Wie das ERP die Digitale Transformation unterstützt

Was in den Neunzigerjahren noch die Vision eines papierlosen Büros gewesen ist, wird heutzutage in Form der Digitalen Transformation weitergeführt. Die technologische Revolution beschreibt hierbei nicht nur das Digitalisieren von Dokumenten, sondern umfasst das sukzessive Überführen von analogen Geschäftsprozessen und sogar ganzen Geschäftsmodellen in eine digitale Zukunft. Als Ergebnis sollen Business Prozesse automatisiert, steuerbar und auch transparent werden. Für KMU entstehen hier völlig neue Chancen, die aber auch Fallstricke beinhalten, wenn die technische Infrastruktur die Anforderungen nicht erfüllen kann. In diesem Artikel beschreiben wir Ihnen daher, wie eine ERP-Software Treibstoff für die Digitale Transformation sein kann und diesen Prozess erleichtert.

Die Digitale Transformation als Paradigmenwechsel

Wie einst das papierlose Büro, so geht auch mit der technologischen Revolution ein Paradigmenwechsel einher, der vor allem in den Köpfen aller Personen im Unternehmen beginnen muss. Denn bei diesem Großprojekt werden etablierte Business Prozesse, Vorgehensweisen, Strategien und Arbeitsweisen sukzessiv hinterfragt und oftmals völlig auf den Kopf gestellt. Das Ziel ist eine Überführung der Arbeitsweisen ins Digitale, wenn dies eine deutliche Effizienzsteigerung im Augenblick – oder in Zukunft – mit sich bringen wird. Insbesondere, wenn bestehende Unternehmensprozesse völlig verändert werden oder neue Software ins Spiel kommt, bedeutet dieser Kulturwandel jedoch nicht selten eine Menge Überzeugungsarbeit bei alteingesessenen Mitarbeitern.

Die ERP-Software dient dabei den Angestellten als Mittel zum Zweck, denn hier werden eine Vielzahl der neuen Prozesse abgebildet. Die Mitarbeiter, die diese Prozesse später umsetzen müssen, benötigen hier aber auch das Verständnis, welches durch einen möglichst einfachen Einstieg und durch intensive Schulungen vermittelt werden muss. So fördern Sie nicht nur die Effizienz der Mitarbeiter, sondern erhöhen auch die Akzeptanz der neuen Prozesse sowie Anwendungen und reduzieren die Ängste hinsichtlich der Ersetzbarkeit oder der neuen Herausforderungen. Jeder Mitarbeiter muss verstehen, dass dieser Kulturwandel zum Wohle des Unternehmens geschieht – und damit auch zum Vorteil eines jeden Mitarbeiters ist.

Digitalisierung von Dokumenten als Grundvoraussetzung

Eine der ersten Schritte in der Digitalen Transformation ist die Digitalisierung von Dokumenten und damit auch von papiergebundenen Business Prozessen. Durch ein intelligentes, digitales Ablagesystem entfällt das lästige Suchen von Dokumenten, es kann mit mehreren Personen gleichzeitig an Dokumenten kollaboriert werden und auch der Zugriff ist transparent nachvollziehbar beziehungsweise auch einschränkbar. Viele Dokumente wie beispielsweise Lieferscheine, Rechnungen oder Angebote werden sowieso digital aus dem ERP-System erzeugt. Unterstützt die ERP-Software auch das mobile Business, so lassen sich alle Dokumente völlig orts- und zeitunabhängig von jedem Endgerät aus abrufen oder bearbeiten, zum Beispiel beim Kunden vor Ort oder aus dem Homeoffice heraus.

Beachten Sie aber auch die Fallstricke bei diesem Prozess, denn die gewählte ERP-Software muss natürlich auch den Import der gescannten Dokumente mit Texterkennung, die strukturierte Speicherung und Suche sowie einen sicheren und verschlüsselten Zugriff gewährleisten – und das auch mobil. Hierbei spielen insbesondere cloudbasierte ERP-Systeme ihre Stärken aus, da durch die Auslagerung der Anwendung in ein zertifiziertes Rechenzentrum die Hochverfügbarkeit und der sichere Zugriff über das Internet gewährleistet sind.

Ganzheitliche ERP-Software statt Datensilos und heterogene IT-Landschaft

Bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen fallen auch immer mehr Daten an. Diese müssen strukturell sinnvoll gespeichert, gepflegt, bereichsübergreifend zur Verfügung stehen und im Kontext miteinander analysiert werden. Wenn Sie hier auf eine ganzheitliche ERP-Lösung setzen, profitieren Sie von einer einheitlichen Datenbasis, die alle Informationen jeweils bereichsübergreifend zur Verfügung stellt. So werden Datensilos, Schnittstellenlösungen und Dubletten vermieden; die Effizienz steigt spürbar an und vereinfacht nicht nur Ihnen den Arbeitsalltag. Insbesondere beim Reporting können bei einem ganzheitlichen System alle Daten direkt im Kontext analysiert und in Form eines Dashboards übersichtlich visualisiert werden.

Integration und Automatisierung

Mit einer Abbildung beziehungsweise einer Optimierung der bestehenden Geschäftsprozesse ist die Digitale Transformation natürlich noch nicht abgeschlossen, insbesondere die Integration von Kunden, Lieferanten und Hersteller nimmt einen relevanten Part ein. So ist die Nutzung des E-Commerce Kanals für viele KMU ein Zwischenschritt bei der technologischen Revolution, der aber völlig neue Herausforderung mit sich bringt, die durch eine tiefe Integrationsebene mit der ERP-Software gelöst werden können. Aber auch Lieferanten oder Hersteller müssen intensiver in die Prozesse integriert werden, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

Sind entsprechende Workflows aber erstmal standardisiert und im ERP abgebildet, so können diese automatisiert und dadurch die Effizienz maximiert werden. So bestellt beispielsweise ein Kunde direkt im Onlineshop eine personalisierte Ware über einen Produkt-Konfigurator und erhält automatisiert bereits die passende Rechnung. Das System stößt selbständig die Produktion an, plant die benötigten Ressourcen ein, erstellt den Lieferschein und beauftragt den Spediteur. Diese letzte Ausbaustufe der Digitalen Transformation ermöglicht dann eine drastische Reduktion der Grenzkosten und verhilft so zu einem skalierbaren Geschäftsmodell.

Die Digitale Transformation als laufender Prozess im Unternehmen

Das Großprojekt Digitale Transformation ist dabei keine einmalige Maßnahme, sondern ist ein dauerhaft anhaltender Prozess. Nach Abschluss der eigentlichen Transformation ist nämlich die Arbeit nicht beendet, sondern die tatsächlichen Aufgaben beginnen erst in Form der Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dieses Vorgehen verändert Unternehmen dabei im eigentlichen Wesen und ermöglicht so die Erschließung vollkommen neuer Geschäftsmodelle, wenn die nötige IT-Infrastruktur in Form eines ganzheitlichen ERP-Systems gegeben ist, welches sich flexibel den Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt.