besteht und nur wenige Rechnungen ausgetauscht werden. Myfactory unterstützt auch die Versionen 2.0 und 2.1 der ZUGFeRD-Spezifikation.

Eine Myfactory E-Rechnung lässt sich im Handumdrehen erstellen: Via Click wird bei der PDF-Ausgabe elektronischer Rechnungsbelege (Download und Mail) im Hintergrund automatisch eine XML-Datei in den PDF-Rechnungsbeleg integriert (je nach Auswahl unter "Elektronische Rechnung Datenformat" ist das entweder eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-XML-Datei bzw. eine Datei im internationalen factur-x-Format). Die darin enthaltenen strukturierten Rechnungsinformationen lassen sich dann in das System des Rechnungsempfängers einlesen.
 

1. Möglichkeit: ZUGFeRD-Rechnung mit Myfactory (unser Tipp)

Generell ist das hybride Format ZUGFeRD für KMU eine praktische Lösung, mit der die neuen Pflichten schnell umgesetzt werden. Großer Vorteil: Mit dem PDF-Viewer kann die Rechnung jederzeit eingesehen werden. Für Unternehmen mit B2B- und B2C-Kunden ist ZUGFeRD daher eine gute Wahl.

2. Möglichkeit: PDF mit strukturierten Daten für internationale Geschäftspartner

Für den Austausch mit internationalen Partnern oder grösseren Unternehmen eignet sich das hybride Format Factur-X/ZUGFeRD, das auch von Myfactory unterstützt wird. Der Vorteil: Mit dem PDF-Viewer kann die Rechnung jederzeit eingesehen werden, während die eingebetteten XML-Daten eine automatische Verarbeitung ermöglichen.

Der Anwender kann einfach auswählen, ob die elektronische Rechnung via Datenimport hochgeladen oder direkt per E-Mail im System eintrifft. Für E-Mails kann ein Postfacheingang direkt in Myfactory aktiviert werden. Dort wird die Rechnung automatisch eingelesen. Sie wird im System hinterlegt und kann dann direkt im ERP weiterverarbeitet bzw. an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Zur Archivierung bietet sich die Anbindung einer DMS-Lösung wie docuvita an.

Auch beim Versand von elektronischen Rechnungen gibt es vielfältige Optionen: E-Rechnungen können entweder direkt aus Myfactory übermittelt werden oder als Anhang einem E-Mail beigefügt werden. Dabei können auch etwaige Belegdokumente hinzugefügt werden.

E-Rechnungen unterliegen in der Schweiz denselben Aufbewahrungspflichten wie herkömmliche Papierrechnungen. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt gemäss Obligationenrecht (OR) 10 Jahre. Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, sofern die Grundsätze der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) eingehalten werden.

Besonders wichtig für Schweizer Unternehmen: Die Einhaltung der MWST-Vorschriften sowie die Gewährleistung der Datenintegrität und -authentizität während der gesamten Aufbewahrungsdauer. Eine DMS-Lösung wie die Anbindung von docuvita an Myfactory kann hierbei unterstützen.

Der Übergang zur E-Rechnung sollte für Schweizer Unternehmen systematisch geplant werden:

1. Bestandsaufnahme: Analysieren Sie, wie viele Rechnungen Sie monatlich versenden und empfangen und mit welchen Geschäftspartnern Sie hauptsächlich kommunizieren.
    
2. Software prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software E-Rechnungsfähig ist.
    
3. Mitarbeiter schulen: Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter über den Umgang mit E-Rechnungen und den Schweizer Besonderheiten.
    
4. Geschäftspartner informieren: Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern mit, dass Sie auf E-Rechnungen umstellen.
    
5. Testphase: Führen Sie einen Testlauf mit ausgewählten Geschäftspartnern durch.
    
6. Vollständige Implementierung: Nach erfolgreicher Testphase stellen Sie vollständig auf E-Rechnungen um.

Die QR-Rechnung hat seit 30. September 2022 die herkömmlichen Einzahlungsscheine in der Schweiz vollständig ersetzt. Es handelt sich dabei um eine Papierrechnung mit einem QR-Code, der alle Zahlungsinformationen enthält. Die QR-Rechnung ist nicht zu verwechseln mit der E-Rechnung, obwohl beide Teil der Digitalisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs sind.

Die E-Rechnung geht einen Schritt weiter als die QR-Rechnung, da sie vollständig digital ist und keine Papierform mehr benötigt. Myfactory unterstützt sowohl die Erstellung von QR-Rechnungen als auch von E-Rechnungen und ermöglicht so einen fliessenden Übergang zwischen beiden Systemen, je nach Präferenz Ihrer Kunden.

Die Kosten für die Einführung von E-Rechnungen in der Schweiz setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen:

• Softwarekosten: Mit Myfactory Schweiz sind die grundlegenden Funktionen für E-Rechnungen bereits im System enthalten.
• Die Umstellungsphase kann Analyse, Schulung, Partner-Ansprache und andere Prozesse erfordern.
   

Als exportorientiertes Land ist für viele Schweizer Unternehmen die grenzüberschreitende Verwendung von E-Rechnungen wichtig. Während die Schweiz über ein eigenes E-Rechnungssystem verfügt, unterstützt sie zunehmend auch internationale Standards, um den Austausch zu erleichtern.

Für Exporte in die EU ist zu beachten, dass verschiedene EU-Länder unterschiedliche Anforderungen an E-Rechnungen stellen. Mit der Richtlinie 2014/55/EU gibt es zwar einen gemeinsamen Rahmen für öffentliche Aufträge, aber viele EU-Länder haben zusätzliche nationale Regelungen. Besonders relevant für Schweizer Unternehmen sind die Vorgaben der direkten Nachbarländer:

• Deutschland: E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte ab 2025
• Frankreich: Schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht

Myfactory Schweiz unterstützt XRechnung und ZUGFeRD, welche auch in Deutschland bzw. Frankreich ein gängiges Format sind. ZUGFeRD wird mittlerweile auch für Schweizer Unternehmen empfohlen.

Grundsätzlich ja, aber mit Einschränkungen. Es gibt verschiedene Portallösungen und Online-Dienste, die das Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen ohne eigene spezielle Software ermöglichen. Für KMU, die regelmäßig Rechnungen stellen und empfangen, ist jedoch eine integrierte Lösung wie Myfactory empfehlenswert, da hier der gesamte Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Verbuchung und Archivierung in einem System abgebildet werden kann.