So machen Sie mehr aus Ihrem ERP
Moderne ERP-Systeme sind smarte Kraftpakete. Leider bleibt das digitale Potenzial oft ungenutzt. Wer sich etwas intensiver damit auseinandersetzt, verschafft sich ungeahnte Vorteile. Dazu muss man kein IT-Experte sein. Mit etwas Neugier und einer Portion Kreativität steigert man mit dem ERP die Prozesseffizienz und Innovationskraft. Probieren Sie es aus, die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei.
Nehmen Sie sich Zeit, Ihr ERP kennenzulernen
Ein ERP-System stellt zwar gebrauchsfertige Anwendungen zur Verfügung, ist aber gleichzeitig auch eine multifunktionale Toolbox. Wer sich nicht nur oberflächlich damit beschäftigt, wird rasch die kreativen Möglichkeiten entdecken, welche beispielsweise in der Formular- und Reportgestaltung stecken oder im Bereich Auswertungen und Kennzahlen. Es lohnt sich, den gesamten Funktionsumfang zu durchforsten. Dokumentationen, Anwenderkurse, aber auch die Beratung durch den Systempartner sind dabei besonders hilfreich.
Prüfen Sie das digitale Potenzial Ihrer Prozesse
Als Grundlage für den Ausbau Ihres ERP müssen Sie natürlich Ihre Prozesse kennen und verstehen. Am besten, Sie stellen alle einmal auf den Prüfstand und analysieren das Potenzial für digitale Verbesserungen. Hierbei können auch externe Organisationsberater wertvolle Unterstützung bieten. Nebst dem Fachwissen vermitteln diese eine neutrale Sicht von außen auf die internen Arbeitsabläufe. Wichtig dabei ist, dass man den involvierten Mitarbeitenden die Angst nimmt, die Qualität Ihrer Arbeit kontrollieren zu wollen.
Erstellen Sie einen strategischen Masterplan
Oft lassen sich nach einer ERP-Potenzialanalyse einige Aktionsfelder identifizieren. Doch Vorsicht vor blindem Aktionismus. Es empfiehlt sich, zuerst eine Abstimmung mit anderen (Unternehmens-)Strategien vorzunehmen und darauf basierend eine ERP-Strategie zu formulieren. Mit diesem Masterplan können Sie schrittweise die einzelnen Punkte umsetzen. So haben Sie Gewähr, dass allfällige Abhängigkeiten von anderen Systemen oder Unternehmensbereichen rasch zutage treten. Gleichzeitig reduzieren sich die einzelnen Teilprojekte auf ein verkraftbares Ausmaß.
Nutzen Sie Synergien von Daten und Systemen
Eine vernetzte Betrachtungsweise Ihres digitalen „Ökosystems“ kann äußerst spannend sein. Es zeigen sich plötzlich Zusammenhänge, welche zu Synergien zwischen der Nutzung von Daten und dem Einsatz von IT-Systemen führen. Ein einfaches Beispiel ist etwa die Verwendung von Kundendaten im Servicebereich für Zusatzberatung und -verkäufe, sofern diese Informationen mobil zugänglich sind (z.B. mittels Cloud-ERP). Aber auch die Anbindung eines Drittsystems (z.B. eine POS-Kasse, eine Waage oder ein Etiketten-Drucker) an das ERP kann eine interessante Option sein.
Passen Sie Ihr System individuell an
Manchmal bietet der im Standard enthaltene Funktionsumfang nicht ausreichend Flexibilität hinsichtlich der benötigten Anforderungen. Anstatt auf die erforderlichen Funktionen zu verzichten, lohnt sich hier eine individuelle Softwareanpassung. Bereits mit einem kleinen Zusatzprogramm kann man auf diese Weise passgenaue Prozesse ermöglichen. Wichtig ist, dass dabei die Release-Fähigkeit mit dem Standard gewährleistet bleibt.
Tauschen Sie sich mit anderen Firmen aus
Der Erfahrungsaustausch mit anderen Anwenderfirmen lohnt sich. Eventuell verfügt Ihr Anbieter sogar über ein Online-Forum oder eine Anwendervereinigung. Einerseits tragen Tipps und Tricks von anderen dazu bei, die Systemnutzung zu optimieren. Andererseits kann ein gegenseitiger Austausch auch interessante Impulse für neue Funktionen vermitteln. Für dieses Geben und Nehmen braucht es natürlich Offenheit und Vertrauen.
Holen Sie sich Impulse von Ihren Benutzern
Spannende Impulse für eine erweiterte Nutzung Ihres ERP-Systems finden Sie auch intern. Ihre Anwender können aufgrund der gemachten Erfahrungen mit der Software konkrete Anregungen für Verbesserungen machen. Zudem ist es ein Zeichen der Wertschätzung, wenn Sie die Benutzer explizit in den Ausbau- und Optimierungsprozess miteinbeziehen. Am einfachsten geht dies, wenn Sie einen internen Anwenderzirkel als Anlaufstelle für Fragen und Ideen etablieren.
Motivieren Sie zu einer kreativen ERP-Kultur
Die besten Vorsätze nützen nichts, wenn Sie das ERP allein vorantreiben wollen. Oft braucht es Ausdauer, um das gesamte Unternehmen auf „ERP“ zu trimmen. Alles nur noch digital und zentral in einem System zu verwalten, fällt nicht allen Mitarbeitenden gleich leicht. Digitalisierung ist vor allem ein Kulturwandel. Mit einer konsequenten Nutzung des ERP-Systems schaffen Sie dafür die besten Voraussetzungen.