Digitale Transformation heißt: Change!

Wer den Weg der digitalen Transformation mitgehen möchte, muss sich den Veränderungen stellen und bereit sein, Verhaltensweisen, Strukturen und Prozesse zu hinterfragen. Wir zeigen Ihnen in 9 Schritten, wie Sie mit cleverem Change-Management digital durchstarten können.

Schlagwörter wie digitale Transformation, Disruption, Cloud und Industrie 4.0 prasseln seit Jahren auf die Entscheidungsträger in Unternehmen ein und suggerieren ihnen: Wer nicht agiert, gehört in naher Zukunft zu den Verlierern. Und tatsächlich: Unternehmen, die den Sprung in die Industrie 4.0 meistern möchten, müssen offen gegenüber Veränderungen sein, alles bisher Dagewesene überdenken und bereit sein, neue Wege auszuprobieren. Die Einführung digitaler Prozesse sowie neuer Geschäftsmodelle kann entscheidend dafür sein, ob sich ein Unternehmen einen signifikanten Wettbewerbsvorteil verschafft und langfristig erfolgreich bleiben kann – oder eben nicht. Und gerade weil Entscheider inzwischen verstanden haben, wo die Gefahren verschlafener Entwicklungen und Technologien lauern, macht sich oftmals ein unkoordinierter Aktionismus breit, der im Ergebnis aber kaum Wirkung zeigt. Die bloße Einführung eines Chief Digital Officers oder Digital Leaders verspricht noch lange keinen Erfolg.

1. Angst und Unsicherheit überwinden

Bei vielen herrscht weiterhin große Angst und Unsicherheit, was Digitalisierungsvorhaben betrifft. Beides ist kein guter Nährboden für Innovation und Inspiration. Dabei sollte man nicht übersehen, dass die Digitalisierung kein neues Phänomen ist, sondern ein schon Jahrzehnte alter Prozess. Und genau als solcher Change-Prozess sollte der digitale Wandel auch gesehen werden. Der Erfolg ist – wie bei allen Prozessen – von der richtigen Umsetzung abhängig. Und hier liegt die eigentliche Herausforderung: Anders als bei bisherigen Veränderungsprozessen unterscheidet sich die digitale Transformation dahingehend, dass beinahe alle Geschäftsbereiche und Prozesse eines Unternehmens betroffen sind. Schlüsselkomponente auf dem Weg ins digitale KMU ist ein effektives Change Management, das einerseits durch den Einsatz neuer ressourcen- und zeitsparender Technologien die technische Machbarkeit gewährleistet und andererseits die Unternehmensstrukturen schafft, die agile Arbeitsprozesse als Grundlage für Veränderungen zulassen.

1. Ziele klar definieren

Digitalisierung an sich ist erst einmal ein schwammiger Begriff. Der technologische Wandel, mit dem KMU fortan auf den Kunden von morgen und neue Märkte reagieren müssen, gestaltet sich in jeder Branche und jeder Firma unterschiedlich. Entscheidend ist, dass der Startschuss aus der oberen Etage kommt und die (messbaren) Ziele des individuellen Transformationsprozesses von der Unternehmensführung als Vision formuliert werden. Eine klare, konsistente Strategie gibt der gesamten Belegschaft die notwendige Orientierung. Die Formulierung neuer Ziele und Strategien allein reicht aber nicht. Die Entscheider müssen die künftige Art des Arbeitens auch vorleben bzw. neues Verhalten zeigen.

1. Mitarbeiter mit einbeziehen

Um Akzeptanz und Unterstützung für den Change-Prozess seitens der Mitarbeiter zu erreichen, sollten sie frühzeitig in den Digitalisierungsprozess mit einbezogen werden. Gutes Change Management beeinflusst die gesamte Unternehmensstruktur und verändert langfristig die bestehenden Denk- und Handlungsmuster. Die Angst vor digitalen Prozessen wird abgebaut und durch eine positive Einstellung ersetzt. Es wird eine Unternehmenskultur geschaffen, in der sich Kerngeschäft und Innovationen nicht behindern oder gar ausschließen, sondern gegenseitig fördern.

1. Offene Kommunikation

Damit Wandelprozesse gelingen können, müssen Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen von der Notwendigkeit überzeugt sein. Kommunizieren Sie geplante Änderungen, sobald sie spruchreif sind. Den Weg des digitalen Wandels werden nur Mitarbeiter mit beschreiten, die die Gründe für die Veränderung verstanden haben, die wissen, wo es in Zukunft mit dem Unternehmen hingehen soll und welche Auswirkungen das auf ihre Zukunft hat. Hierbei ist auch hervorzuheben, welche Auswirkungen der digitale Wandel nicht hat und welche Ängste somit unbegründet sind.

1. Auf Sorgen der Mitarbeiter eingehen

Viele Angestellte haben Angst vor steigender Arbeitsbelastung, durch Prozessautomatisierungen ihren Job zu verlieren oder aufgrund ihres Alters abgehängt zu werden. Und Ängste führen immer zu einer Abwehrhaltung. Befürchten die Mitarbeiter durch die Digitalisierung negative Auswirkungen auf ihren Berufsalltag, werden Sie sie nicht vorantreiben, sondern bremsen. Wer also die Bereitschaft seiner Mitarbeiter zur Veränderung wecken will, muss ihre Ängste kennen und sie ihnen nehmen können. Fördernd ist dabei auch, ganz konkret aufzuzeigen, wie sie vom Wandel profitieren.

1. Gemeinsam Visionen entwickeln

Wann immer dies möglich ist, sollten Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse mit einbezogen werden. Dadurch verstehen sie sich als Teil des Wandels und sind motivierter, daran mitzuwirken. Mitspracherecht gibt ein Gefühl von Kontrolle und mindert den Widerstand.

1. Neue Mitarbeiter für neuen Schwung

Auch wenn auf erfahrene Mitarbeiter, die mit dem Kerngeschäft vertraut sind, nicht verzichtet werden darf, kann der digitale Wandel in der Regel nicht von der bestehenden Belegschaft allein gestemmt werden. Es sind neue Mitarbeiter mit visionären Ansichten erforderlich, die ihr Verständnis von Innovation ins Unternehmen einbringen. Diese können zudem dabei helfen, diese umzustimmen und mitzureißen die Digitalisierung ablehnen. Ein Impuls auf Augenhöhe ist manchmal erfolgversprechender als von oben herab. Auch der anzunehmende Erfolg neuer Kollegen kann dazu anspornen, ihrem Beispiel zu folgen. Insgesamt kann so eine experimentierfreudige Unternehmenskultur entstehen, in der es auch erlaubt ist, Fehler zu machen und daraus zu lernen. 

1. Teilerfolge feiern und Veränderungen verankern

Ohne sichtbare Erfolge geht die Motivation schnell verloren. Um dies zu vermeiden, ist es hilfreich, auch kurzfristig erreichbare Ziele zu setzen. Und alle einmal erzielten Teilerfolge sollten belohnt werden. Allerdings, ohne sich darauf auszuruhen. Vielmehr müssen die Veränderungen im Unternehmen verankert werden und weitere Überlegungen die nächsten Veränderungen anregen.

1. Die Ressourcen und Mittel stellen

Damit sich Mitarbeiter für den Umgang mit neuen Technologien und Strukturen qualifizieren können, muss die Unternehmensführung die nötigen Mittel zur Verfügung stellen. Hier können Workshops und Weiterbildungen unterstützen. Ebenso hat die Arbeitsumgebung Einfluss darauf, wie sich Mitarbeiter einbringen können: Spiegeln sich verstaubte Unternehmensstrukturen in der Innenarchitektur wider, oder gibt es hierarchiebefreite Open-Space-Lösungen und Gemeinschaftsflächen, die Raum zur kreativen Entfaltung und zum Austausch mit Kollegen geben?

Fazit

Die digitale Transformation eines Unternehmens erfordert Veränderung. Und Veränderung ist inzwischen Normalität und sollte es auch für KMU sein. Wer den digitalen Wandel bewusst in einem Unternehmen einleiten möchte, muss sie in jedem Bereich seines Unternehmens zulassen. Entscheidend für den Erfolg eines solchen Veränderungsprojektes ist ein effektives Change Management: Es rüstet die Mitarbeiter für die veränderten Rahmenbedingungen, begleitet sie systematisch während des Prozesses und stellt so die nachhaltige Umsetzung sicher.