Warum es nicht effektiv ist, ERP und CRM getrennt zu nutzen

von Sandra Bültermann am 18.10.2022, 3 min Lesezeit

 

In vielen Unternehmen laufen ERP und CRM parallel nebeneinander her. Dabei ist das wenig effizient. Die gemeinsame Nutzung einer gemeinsamen Datenbasis verspricht eine erhebliche Verbesserung der Zusammenarbeit aller Abteilungen. Mitarbeiter erhalten einen umfassenden 360-Grad-Blick auf die Kundschaft, wodurch letztlich die Geschäftschancen steigen. Die Kombination beider Systeme verschafft Betrieben einen bedeutenden Mehrwert!   

ERP und CRM – Warum braucht man das? 

Plaudern zwei Mitarbeitende während der Kaffeepause. Der eine freut sich: „Heute Morgen haben wir das Folgeprojekt mit einem deutlich höheren Volumen mit Friedrich & Partner klargemacht.“ Die Kollegin guckt entsetzt und antwortet: „Was? Die haben noch nicht mal die letzten zwei Rechnungen beglichen.“ In diesem Beispiel erfolgt der Informationsaustausch zufällig und wahrscheinlich zu spät. Hätte der Vertriebsmitarbeiter anders gehandelt, wenn er über den Zahlungsverzug informiert gewesen wäre? 

Wenn die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut, sind Reibungsverluste und eine verschleierte Sicht auf den Kunden unvermeidlich. Im konkreten Fall: Liegen dem Vertrieb relevante Informationen aus der ERP-Anwendung nicht vor oder weiß von der Geschäftsführung über die Produktionsplanung bis zur Buchhaltung niemand, welche Informationen der Vertrieb im CRM-System über den Kunden festhält, kann das zu fatalen Fehlentscheidungen führen.

 

ERP und CRM – unterschiedliche Aufgaben  

Die Aufgaben von ERP und CRM unterscheiden sich grundlegend. In ERP-Systemen dreht sich alles um die bedarfsgerechte Planung und Steuerung der Unternehmensressourcen. Ziel ist es, die im Hintergrund ablaufenden Geschäftsprozesse so effizient wie möglich abzuwickeln. Kunden erscheinen hier meist nur mit Adresse und Kundennummer.  

CRM-Systeme liefern eine wesentlich umfassendere Sicht auf die Kundschaft. Ihre zentrale Aufgabe ist es, sämtliche Interaktionen mit Kunden und Interessenten zu dokumentieren, zu verwalten und zu analysieren. Dabei bildet die Software idealerweise tagesaktuell die vollständige Kontakthistorie ab und unterstützt damit wichtige Prozesse und Aktivitäten von Vertrieb, Marketing und Service. 

 

ERP und CRM – zusammen unschlagbar 

ERP und CRM haben jeweils ihre Stärken und können sich nicht gegenseitig ersetzen. Das CRM-System erhebt Daten, die die von ERP-Anwendungen weit übertreffen. Andersherum liegen im ERP-System wichtige Informationen etwa zu Lagerbeständen oder Produktion vor, die die CRM-Software nicht verfolgt. Wie das eingangs erwähnte Beispiel zeigt, behindern Datensilos und Insel-Lösungen das Tagesgeschäft erheblich. In Zeiten, in denen sich Märkte, Geschäftsmodelle und Kundeninteressen rasant verändern, kann sich kein Unternehmen Fehler, unnötige Kosten oder Ineffizienz leisten. Ganz im Gegenteil, um sich vom Wettbewerb abzuheben, müssen Sie jederzeit einen Schritt voraus sein. Dazu brauchen Sie einen gesamtheitlichen Rundumblick auf alle Unternehmensdaten, wie sie integrierte ERP-/CRM-Lösungen aus der Cloud bieten. Hier sind ERP und CRM perfekt aufeinander abgestimmt, verfügen über denselben Informationsstand und verhindern damit Missverständnisse, Redundanzen sowie Mehrfachaufwände.

 

Kombination von ERP und CRM – die Vorteile 

Das Zusammenspiel von ERP und CRM schafft Synergien, von denen alle Abteilungen im Unternehmen profitieren. Die gemeinsame Datenbasis macht viele Workflows im Business-Alltag effektiver und effizienter.

Kürzere Reaktionszeiten 

Indem der Vertriebsmitarbeiter vor Ort beim Kunden Informationen zum Lagerbestand oder zur Produktion in Echtzeit abrufen kann, kann er schneller und vor allem verlässlichere Zusagen machen, auf Engpässe durch das Anbieten von Alternativen reagieren, Bestellungen direkt auslösen – insgesamt also kompetenter und zufriedenstellender beraten.

Individualisierte Marketingaktionen 

Kunden erwarten heute mehr als ein stimmiges Preis-Leistungs-Verhältnis. Sie wünschen sich eine persönliche Ansprache, sie wollen verstanden und ernst genommen werden. Eine ERP-/CRM-Lösung vermittelt ein tiefgehendes Wissen, das nicht nur dem Vertrieb zu besseren Kundenbeziehungen verhilft. Das Marketing gelangt in die hervorragende Ausgangslage, Kunden passgenau anzusprechen – und damit signifikant die Erfolgschancen zu steigern.

Von überall Zugriff auf die Kundenhistorie 

Durch die zentrale Datenbasis von ERP- und CRM-System haben alle Abteilungen Zugriff auf dieselben Informationen. Echtzeit-Daten garantieren die entsprechende Aktualität. Indem sich auch Notizen zu Gesprächen festhalten, Beschwerden dokumentieren und ausgetauschte Nachrichten nachvollziehen lassen, kennt jeder Mitarbeiter den aktuellen Stand der Dinge. Ist ein Kollege im Urlaub, kann auch die Vertretung nahtlos in die Kommunikation mit dem Kunden einsteigen.

Fundierte Reports für schnellere Entscheidungen 

Die Auswertung von Kundeninteraktionen offenbart sowohl Vertrieb als auch Marketing, wann der perfekte Zeitpunkt ist, den Kunden erneut zu kontaktieren und auf ein Angebot aufmerksam zu machen. Zudem verhelfen intelligente Auswertungen der wichtigsten Kennzahlen der Geschäftsführung dazu, Trends oder Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen. So lässt sich rechtzeitig reagieren.

 

Fazit 

ERP- und CRM-Systeme unterscheiden sich grundsätzlich. Sind Sie Teil einer integrierten Business-Lösung und führen ihre Informationen in einer gemeinsamen Datenbasis zusammen, spielen sie ihr gesamtes Potenzial erst so richtig aus. Aus der gemeinsamen Nutzung der Unternehmensdaten ergeben sich optimierte Prozesse, kürzere Reaktionszeiten sowie verbesserte Kundenbeziehungen. Die Verknüpfung beider Anwendungen macht nicht nur Routineaufgaben im Geschäftsalltag effizienter, sondern trägt auch maßgeblich zu einer Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

 

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Sandra Bültermann
Über den Autor:
Sandra Bültermann
Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.