So profitieren Sie vom direkten Draht zu Ihren Lieferanten
Das letzte Jahr hat uns vor Augen geführt, wie fragil Lieferketten sind und wie schnell es zum Stillstand kommen kann, wenn nur ein Glied im Zahnrad hakt – etwa weil Zulieferer aus dem Ausland nicht liefern können. Um Materialien oder Dienstleistungen zum besten Preis und Zeitpunkt beschaffen zu können, ist ein hohes Maß an Transparenz erforderlich. Mit einem ERP-System aus der Cloud, steuern Sie die Prozesse, die im Zusammenhang mit Ihren Lieferanten stehen, transparent und effizient. Die ERP-Lösung bildet die gesamte Kommunikation zwischen KMU und Lieferanten digital ab, wodurch Sie immer in der Lage sind, rechtzeitig und agil zu handeln. Lesen Sie in diesem Beitrag, warum Sie den direkten Draht zu Ihren Lieferanten brauchen.
Analog war gestern, die Zukunft ist digital
Im Business-to-Consumer-Markt (B2C) gehört eCommerce längst zum Alltag. Viele KMU machen über Online-Vertriebskanäle einen großen Teil ihres Umsatzes. Für Konsumenten ist es bequem, einzukaufen, ohne das Haus verlassen zu müssen und Ware bis vor die Haustür geliefert zu bekommen. Bei den Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) sieht das allerdings häufig ganz anders aus: Bestellungen von und bei Zulieferern oder Lieferanten erfordern oft noch den Griff zum Telefon oder das Schreiben einer Mail. Nicht selten folgt daraufhin eine umständliche Kommunikation, wenn Kapazitäten oder Lieferfristen erst vom zuständigen Sachbearbeiter in Erfahrung gebracht werden müssen. Das birgt hohe Fehlerquoten und erfordert extrem viel Zeit – vor allem, wenn auch noch Zeitverschiebungen berücksichtigt werden müssen. Wer für die Zukunft gerüstet sein und nicht vom Wettbewerb abgehängt werden will, muss seine Bestellprozesse und Lieferketten digitalisieren. Und selbstverständlich nicht nur die: Nur wenn weitere Prozesse im Unternehmen ebenfalls digitalisiert erfolgen, steigen die Chancen auf Effizienz und Kosteneinsparungen.
Gemeinsame, digitale Basis
Eine digitale Lieferkette ebnet den Weg für mehr Automatisierungen – und damit zu mehr Effizienz. Dafür reicht es aber nicht, die eigenen Prozesse zu digitalisieren. Unternehmen müssen über den Tellerrand hinausblicken. Das heißt, es muss eine Möglichkeit geschaffen werden, alle an der Lieferkette Beteiligten bzw. deren Systeme miteinander zu vernetzen. Das kann über eine Cloud-Plattform geschehen oder über Schnittstellen. Schnittstellen haben dabei den Nachteil, dass sie oftmals erst für das jeweilige Fremdsystem entwickelt werden müssen. Das ist zeit- und kostenintensiv. Außerdem ist bei der Datenübertragung durch Im- und Exportvorgänge mit einer höheren Fehleranfälligkeit zu rechnen. Ganzheitliche ERP-Systeme, die webbasiert zur Verfügung gestellt und in der Cloud betrieben werden, arbeiten unternehmensübergreifend und unterstützen die Einbindung von Zulieferern und Lieferanten. Sämtliche Informationen fließen in Echtzeit, wodurch sich Engpässe oder veränderte Produktions- und Lieferbedingungen schon lange im Voraus vorhersehen und bei der Planung berücksichtigen lassen. Das garantiert nicht nur einen reibungslosen Ablauf, sondern macht auch große Warenlager überflüssig. Stichwort Just-in-time-Produktion.
Effizientere Prozesse – nicht nur im Einkauf
Beim Einkauf geht es darum, Material oder Dienstleistungen zum besten Preis und Zeitpunkt zu beschaffen. Durch manuelles Vorgehen ist das längst nicht mehr effizient machbar. Ganzheitliche ERP-Systeme unterstützen KMU dabei, sämtliche Potenziale in der Materialbeschaffung vollumfänglich zu erschließen. Sie verwalten alle Einkaufsdaten sowie Bezugsquellen und dokumentieren jegliche Vorgänge sowie die gesamte Kommunikation. Außerdem unterstützen sie die Automatisierung wichtiger Teilprozesse. Wird beispielsweise durch die Bedarfsermittlung festgestellt, dass für die Produktion bestimmte Materialien fehlen, erfolgt die entsprechende Anfrage beim Lieferanten. Diese wird aus dem ERP heraus direkt an dessen System übermittelt. Der Einkauf wiederum, bei dem dann das Angebot ebenfalls ohne Umwege auf digitalem Wege eingeht, prüft dieses und erteilt den Auftrag für die Bestellung. Der Lieferant kann daraufhin sofort mit der Abwicklung beginnen. Terminbestätigungen und der aktuelle Bestellstatus sind übers ERP jederzeit einsehbar. Verbucht das KMU schließlich den Wareneingang, kann die digital übermittelte Lieferantenrechnung umgehend von der Buchhaltung bearbeitet werden. Durch den volldigitalisierten Informationsaustausch reduzieren sich manuelle Eingriffe erheblich, wodurch sich Abläufe beschleunigen und zugleich Kosten sowie die Fehleranfälligkeit reduzieren. Damit gelingt eine enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit, von der sowohl das KMU als auch die Lieferanten profitieren.
Bewertung von Lieferanten
Zu den wesentlichen Erfolgskriterien in Unternehmen zählen die optimale Auswahl von Bezugsquellen sowie die Optimierung bestehender Lieferantenbeziehungen. Die Basis dafür ist eine regelmäßige, systematische Bewertung der Partner. Ziel ist es, Lieferanten objektiv zu vergleichen und deren Qualität zu überwachen. Dank der lückenlosen Dokumentation der Vorgänge und Kommunikation – von Preisen und Lieferkonditionen über Bestellungen bis hin zu Reklamationen – liefert das ERP-System dafür alle aussagekräftigen Informationen. So ist es möglich, Engpässe, Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten auf diversen Ebenen, etwa produkt-, unternehmens- oder prozessbezogen, frühzeitig zu identifizieren, diese beim Lieferanten anzusprechen und Maßnahmen zur Verbesserung der Performance abzuleiten. Dabei steht nicht die „Kontrolle“ im Vordergrund, sondern eine Stärkung der partnerschaftlichen Beziehungen.