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Bonpflicht: Können Sie Ihre Verkäufe belegen?

von Sandra Bültermann am 21.02.2020

Seit Jahreswechsel erhitzt die Bonpflicht die Gemüter in Deutschland. Nach einer neuen Verordnung muss jeder, der etwas verkauft oder eine Dienstleistung gegen Geld anbietet, einen Kassenbon erstellen und dem Kunden zur Verfügung stellen.
 
Nach Schätzungen der Steuergewerkschaft und des Bundesrechnungshofs verschwinden durch manipulierte Kassen, fingierte Rechnungen oder nicht erfasste Transaktionen jährlich mehrere Milliarden Euro in schwarzen Kassen. Insbesondere in Branchen mit hohem Bargeldanteil, wie z. B. in der Gastronomie, auf Wochenmärkten oder in Bäckereien, kann leicht ein Teil der Einnahmen am Finanzamt vorbeimanövriert werden. Das neue „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“, kurz Kassengesetz 2020, und die Kassensicherungsverordnung („KassSichV“) sollen jetzt Schwarzhandel und Steuerhinterziehung ein Ende bereiten – oder zumindest deutlich erschweren.
 

Neue Anforderungen an Kassensysteme

Bei jedem Verkauf müssen Händler nun einen Beleg erstellen. In Ländern wie Österreich oder Slowenien gilt dies schon länger. Anders als dort ist hier der Kunde jedoch nicht verpflichtet, den Bon anzunehmen. Um Steuerbetrug einzudämmen, müssen elektronische Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung („TSE“) ausgestattet werden. Diese garantiert, dass jeder Tastendruck unwiderruflich aufgezeichnet und jede Transaktion per Kaufbeleg quittiert wird. So können Steuerprüfer die Kasse jederzeit über die sogenannte Kassennachschau überprüfen.
 
Ursprünglich sollten Händler die neuen Vorschriften ab Januar 2020 erfüllen. Da die technischen Details für die TSE jedoch erst im Herbst 2019 veröffentlicht wurden und Unternehmer noch vor den Herausforderungen der Umrüstung stehen, gilt eine Übergangsfrist bis Ende September 2020. Unabhängig von der Verwendung einer TSE gilt die Belegausgabepflicht aber seit Januar.
Übrigens: Es gibt keine Pflicht, auf eine elektronische oder digitale Kasse umzustellen. Doch auch bei der Nutzung manueller Kassen, etwa offener Ladenkassen, gelten strikte Vorschriften zum Erfassen und Belegen sämtlicher Transkationen.
 

Das muss auf dem Beleg stehen

Welche Angaben auf dem Beleg stehen müssen, ist ebenfalls genauestens vorgeschrieben. Diese Mindestanforderungen gelten:
  • Name & Anschrift: Der vollständige Name und die Anschrift des Ausstellers
  • Datum & Zeit: Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie -beendigung
  • Art & Menge: Menge und Art der gelieferten Artikel bzw. Umfang und Art der Leistung
  • Rechnungsbetrag & Steuersatz: Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz
  • Transaktionsnummer: Eine fortlaufende Nummer, welche sich eindeutig der getätigten Transaktion zuordnen lässt
  • Seriennummer: Seriennummer des elektronischen Kassensystems oder des Aufzeichnungssystems

 

Belastung für Händler und Umwelt

Aktuell  werden die meisten Belege im Einzelhandel in Papierform erstellt. Der Handelsverband Deutschland rechnet mit mehr als zwei Millionen zusätzlicher Länge an Kassenzetteln pro Jahr, was für Händler spürbare Mehrkosten bedeutet: für Papier, Druck und Entsorgung der nicht mitgenommenen Bons. Auch klima- und ressourcentechnisch ist der zusätzliche Müll sowie der immense Verbrauch von mit Chemikalien bedrucktem Papier kein gutes Signal.
 

Digitale Alternativen

Doch es gibt Alternativen zum Papierbeleg: z. B. durch mobiles Bezahlen per Smartphone oder Smart Watch. Der Bon landet hierbei automatisch in der zugehörigen App auf dem Mobilgerät des Kunden. Eine weitere Möglichkeit zum Vermeiden von Kassenzetteln ist die Übermittlung digitaler Bons, welche digitale Kassensysteme wie das cloudbasierten myfactory.POS ermöglichen. Aber Achtung: Es reicht nicht, den Beleg an einem Bildschirm, etwa einem Kassendisplay oder Verkaufsterminal, darzustellen. Nach Einwilligung des Kunden muss ihm der Beleg per SMS, E-Mail oder per Download zur Verfügung gestellt werden.
 

7 Vorteile von Cloud-Kassensystemen

Neben den positiven Effekten für Umwelt und Gesundheit genießen cloudbasierte Kassensysteme weitere Vorteile gegenüber herkömmlichen Kassen:
  • Plattformunabhängig: Moderne Cloud-Kassensysteme laufen in der Regel auf PC, Tablet und Smartphone, sodass keine spezielle Hardware angeschafft werden muss.
  • Mobilität und Flexibilität: Da sämtliche Daten in der Cloud gespeichert werden, sind sie grenzenlos abrufbar: von verschiedenen Filialen, beim Kunden vor Ort, vom Home Office, aus dem Ausland, Tag und Nacht.
  • Skalierbarkeit: Die meisten Cloud-Kassensysteme sind unkompliziert skalierbar, sodass sie vom ersten Geschäft bis zur X. Filiale ohne großen Aufwand mitwachsen.
  • Datensicherheit: Cloud-Technologien arbeiten zuverlässig und stabil. Zudem unterliegen professionelle Rechenzentren in Deutschland strengen Sicherheitsvorkehrungen, wodurch Daten vor Verlust und Missbrauch optimal geschützt sind. 
  • Integration: Ist das digitale Kassensystem angeschlossen an Cloud-CRM und -ERP, liefert es die Daten für das Kundenmanagement, die Verkaufsstatistiken sowie die Finanzplanung und Materialverwaltung gleich mit.
  • Stationär und digital: Integrierte Kassensysteme meistern sowohl den Handel im stationären Ladengeschäft als auch Onlineverkäufe. Alle Einnahmen, Entnahmen, Stornos und Retouren werden in einer Buchhaltung verbucht.
  • Kostenersparnis: Die Anschaffungskosten für cloudbasierte Kassen sind geringer, da oftmals die Hardware in Form von Tablets oder Laptops bereits vorhanden und die Software schnell startklar ist. Zudem sind Updates und neue Funktionen immer verfügbar – ganz ohne Inhouse-IT.

Fazit

Um die Belegpflicht kommen Sie nicht herum. Aber mit der richtigen Cloud-Lösung bieten Sie Ihren Kunden eine umweltfreundliche Alternative zum Kassenzettel auf Papier. Zudem gestalten Sie Ihre Kasse auch noch sicher und nach den neuesten Anforderungen.   

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory Software aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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