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Lassen Sie im ERP die POS-Kasse klingeln

von David Lauchenauer

Egal, ob im stationären Geschäft oder im Webshop: Wenn am Point-of-Sale (POS) die Kasse klingelt, freut sich jeder Händler. Nicht nur aus Sicht des Unternehmers, sondern auch vom Standpunkt des Kunden her, sollte dabei der Bezahlvorgang möglichst einfach und schnell vonstattengehen. Je geringer der administrative Aufwand, desto besser. Dies darf natürlich nicht zu Lasten einer komfortablen Bedienungsfreundlichkeit gehen. Gleichzeitig soll das Kassensystem im Hintergrund mit möglichst geringen Ressourcen betrieben werden können. Das klingt nach der eierlegender Wollmilchsau, lässt sich in der Praxis jedoch durchaus realisieren.
 
Drittsysteme verlangsamen die POS-Prozesse 
Achten Sie sich beim nächsten Einkauf einmal, welches Kassensystem an der Verkaufsstelle zum Einsatz kommt. Viele Geschäfte und Ladenbetreiber nutzen eine externe POS-Lösung, welche über eine Schnittstelle mit der Unternehmenssoftware verbunden ist. Eine eher ungünstige Kombination. Nebst den Zusatzkosten für die Kasse, muss deren Software separat mit Updates versorgt werden und kann unter Umständen nicht auf Echtzeit-Daten des ERP zugreifen. Lagerbestände, aber auch Artikeldaten wie Preise, Beschreibungen oder Merkmale stehen dadurch nur zeitlich verzögert zur Verfügung. Ein Manko, welches die damit verbundenen Prozesse teuer und träge macht. Dabei wird die Digitalisierung am POS immer wichtiger, so das Handels-Forschungsinstitut IFH Köln GmbH. 
 
Wenn das ERP auch eine Kasse ist  
Dass ein ERP auch direkt am Point-of-Sales genutzt werden kann, scheint auf den ersten Blick etwas gewöhnungsbedürftig. Ist ein ERP nicht zu langsam und zu umständlich? Ja und Nein. Ja, wenn das System nicht über echte Kassenfunktionen verfügt und quasi „zurechtgebogen“ wird. Und nein, wenn das ERP einen dedizierten POS-Funktionsumfang besitzt. Zu einem mehrkassen- und mehrfilialenfähigen POS-Leistungspaket gehören beispielsweise die Unterstützung des gesamten Kassenvorgangs, Kassenquittung, Abschluss, Bezahlmodus sowie Tagesabschlüsse und Berichtswesen. Läuft das Ganze absolut schnittstellenfrei als integrierter Bestandteil des ERP-Systems, profitieren sowohl der Ladeninhaber als auch dessen Kunden von effizienten und transparenten Prozessen. 
 
Serviceplus dank Datenintegration 
Da ERP und POS gemeinsam auf die gleichen Daten zugreifen, stehen jederzeit aktuelle Informationen in Echtzeit zur Verfügung. Artikel, Bestände, Bestellungen, Käufe, Kunden und Finanzen sind durchgängig miteinander verbunden. Dies gilt natürlich auch für den Webshop. Die Transparenz der Daten bietet noch weitere Vorteile hinsichtlich Kundenservice. Wer als Unternehmer Wert legt auf Kundengewinnung und Kundenbindung, wird sich auch Gedanken machen, mit welchem Service er sich von den Mitbewerbern abheben kann. Dem Kunden am POS einen Mehrwert zu bieten, ist laut einem Artikel im Magazin „Absatzwirtschaft.de“ besonders wichtig. Integrierte ERP/POS-Systeme ermöglichen es, gezielte Informationen gemäß den Präferenzen und Einkäufen der Kunden direkt auszuwerten.  
 
Vorteile vernetzter Informationen 
Wie wichtig die Vernetzung von unternehmensweiten Informationen in Zusammenhang mit dem Kaufvorgang sind, zeigt das einfache Beispiel der Warenverfügbarkeit. Diese trägt in hohem Maß zur  
Kundenzufriedenheit bei. Besteller wollen wissen, ob bzw. wann ein Artikel an Lager ist. Das gilt natürlich auch für das Verkaufspersonal in stationären Läden. Auskunftsbereitschaft zeugt von Servicebereitschaft. Dies ist jedoch nur möglich, wenn entsprechende Informationen von der Warenwirtschaft über den Einkauf bis in die Buchhaltung zur Verfügung stehen. Dabei müssen sämtliche Veränderungen aus den Verkaufsprozessen im Laden, im Webshop oder über das Telefon jederzeit berücksichtigt werden können. Der Verkaufsprozess läuft direkt über ERP-Verkaufsbelege, wodurch die Integration in die Finanzbuchhaltung erhöht wird. 
 
Noch flexibler dank Cloud-ERP 
Die Vorteile einer vollintegrierten ERP/POS-Lösung sind offensichtlich. Noch mehr Flexibilität bieten solche Systeme, wenn sie in der Cloud betrieben werden können, wie das Beispiel der Kaffeewelt GmbH zeigt. Lokale Installation entfallen, und die Kasse inklusive ERP-Daten kann mobil eingesetzt werden, z.B. auf Messen, Pop-up-Stores oder in ausgelagerten Verkaufsständen. Dank der Cloud steht nicht nur das ERP-System mit allen Daten, sondern auch die POS-Kasse jederzeit zur Verfügung. Ganz nach dem Motto „IT follows Business“ können weitere Nutzer oder Filialen im Handumdrehen aufgeschaltet werden. Die einfache, sofortige Skalierbarkeit von Cloud-Anwendungen macht sich hinsichtlich Funktionalität und Verfügbarkeit voll bezahlt. 
 
Die Kassen klingeln künftig digital 
Der Margendruck im Handel ist groß. Ebenso der Wunsch nach Differenzierung durch besseren Kundenservice. In beiden Fällen bietet die Nutzung eines integrierten ERP/POS-Systems wesentliche Vorteile. Aufwände für die Anschaffung und Anbindung von Drittprodukten entfallen. Gleichzeitig kann den Kundenwünschen dank transparenter Informationen besser entsprochen werden. Die Digitalisierung der Handelswelt bringt Herausforderungen mit sich, schreibt die „Mittelstand 4.0-Agentur Handel». Dabei ist klar: Der Einsatz integrierter Technologien ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.
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