Wenn das ERP-System auch Finanz- und Rechnungswesen kann

von Sandra Bültermann am 20.09.2022, 2 min Lesezeit
Im Zusammenhang mit ERP-Systemen denken viele an Materialmanagement und Ressourcenplanung. Doch integrierte ERP-Lösungen können heute viel mehr. „Integriert“ deutet bereits daraufhin: Die Softwareanbieter haben große Anstrengungen unternommen, um mehr und mehr Geschäftsprozesse abzudecken und Daten aus den verschiedensten Quellen zu integrieren. Über separate Module lassen sich auf Wunsch Kundenservice, Marketing und E-Commerce ebenso abdecken wie das gesamte Finanzwesen inklusive Buchhaltung und Rechnungswesen. Lesen Sie selbst, warum ein Finanz-Modul in keinem ERP-System fehlen sollte. 
 
 
 

ERP- Systeme mit Schnittstellensalat  

Hat das ERP-System kein eigenes Modul für die Finanzbuchhaltung integriert oder wollen sich KMU nicht von ihrer gewohnten Buchhaltungssoftware trennen, erfolgt die Verknüpfung mehrerer Insellösungen traditionell über Schnittstellen. Darüber gelangen dann beispielsweise Informationen über Warenbewegungen aus Ein- und Verkäufen vom ERP-System in die Buchhaltungssoftware. Doch der Einsatz mehrerer Systeme birgt immer Nachteile und Risiken. Zum einen führt die Übertragung von Daten leicht zu Fehlern – was in der Buchhaltung fatale Folgen haben kann. Daten, die nicht zwischen den Systemen ausgetauscht werden, müssen möglicherweise mehrfach erfasst werden, was unnötig Personal bindet und Tippfehler sowie Zahlendreher fördert. Zudem geht der Datenaustausch über Schnittstellen immer auch einher mit einem Zeitversatz. Und Zeit ist bekanntlich Geld.  

 

Integrierte ERP-Systeme mit zentraler Datenbasis 

Verfolgt eine ERP-Lösung hingegen einen integrativen, modularen Ansatz, lassen sich bei Bedarf weitere Geschäftsprozesse problemlos integrieren, wie zum Beispiel CRM, E-Commerce sowie Finanz- und Rechnungswesen. Integrative ERP-Systeme bieten den Vorteil, dass alle relevanten Daten aus den verschiedensten Unternehmensbereichen in einem zentralen Datenpool zusammenlaufen – optimalerweise in der Cloud. Dadurch entfallen Doppelerfassungen gänzlich, und der Pflegeaufwand reduziert sich deutlich. Der Wegfall von Schnittstellen senkt zudem das Fehlerrisiko signifikant, wovon insbesondere die Buchhaltung profitiert – ist für sie ein qualitativ hochwertiger Datenbestand doch essenziell.  

 

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Qualitativ hochwertige Daten 

Dass sich durch eine gemeinsame zentrale Datenbasis das Fehlerrisiko verringert, haben Sie bereits erfahren. ERP-Systeme bringen weitere smarte Funktionen mit, die eine hohe Datenqualität sicherstellen. So können sie beispielsweise redundante Dateneinträge automatisch bereinigen und erfasste Daten auf Plausibilität und logische Zusammenhänge überprüfen. Zudem aktualisieren sie Daten in Echtzeit, wodurch Buchungen jederzeit auf dem aktuellen Stand sind. 

 

Schnellere Prozessabwicklung durch Automatisierungen 

Ein weiterer Vorteil, der sich aus einer gemeinsamen Datenbasis ergibt, ist die Automatisierung von Routineaufgaben. Indem das ERP-System sich wiederholende Prozesse eigenständig erledigt, steht Mitarbeitenden mehr Zeit für andere, wesentliche Aufgaben zur Verfügung. Als Teil des ERP-Systems bezieht die Buchhaltung etwa Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten automatisch und kann so dafür sorgen, dass Rechnungen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben fristgerecht oder direkt zusammen mit dem Lieferschein erstellt werden. Ein intelligentes Mahnwesen hilft, Zahlungsausfälle zu vermeiden. Zudem stehen wichtige Informationen aus der Buchhaltung auch anderen Abteilungen zur Verfügung. So kann der Vertrieb etwa mit wenigen Klicks Informationen zum Zahlverhalten, Mahnstatus oder zur Bonität von Kunden abrufen und das Unternehmen vor gravierenden Fehlentscheidungen bewahren. 

 

Integration von Webshop und Online-Plattformen 

ERP-Systeme wie myfactory unterstützen auch die nahtlose Integration von Webshop und Online-Plattformen sowie die Verbindung mit gängigen Bezahlsystemen wie iPayment und Paypal. Transaktionsdaten stehen automatisch und in Echtzeit überall dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden, unter anderem auch GoBD-konform in der Buchhaltung. Das gewährleistet eine revisionssichere Archivierung und erleichtert im Bedarfsfall finanzbehördliche Prüfungen.  

 

Der direkte Draht zum Steuerberater  

Webbasierte ERP-Lösungen bieten in der Regel die Option, dem Steuerberater den direkten Zugriff auf die Unternehmensbuchhaltung zu gewähren.  So verpassen Sie nie mehr Fristen – denn Daten, Rechnungen und Belege liegen stets termingerecht vor. 

 

Mehr Motivation dank einheitlichem User-Interface  

Der unternehmensweite Einsatz eines integrativen ERP-Systems verspricht auch für die Belegschaft ganz praktische Vorteile in ihrem Arbeitsalltag. Wer in einem kleinen Unternehmen nicht ausschließlich etwa mit der Rechnungsstellung betraut ist, sondern gelegentlich auch andere Aufgaben übernimmt – zum Beispiel marketingnahe Funktionen oder im Bereich Kundenservice –, profitiert von einer durchgängigen Business-Lösung. Der Mitarbeitende braucht sich nur einmal am System anzumelden und erhält damit Zugriff auf alle für ihn relevanten Bereiche. Statt sich in verschiedene Anwendungen einarbeiten und immer wieder zwischen diesen wechseln zu müssen, steht eine einheitlich gestaltete, intuitiv bedienbare Software-Oberfläche mit allen erforderlichen Funktionen zur Verfügung. Das erhöht nicht nur die Produktivität, sondern auch Motivation und Kreativität: Statt von ungeliebten, zeitfressenden Routineaufgaben ausgebremst zu sein, können Angestellte die vielfältigsten Aufgaben übernehmen.  

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Sandra Bültermann
Über den Autor:
Sandra Bültermann
Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.