Prozessautomatisierung im E-Commerce

So geschmeidig sich die prosperierende Welt des E-Commerce auch präsentiert, die Stolpersteine auf dem Weg zum Erfolg sind unübersehbar. Zu den größten Brocken im digitalen Massengeschäft zählt der Aufwand für Beschaffung, Logistik und Administration. Nur wer die Prozesse voll im Griff hat, schafft es auf die Gewinnerseite. Wie Ihnen Automatisierung dabei auf die Sprünge hilft, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Durchgängiger Wertschöpfungskreislauf

Vorteile von E-Commerce gegenüber der klassischen Geschäftsabwicklung sind in erster Linie die Vermeidung von Medienbrüchen und die Reduktion von manuellen Prozesseingriffen. Das Internet spielt dabei die Rolle der Grundlagentechnologie, während integrierte Systeme für durchgängige Abläufe sorgen. Der Online-Shop ist dabei nur ein Bereich – wenn auch ein sehr zentraler – eines umfassenden Wertschöpfungskreislaufs. Angebot, Bestellung Beschaffung, Verarbeitung, Logistik und Kundenservice sind dabei optimal aufeinander abgestimmt. 

Zentrale Datenhaltung als Grundlage

Die Basis eines durchgängigen Prozessflusses bildet eine zentrale Datenhaltung. Nur, wenn die gleichen Daten überall zur Verarbeitung verfügbar sind, lassen sich Arbeitsabläufe ohne Medienbrüche direkt automatisieren. Die Datensynchronisation über Schnittstellen ist zwar möglich, aber aufgrund des zeitverzögerten Datenabgleichs, des Mehraufwands für den Unterhalt der Schnittstelle sowie fehlender Anpassungsmöglichkeiten wenig ratsam. Ein weiterer Vorteil ist die vereinfachte Datenpflege in einem einzigen System. Aufgrund der durchgängigen Unterstützung aller Fachbereiche können alle relevanten Daten dort verwendet werden, wo sie benötigt werden – auch im Online-Shop. 

Zusammenspiel von ERP und Webshop

Der Webshop stellt nach außen das „Gesicht“ von E-Commerce dar. Sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich treffen sich hier Angebot und Nachfrage. Von Marketing und Vertrieb über die Bestellmöglichkeiten bis zu individuellen Kundenfunktionen kommen dabei Daten zum Tragen, welche sich direkt im ERP-System wiederfinden lassen. Eine direkte Integration von Unternehmensdaten und Online-Shop macht daher Sinn. So lassen sich beispielsweise wichtige Webshop-Funktionen wie Anzeige von Lagerbeständen, Kundenpreislisten, Bestellvorgänge und vieles mehr unabhängig vom System in Echtzeit nutzen. 

Vorteile einer vernetzten Beschaffung

Automatisierte Prozesse sind ein wesentlicher Aspekt bei der elektronisch vernetzten Beschaffung.  Beim sogenannten E-Procurement sind Kunden und Lieferanten in der Lage, ihre internen Systeme (EDI, ERP) miteinander zu verbinden. Dadurch lassen sich die entsprechenden Beschaffungs- bzw. Lieferprozesse ohne Medienbruch verknüpfen. Das spart Papier, Zeit und Geld – denn Bestellungen, Aufträge, Lieferungen und Verrechnung können größtenteils automatisiert erfolgen. Der Nutzen zeigt sich in Form von reduzierten Beschaffungskosten, schnelleren Reaktionszeiten und einem transparenten Wettbewerb. Eine echte Win-Win-Situation sowohl für die beschaffende Stelle als auch für den Lieferanten. 

Logistik als Schlüsselfaktor

Das Beste, was einer E-Commerce-Plattform passieren kann, sind viele Bestellungen. Gleichzeitig ist das aber auch die größte Herausforderung. Vor allem die Logistik hat dann wortwörtlich alle Hände voll zu tun. Vom Wareneingang des Lieferanten über die Einlagerung und Aufbereitung bis hin zum Versand an den Kunden sowie allfälliger Retouren braucht es effiziente, automatisierte Prozesse. Die Logistik wird zunehmend zum Nadelöhr und Schlüsselfaktor für E-Commerce. Mehr noch, Logistik wird schlussendlich zum Gradmesser für die gesamte Kundenzufriedenheit. 

Vereinfachung von Administration und Finanzen

Mit dem Betrieb einer E-Commerce-Plattform geht ein nicht zu unterschätzender Aufwand in den Bereichen Administration und Finanzen einher. Es lohnt sich auch hier, das Automatisierungspotenzial der entsprechenden Prozesse zu nutzen. Das kann beispielsweise die Bonitätsprüfung eines neuen Kunden sein. Oder das automatisierte Erfassen von Kreditorenrechnungen inklusive rechtssicherer Archivierung. Voraussetzung dafür ist eine durchgängige Verbindung von Einkauf, Verkauf und Finanzbuchhaltung. Auch das Suchen nach Dokumenten wird dann deutlich einfacher. 

Automatisierung auch im Kundenservice

E-Commerce macht Angebote und Preise weitgehend transparent. Die Folge ist Austauschbarkeit im großen Stil. Um sich zu differenzieren (und gleichzeitig den Kunden einen Mehrwert zu bieten) setzen immer mehr Anbieter auf kundenzentrierte Services. Das funktioniert allerdings nur dann zufriedenstellend, wenn dem Kundenservice im Bedarfsfall automatisch die entsprechenden Informationen zur Verfügung stehen. Wer bei einer Reklamation oder für eine simple Auskunft erst lange im System stöbern muss, handelt sich rasch jede Menge Ärger seitens der Kunden ein.