Ohne Umwege zum passenden Cloud-ERP-System
Wer sucht, der findet. Doch nicht immer entspricht das Gefundene den Wünschen und Anforderungen. Speziell die Suche nach einem optimalen ERP-System kann sich schwierig gestalten. Hier geht es nicht allein um Funktionen, sondern auch um die Gestaltung von Geschäftsmodellen, Organisationsstrukturen, Unternehmensprozessen, Ressourcen, Anbieterkompetenz und vieles mehr. Die Cloud hat vieles davon vereinfacht. Ein paar Tipps für den direkten Weg zum passenden ERP können dabei trotzdem nicht schaden.
Die Herausforderung: Ein System für alle
Zu den Hauptgründen, warum sich Unternehmen für ein ERP-System entscheiden, ist die durchgängige Datenverbindung aller Abteilungen und Geschäftsbereiche. Die Vorteile liegen auf der Hand: schnellere Prozesse, höhere Qualität, besserer Service. Allerdings hat die ganze Sache einen ebenso offensichtlichen Haken. Das System muss für alle Anwender passen. Sprich, die Einzelinteressen der jeweiligen Fachbereiche muss mit dem Gesamtnutzen abgeglichen werden. Das gilt auch für ERP-Software aus der Cloud. Es empfiehlt sich daher, bei der Evaluation unbedingt auf die individuellen Anpassungsmöglichkeiten der Standardversion zu achten.
Cloud-Kultur in den Köpfen verankern
Eingefleischte ERP-Anwender werden bei der Nutzung von Tablets und Smartphones anfangs erstaunt die Augen reiben. Kundendaten, Aufträge, Bestellungen, Lagerbestände, Produktionsauslastung – alles da, auch unterwegs. Neue Möglichkeiten bedeuten auch neue Chancen und neues Verhalten. Die Cloud macht Unternehmen mobil. Alle relevanten Informationen stehen immer und jederzeit zur Verfügung. Manager, Vertriebler, Außendienstler, Kundenbetreuer, Projektleiter usw. können effizienter agieren, sofern die Cloud-Kultur auch in ihren Köpfen verankert ist. Die Einführung eines Cloud-ERP ist der Schritt zu einem modernen, mobilen und digitalen Unternehmen.
Interne Voraussetzungen schaffen
Um die Vorteile der Digitalisierung wirklich nutzen zu können, braucht es Vorkehrungen im Unternehmen selbst. Mobilität zum Beispiel ermöglicht es, dass Mitarbeiter ihre Arbeit zu Hause oder unterwegs erledigen können. Entsprechende Sicherheitsrichtlinien und organisatorische Regeln, aber auch der „Mut zur Freiheit“ (befürchten Sie Kontrollverlust?) gehören dazu. Mit großer Wahrscheinlichkeit ändern und vereinfachen sich Prozesse. Durchlaufzeiten verkürzen sich, was zu einer allgemeinen Tempozunahme im Betrieb führt. Damit alle am gleichen Strick ziehen, müssen die Befürchtungen bzw. Widerstände von Mitarbeiter ernstgenommen werden. Die Einführung eines Cloud-ERP ist für einige Nutzer mit einem veritablen Kulturwandel verbunden.
Klare Sicht trotz nebulösem Markt
Die Cloud liegt im Trend. Kein Wunder wollen immer mehr Anbieter auf den boomenden Zug aufspringen. Dabei ist längst nicht alles Cloud, was schwebt. Deshalb: Finger weg von Mini-Anwendungen mit geringem Nutzen, technisch zusammengebastelten Lösungen oder unsicheren Infrastrukturangeboten. Die Wahl eines professionellen Cloud-ERP-Anbieters erfordert eine sorgfältige Prüfung von Software, Technologie, Konditionen, Kompetenz, Dienstleistungen und Verfügbarkeit. Datenschutz, Sicherheit und Performance der Anwendung sind weitere Kriterien, welche bei einem Cloud-ERP entscheidend sind. Führt man alle diese Faktoren ins Feld, trennen sich Spreu und Weizen rasch.
Einführung nicht unterschätzen
Die Inbetriebnahme eines Cloud-ERP ist denkbar einfach. Die Software steht schon nach wenigen Mausklicks zur Verfügung. Keine Installation, keine teuren Server, keine komplexe Infrastruktur. Gerade diese Einfachheit verleitet viele Anwender zur Annahme, dass das System gleich auch die individuellen Einstellungen vornimmt. Die Einführung wird oft unterschätzt. Fakt ist, dass ein Cloud-ERP eine vollumfängliche, integrierte Unternehmenslösung ist. Der Aufwand, um diese an die Kundenbedürfnisse anzupassen, ist gleich groß wie bei On-Premise-Anwendungen. Analyse von Ist- und Soll-Prozessen, Systemparametrierung, Datenbereinigung und -übernahme, Benutzerschulung usw. sind auch in der Cloud nötig, um ein optimal auf die Anforderungen abgestimmtes System zu erhalten. Immer positiv denken: Eine solche Gelegenheit bietet sich selten, um wieder einmal das ganze Unternehmen mit seinen verstaubten Prozessen und Strukturen auf Vordermann zu bringen.
Mehr Strategie als Technologie
Wer sich für die Einführung eines Cloud-ERP entscheidet, sollte sich gleichzeitig auch Gedanken zur Digitalisierung seines Unternehmens machen. Eine Strategie, wohin die Reise in die Zukunft gehen soll, ist noch wichtiger als die Wahl der heute verfügbaren Technologie. Die technischen Möglichkeiten ändern sich rasch. Ohne klaren Plan wird man zum Spielball digitaler Kräfte. Ein ERP-System aus der Cloud bildet eine stabile Basis und liefert trotzdem genügend Flexibilität, um künftige Veränderungen jederzeit zu unterstützen. Ideale Voraussetzungen also, um darauf die Digitalisierungsstrategie Ihres Unternehmens aufzubauen.